Nota informativa en cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679, en adelante también RGDP, y de la Ley italiana sobre la protección de datos

1.   Información general

La sociedad infrascrita (illycaffè S.p.A, en adelante también simplemente “Sociedad”) comunica la información sobre el tratamiento de sus datos/de los datos que estarán en posesión de la Sociedad.

2.   Finalidades y base jurídica

Los datos podrán ser tratados por la Sociedad:

A.   para permitirle acceder y posiblemente beneficiar de todos los servicios interactivos de los sitios de illycaffè especificados en los Términos de uso y en las Condiciones de compra contenidas en las diversas secciones del sitio accediendo a los servicios de los sitios de illycaffè con las mismas credenciales. En algunos casos, se le puede pedir que confiere datos adicionales que se procesarán con su consentimiento cuando sea necesario; entre los servicios también mencionamos nuevo servicio “Publico personalizado” de Facebook (para obtener más información, consulte: https://it-it.facebook.com/help/381385302004628); la base jurídica del tratamiento es el consentimiento;

B.   con el fin de efectuar de Italia comunicaciones publicitarias/informativas sobre productos-servicios-iniciativas de la Sociedad y de sus socios y con el fin de efectuar estudios de mercado y/o entrevistas de evaluación de los productos-servicios de la Sociedad, todo ello por parte de illycaffè en los números de teléfono (y, por consiguiente, también mediante SMS/MMS) y  direcciones postales (incluyéndose la dirección de correo electrónico en la que recibir los boletines informativos periódicos) por Ud. indicados (se recuerda que el envío de correos electrónicos y SMS/MMS se puede efectuar de una forma electrónica con la ayuda de herramientas automatizadas). El consentimiento se solicitará también en una etapa más adelante en las páginas de registro de las empresas subsidiarias o asociadas. Las actividades en este punto no se llevarán a cabo sin consentimiento; la base jurídica del tratamiento es el consentimiento;

C.   para cumplir obligaciones legales, reglamentos y normativas comunitarias (la base jurídica del tratamiento es el cumplimiento de las obligaciones legales) y para ejercer o defender un derecho de la Sociedad y, por consiguiente, para un interés legítimo de dicha sociedad (la base jurídica del tratamiento es la búsqueda de intereses legítimos).

3.   Comunicación obligatoria de los datos

La comunicación de los datos para las finalidades mencionadas en el punto 2(A) es opcional y su falta imposibilita el acceso y posiblemente el uso de los servicios de los sitios de illycaffè, todos con las mismas credenciales. La comunicación de los datos solicitados se requiere para las finalidades contempladas en el punto 2(C) por consiguiente, la denegación a facilitarlos, total o parcialmente, podrá impedir la posibilidad de suscribirse a ILLY LOVERS. La comunicación de los datos solicitados para las finalidades contempladas en el punto 2(B) es facultativa al igual que el relativo consentimiento (también siempre revocable al dirigirse al responsable del tratamiento) y la no comunicación y no consentimiento no comportan consecuencias a parte de la no poder efectuar las actividades contempladas en el punto 2(C) o no poder efectuarlas en las direcciones no comunicadas.

4.   Categorías de destinatarios de los datos

Sin perjuicio de otras comunicaciones (de las que se le informará en caso de no conocer dichas comunicaciones), necesarias para cumplir obligaciones legales y contractuales, los datos recogidos y procesados podrán ser comunicados por la Sociedad para las finalidades contempladas en el punto 2(B), los datos se podrán comunicar a transportistas/fletadores en caso de envío de material/comunicaciones impresas; para las finalidades contempladas en el punto 2(A), los datos no serán comunicados a terceros; para las finalidades contempladas en el punto 2(C) los datos se podrán comunicar a profesionales (ej. abogados), autoridades judiciales y órganos de policía y vigilancia, entidades públicas, correos-mensajería (comunicando los datos necesarios para enviar posibles comunicaciones). Podrán conocer los datos los sujetos específicamente delegados por la sociedad al tratamiento (empleados del sector administrativo/legal técnico-informático y logístico también externos de la sociedad, empleados del sector de marketing también externos de la sociedad, miembros de los órganos de la sociedad, encargados de las relaciones con los clientes también externos de la sociedad, consultores también externos de la sociedad -ej. consultores calidad/certificaciones, consultores informáticos, asesores legales-, personal en prácticas, auditores internos, colaboradores de los encargados del tratamiento) y encargados del tratamiento de los datos (ej. Sociedades/consultores que desarrollan actividades auxiliares a las de la sociedad, tales como, sociedades de marketing y comunicación, sociedades de logística, sociedades de externalización informática) también nombrados por la Sociedad y cuya lista puede obtenerse dirigiéndose al responsable del tratamiento de datos a los contactos indicados en el punto 6.

5.   Conservación de los datos

Los datos podrán ser conservados y tratados por la Sociedad a lo largo de todo el periodo necesario para cumplir las finalidades contenidas en dicha nota informativa. El periodo de conservación de los datos es el siguiente:

-     para las obligaciones legales, reglamentos y normativas comunitarias, los datos se podrán conservar durante los periodos impuestos por dichas fuentes de derecho;

-     para los fines descritos en el punto 2(A), los datos pueden conservarse hasta la retirada del consentimiento o a la solicitud de cancelación sin perjuicio de la retención de acuerdo con la ley para demostrar el consentimiento previamente otorgado;

-     para los fines descritos en el punto 2(B), los datos podrán conservarse hasta la retirada del consentimiento o a la solicitud de cancelación sin perjuicio de la retención de acuerdo con la ley para demostrar el consentimiento previamente otorgado;

de todas formas, todos los datos se podrán conservar durante un periodo necesario para ejercer o defender un derecho de la sociedad según las normativas españolas, italianas y europeas.

6.   Responsable del tratamiento de los datos y Responsable de la protección de datos

El responsable del tratamiento de los datos es la sociedad illycaffè S.p.A. con sede en vía Flavia 110 en Trieste (Italia), teléfono +39.040.3890.111, fax +39.040.3890.490, e-mail infoprivacy@illy.com. También hay un Responsable de la protección de datos disponible en la dirección de correo electrónico dpo@illy.com y a las direcciones de la empresa.

7.   Derechos

Le informamos que el RGPD contempla la posibilidad para el interesado de solicitar al responsable del tratamiento (en las direcciones antes indicadas) el acceso a los datos personales y la rectificación o la cancelación de éstos o la limitación del tratamiento sobre él u oponerse al tratamientos de dichos datos, junto al derecho de la portabilidad de los datos con todos los otros derechos contenidos en el capítulo 3 del RGPD, entre los cuales el de la revocación del consentimiento, cuando así se contemple: la revocación del consentimiento no perjudica la licitud del tratamiento basada en el consentimiento otorgado antes de la revocación.

8.   Reclamaciones

El interesado puede presentar también una reclamación ante la autoridad de control italiana cuyas referencias pueden hallarse en el sitio www.garanteprivacy.it.

9.   Modalidades

Los datos podrán ser tratados por illycaffè tanto en modalidad papel, manual como en modalidad informática y telemática (conservando y tratando por tanto los datos la Sociedad, tanto en soporte papel como en soporte informático). La Sociedad observa medidas de seguridad específicas para evitar la pérdida de datos, el uso ilícito o incorrecto y el acceso no autorizado. Los datos serán tratados y conservados por La Sociedad en el pleno respeto de la confidencialidad.

Nota informativa actualizada al 28/10/2020.

Privacy policy pursuant to Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and national legislation in force in Italy (D.Lgs.196/03)

1.   General information

illycaffè S.p.A. (hereinafter also referred to as the "Company" or "illycaffè") hereby informs you that it will process the data you have provided in the form or after filling your form for the purposes listed in the following paragraphs. illycaffè may only require and process data which are instrumental to achieve the aims of this privacy policy.

2.   Purposes and legal basis

illycaffè may process data for the following purposes:

A.   to grant you access to all the services, including interactive ones, of the illycaffè websites described in the Terms and Conditions and in any Purchase Conditions contained in various sections of the website of illycaffè (also belonging to other business group companies) All the services of the illycaffè websites can be accessed with the same credentials. In some cases, you may be required to provide further data that will be processed with your consent where necessary; the services include, among others, Facebook’s “Custom Audiences” feature (for further information please refer to: https://www.facebook.com/help/381385302004628. The processing is based on the following legal basis: consent;

B.   to carry out, only with your consent, advertising communications/information on products-services-initiatives of illycaffè and its partners and market research and/or interviews for the evaluation of product-services of illycaffè, all by illycaffè to the addresses that you provided in the form or other contact details provided later (please note that the sending of SMS/MMS and e-mail will also be in electronically with the help of automated tools); the consent will  be possibly requested at further step also on the registration pages of subsidiaries or affiliates companies. The activities in this point will not be carried out without your consent. The processing is based on the following legal basis: consent;

C.   to be compliant with the requirements pursuant to the legislation in force, regulations or EU regulations and for legitimate interests such as to assert or defend the rights of the Company. The processing is based on the following legal bases: the fulfillment of legal obligations and the pursuit of legitimate interests.

3.   Mandatory nature of the provision

Provision of data for the purposes described in point 2(A) of this privacy policy is optional and failure to provide them makes impossible to access and enjoy the services of illycaffè websites (including the impossibility of buying in the shop) with the same credentials. The consent for the purposes described in point 2(A) of this privacy policy is always not mandatory, but the lack of it makes impossible to access and possibly enjoy the services of the illycaffè websites (including the impossibility of buying in the shop) with the same credentials.  Provision of data for the purposes described point 2(B) of this privacy policy and the relative consent are not mandatory; failure to provide such data and the consent will have not consequences, except that you won’t receive any information (without any consequence on other purposes). Additionally, if you agreed to the data processing for the purposes described in point 2(B) of this privacy policy, you may cancel you consent at any time and without having to justify your decision (to unsubscribe) by sending a notice to the Data Controller.

Data provision for the purposes described in point 2(C) of this privacy policy is necessary; should data not be provided your request may not be fulfilled and relations may be truncated.

4.   Data recipient categories

Data, collected and processed for the purposes described in point 2(A) of this privacy policy will not be disclosed unless provision is made for special services, submitted to specific conditions and for which your explicit consent will be required where necessary. For the purposes indicated in point 2(B) of this information, the data will not be disclosed. For the purposes of point 2(C) of this privacy policy, illycaffè may disclose data to lawyers, solicitors, public authorities, the judiciary, the police, the post office (as the address is visible when sending any written material). illycaffè will only disclose data which are essential for the achievement of each of the aims of the privacy policy. The data may be disclosed on behalf of illycaffè, each for own role, to all subjects delegated by illycaffè (legal staff also external to the Company, marketing staff also external to the Company, staff in charge of the website also external to the Company - such as legal advisors, IT experts that may also perform the role of system administrators, and appointed as such, quality service staff and staff in charge of the administration of the website – IT system staff which may also be system administrators, and which are appointed as such, external relations staff also external to the Company, staff in charge of mailing and enveloping also external to the Company, internal auditors, trainees, staff of internal and external data processors) and to internal and external data processors (such as enveloping and shipping companies, IT outsourcers, marketing companies and more in general consultants performing instrumental activities such as legal and communication advisors). The list of Data Processors is always available by contacting the Data Controller.

5.   Data retention

Data will be retained by illycaffè for the entire period necessary for the pursuit of the purposes contained in this information. The data retention period is as follows:

-     for legal obligations, regulations and community regulations, data may be retained for the periods imposed by these regulatory sources;

-     for the purposes described in point 2(A) of this policy, the data can be retained until the withdrawal of consent or request for cancellation;

-     for the purposes described in point 2(B) of this policy, the data can be retained until the withdrawal of consent or request for cancellation without prejudice to the conservation in accordance with the law to prove the consent previously given;

in any case, all data may be retained for a period necessary to assert or defend a company right according to Italian and European regulations.

6.   Data Controller and Data Protection Officer

The Data Controller is illycaffè S.p.A., having its registered office in via Flavia 110, Trieste, phone number +39.040.3890.111, fax number +39.040.3890.490, e-mail: infoprivacy@illy.com. There is also a Data Protection Officer available at the email address dpo@illy.com and at the addresses of the Company.

7.   Rights

We inform you that the GDPR provides the possibility for the data subject to ask the Data Controller (at the above addresses) to access personal data and to correct or cancel them or limit their processing or to oppose their processing, in addition to exercising the right to data portability, as well as other rights contained in Chapter 3 of the GDPR including the revocation of consent, where provided: the withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing based on consent given before revocation.

8.   Complaints

The data subject can always lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority, whose references can be found on the website www.garanteprivacy.it.

9.   Processing procedures

Data may be processed on paper, manually, with IT and electronic means (therefore, illycaffè may file data both on paper and IT support). illycaffè has implemented safety measures to prevent any data loss, illegal use of data, misuse or unauthorised access. Data will be retained and processed by illycaffè in compliance with its confidentiality requirements and with the applicable local provisions (i.e. in compliance with the principles of fairness, lawfulness, transparency, and protection of the confidentiality and the rights of those concerned) strictly in line with the aims set forth in this privacy policy. Data will be processed by illycaffè exclusively to achieve the aims described in this privacy policy. Data will be filed at illycaffè S.p.A. offices in Europe and at the appointed data processors (as well as third parties who receive data as independent data controllers as described in point 4 of this privacy policy). Data will be entered in databases, including IT databases.

We remind you that only for technical assistance needs data may be sent to companies outside the European community who are specifically designated as data processors by committing to comply with all the requirements of European legislation, also by signing the appropriate Contractual Clauses indicated by the Data Protection Authority; the data are only a copy of those contained in the European servers and the copy of the same is always available at illycaffè S.p.A..

This privacy policy is updated as at 09/30/2020. Such update is carried out inside of policy of constant review of the informative ones. The versions of the previous policy statements are available writing to Data Controller (e-mail dpo@illy.com).