Politique de confidentialité pour illycaffè UK Limited conformément au règlement UE 2016/679 (RGPD) et législation nationale en vigueur

1. Informations générales

       Par la présente note d’information, illycaffè UK Limited (également dénommée ci-après « la Société » ou « illycaffè UK ») vous informe des finalités et modalités de traitement des données qui seront en sa possession (après communication de ces données par vous-même et/ou du fait de traitements effectués par la Société). Étant donné que vous êtes sur le point de créer un compte sur la section de la Boutique en ligne, vous serez par conséquent ci-après dénommé l’ « utilisateur » ou la « personne intéressée ». Si vous créez un compte et passez commande en votre qualité de représentant d’une entreprise, d’une société ou d’un organisme, les termes « utilisateur » et « personne intéressée » désignent l’entreprise, la société ou l’organisme que vous représentez (et qui sera de fait le titulaire du compte et donc le donneur d’ordre). illycaffè UK traitera exclusivement vos données pour vous identifier en tant que représentant et pour les finalités visées aux Points 2 A, 2 B, 2C, étant entendu que ladite entreprise, ladite société ou ledit organisme que vous représentez sera réputé avoir donné son consentement (par votre intermédiaire) au traitement des données. Par ailleurs, votre consentement aux fins visées au point 2A de la note d’information, sera également réputé accordé, dès lors que votre nom aura été enregistré sur le site en votre qualité de représentant de l’entreprise/société/organisme que vous représentez. Nous vous prions de lire la présente note d'information, et de prendre notamment connaissance de la politique de confidentialité sur la section de la Boutique en ligne. L’enregistrement vous évitera de systématiquement saisir toutes les données vous concernant (mais seulement quelques-unes) et de donner les autorisations requises. Nous vous rappelons que vous êtes libre de ne pas créer de compte. Par conséquent, vous n’êtes pas tenu de donner votre consentement au traitement des données. Dans ce cas, vous pourrez, quoi qu’il en soit, acheter nos produits sous la rubrique de notre site Internet prévue à cet effet, qui permet de passer des commandes sans s’inscrire.

Nous rappelons qu’il vous suffira de communiquer vos données et/ou les données de l’entreprise/société/organisme que vous représentez.

2. Fins

Les données pourront être traitées par illycaffè UK :

1. 1. vous permettre de vous enregistrer sur la section de la Boutique en ligne et d’être identifié une fois inscrit comme utilisateur ainsi qu’assurer la gestion du compte ainsi créé (si vous n’acceptez pas les finalités susmentionnées, vous serez dans l’incapacité de vous enregistrer, étant entendu que le consentement sera pareillement accordé, comme mentionné ci-avant, à illycaffè S.p.A., à illycaffè France s.a.s., à illy caffè North America Inc., à illycaffè Sud America Comercio, Exportação e Importação Ltda et à illycaffè Shanghai Co. Ltd.) ;
   2. assurer, dès que l’utilisateur procède à un achat, la bonne exécution des obligations du contrat de vente et, par conséquent, des formalités administratives et comptables qui en découlent, de même que le traitement de la commande. Pour de plus amples informations sur les données de carte bancaire, consultez les stipulations énoncées à la rubrique « Paiements » du site ;
   3. pour des intérêts légitimes, notamment pour faire valoir ou défendre les droits de la Société, ainsi qu’afin de respecter des obligations légales ou réglementaires, que ce soit au niveau national ou communautaire.

Nous rappelons qu’aux fins visées aux Points 2 B et 2 C de la présente note d’information, les données sont susceptibles d’être traitées sans consentement. Par conséquent, ledit consentement n’est pas requis.

3. Nature obligatoire de la disposition
   1. Il est nécessaire de communiquer les données signalées comme obligatoires (en caractère gras) dans le formulaire d’inscription, aux fins visées au Point 2 B de la présente note d'information. Par conséquent, le refus de fournir tout ou partie de ces données peut entraîner l'impossibilité pour la Société d’exécuter le contrat et, en conséquence, l’impossibilité pour l’utilisateur d’acheter les produits illycaffè. Il est nécessaire que l’utilisateur mentionne le produit qu’il souhaite acheter ainsi que le mode de paiement choisi afin de finaliser l’achat du produit désiré (par conséquent, toujours dans le cadre visé au Point 2 B de la présente note d’information). L’absence de ces mentions entraîne l'impossibilité pour l’utilisateur d’acheter le produit. Dans l’éventualité où l’adresse d’expédition serait différente de l’adresse de facturation, nous vous invitons à consulter les stipulations du Point 3F de la présente note d’information. Pour ce qui est des autres données demandées à titre facultatif, nous vous invitons également à prendre connaissance des indications suivantes. Sauf stipulations contraires de la présente note d'information, la communication des données demandées à titre facultatif n’est pas obligatoire. En refusant de les communiquer, l’utilisateur ne s’expose à aucune conséquence, si ce n’est celle de faire obstacle à l’exploitation de données (qui pourraient s’avérer utiles aux finalités visées).
   2. Il est nécessaire de communiquer les données (numéro d’identifiant fiscal ou d’identification TVA, données personnelles et adresses, coordonnées de facturation ou données relatives aux achats, de même que toute autre donnée potentiellement nécessaire à l’exécution d’obligations légales ou réglementaires, que ce soit au niveau national ou communautaire, ou pour faire valoir ou exercer un droit d’illycaffè UK) aux fins stipulées au Point 2 C de la présente note d’information. L’absence de communication desdites données entraînera l’impossibilité de s’enregistrer et/ou de donner suite au contrat de vente.
   3. La communication des données signalées comme obligatoires dans le formulaire d’inscription (en caractère gras), aux fins visées au Point 2 A de la présente note d'information) est facultative. Cependant, l’absence de communication desdites données entraînera l'impossibilité de créer un compte. Dans l’éventualité où l’adresse d’expédition serait différente de l’adresse de facturation, nous vous invitons à consulter les stipulations du Point 3F de la présente note d’information. Pour ce qui est des données relatives au numéro d’identification TVA et à la raison sociale, nous vous invitons également à vous référer au Point 3 E de la présente note d'information. Pour ce qui est des données de carte bancaire, reportez-vous aux indications du Point 3 D de la présente note d'information. La communication des autres données signalées en caractère gras dans le formulaire d’inscription, ainsi que de toutes autres données éventuellement communiquées, est facultative. L’absence de communication desdites données n’aura aucune conséquence, si ce n’est de ne pouvoir prendre en considération les données non communiquées qui pourraient, dans certains cas, s’avérer utiles pour un meilleur traitement de la commande (voir également les indications du Point 3 F de la présente note d'information).
   4. La communication des données de carte bancaire est facultative. Néanmoins, le fait de ne pas les communiquer entraînera l’impossibilité d’effectuer le paiement par carte bancaire. 
   5. La communication des données réclamées lors d’une demande de facture (telles que le numéro de TVA et la raison sociale) est facultative. Cependant, le fait de ne pas communiquer ces données entraînera l’impossibilité d’indiquer lesdites données sur la facture demandée, le cas échéant.
   6. La communication des données relatives aux autres adresses d’expédition de la marchandise et/ou de livraison d’un cadeau est facultative. Néanmoins, l’absence de communication desdites données entraînera l’impossibilité d’expédier le matériel à l’adresse indiquée. Nous rappelons que, dans le cadre de ces opérations particulières, il appartient à l’utilisateur d’obtenir, auprès de la personne concernée, une autorisation de communication des données la concernant et ce, afin que la marchandise soit expédiée à son adresse ou que son nom soit indiqué comme destinataire du cadeau. En outre, pour ces activités, l’utilisateur s'engage à informer la personne dont il communique les données à illycaffè UK (autrement dit le destinataire de la marchandise ou du cadeau) du fait qu’il transmettra les données dans le but qu’elles soient traitées par illycaffè UK(par l’intermédiaire des personnes en charge et des responsables du traitement désignés, qui devront en prendre connaissance afin de mener à bien les missions qui leur ont été confiées par illycaffè UK), étant entendu que ce traitement permettra d’expédier le matériel à l’adresse indiquée. L’utilisateur s’engage également à informer la personne dont il communique les données qu’illycaffè UK lui transmettra une note d'information relative au traitement des données et, dans tous les cas, l’utilisateur informera immédiatement la personne du fait qu’illycaffè UK sera susceptible de communiquer les données à des transporteurs et à des expéditeurs. Enfin, l’utilisateur avisera la personne concernée que la communication des données est facultative, mais que l’absence de communication des données provoquera l’impossibilité d’expédier la marchandise à l’adresse indiquée et/ou d’indiquer le nom du destinataire du cadeau. L’utilisateur s'engage à obtenir (si nécessaire) une autorisation de communication des données à illycaffè UK et de traitement de ces données (ladite autorisation concernant aussi, par conséquent, leur enregistrement dans les banques de données illycaffè UK) aux fins visées au point précédent. Dans ce cas, les données de l’utilisateur seront également connues du destinataire de la marchandise.
4. Catégories de destinataires des données

illycaffè UK s’interdit de communiquer les données à des tiers aux fins visées au Point 2 A de la présente note d'information. illycaffè UK sera habilité à communiquer les données aux fins visées au Point 2 B de la présente note d’information (étant entendu que seules seront communiquées les données nécessaires à la réalisation des objectifs visés) et ce, en Grande-Bretagne comme à l'étranger. Les tiers concernés sont : les banques, dans l’éventualité où des paiements seraient dus, les transporteurs et les expéditeurs, les services postaux, les distributeurs, les sociétés (y compris les sociétés étrangères) auxquelles sont cédés les contrats, le cas échéant, conformément aux stipulations prévues au contrat de vente (auquel cas la cession du contrat entraînerait non seulement le transfert des données liées au contrat, mais également celui de son exécution et de sa gestion), les avocats et conseillers juridiques, de même que les sociétés d’audit, lorsqu’elles ne sont pas nommément responsables du traitement des données personnelles. Aux fins visées aux Points 2 B et 2C de la présente note d’information, illycaffè UK sera habilité à communiquer des données en Grande-Bretagne et à l’étranger (étant entendu que seules seront communiquées les données s’avérant nécessaires aux objectifs visés) aux autorités judiciaires, à l’inspection des impôts et aux services de sécurité publique ainsi qu’à toute autre administration publique, dans l’éventualité où ladite communication demeurerait obligatoire en vertu d’une disposition légale, ainsi qu’à des cabinets d’avocats, des conseillers juridiques et aux services postaux (les organismes précités étant susceptibles de consulter, le cas échéant, l’adresse pour l’envoi de toutes communications écrites). Les données peuvent être divulguées au nom d'illycaffè à tous les sujets délégués par illycaffè, en fonction de leur rôle (employés administratifs, personnes chargées de la mise sous pli et de l’expédition, y compris celles externes à la Société, employés chargés du marketing et de la gestion du site, y compris externes à la Société, stagiaires, informaticiens des services de gestion des systèmes informatiques parfois amenés à assurer des fonctions d'administrateur des systèmes informatiques, personnel en charge des relations publiques, employés du service juridique, membres du C.A. et du collège des commissaires aux comptes, les auditeurs internes, professions libérales et conseillers/collaborateurs, même externes à la société et agissant sous la responsabilité directe de la Société, tels que, par exemple, les informaticiens susceptibles d’assurer des fonctions d’administrateur de système, des conseillers en charge de la qualité, des conseillers juridiques et des réviseurs aux comptes, collaborateurs des responsables du traitement internes et externes) ainsi que les responsables du traitement internes et externes (par exemple sociétés/professions libérales/cabinets exerçant des activités utiles à celles d’illycaffè UK, notamment, à titre d’exemple, des activités de marketing, services d’expédition et de mise sous pli, call centers, activités d’audit et de gestion des relations publiques, sociétés d’outsourcing informatique, y compris celles basées dans d’autres pays). La liste complète des responsables du traitement peut être trouvée auprès du titulaire du traitement.

5. Conservation des données

Les données seront conservées par illycaffè UK durant toute la période nécessaire à la poursuite des finalités indiquées dans la présente. La période de conservation des données est variable comme suit :

• que ce soit en vertu d'obligations juridiques, de règlements ou de réglementations communautaires, les données peuvent être conservées pendant les périodes imposées par ces sources réglementaires;
• pour des raisons contractuelles, jusqu'à résiliation de la relation et également après résiliation, pendant la période fixée par les réglementations britanniques et européennes, également en matière fiscale;
• aux fins décrites au point 2 A de la présente politique, les données peuvent être conservées jusqu'au retrait du consentement ou demande d'annulation;

dans tous les cas, l'ensemble des données peuvent être conservées pendant la période qui s'impose pour faire valoir ou défendre les droits d'une société conformément aux réglementations britanniques et européennes.

6. Titulaire du traitement

Le titulaire du traitement est la société, illycaffè UK Limited dont le siège social est sis à at Unit 7 – 8 Osyth Close Brackmills Northampton NN4 7DY, Ph: +44(0)1604 821234, e-mail sales.uk@illy.com.

7. Droits

Nous vous informons que le RGPD prévoit la possibilité pour le sujet des données de demander au Titulaire du traitement (aux adresses susmentionnées) d'accéder à ses données personnelles pour les corriger, les supprimer, en limiter le traitement ou s'opposer à leur traitement. À cela viennent s'ajouter le droit à la portabilité des données ainsi que d'autres droits indiqués au Chapitre 3 du RGPD, y compris la révocation du consentement, auquel cas : le retrait de consentement n'affecte en rien la légalité du traitement reposant sur le consentement donné avant la révocation.

8. Plaintes

Le sujet des données peut à tout moment déposer une plainte à l'autorité britannique de protection des données à caractère personnel dont les coordonnées sont disponibles sur le site web https://ico.org.uk/.

9. Base juridique

La base juridique correspond aux obligations contractuelles et juridiques (législations britanniques et européennes) ainsi qu'aux intérêts légitimes du Titulaire du traitement dans la relation client-fournisseur. En outre, pour les fins auxquelles est donné le consentement, la base juridique est le consentement lui-même.

10. Modalités de traitement

Nous vous informons que ces données seront traitées par illycaffè UK manuellement, sur support papier, informatique ou télématique. Par conséquent, illycaffè UK conserve et traite les données tant sur papier que sur support informatique. illycaffè UK observe des mesures de sécurité spécifiques afin d’éviter la perte des données, leur utilisation illégale ou non conforme, ainsi que des accès non autorisés. Toutes les données visées aux présentes seront conservées et traitées dans le strict respect de la confidentialité, conformément aux lois en vigueur dans chacun des pays où illycaffè est implantée. Par conséquent, les principes de justesse, de légalité, de transparence et de confidentialité seront également respectés, de même que la finalité de collecte de ces informations. Les données communiquées seront exclusivement utilisées dans le cadre de la poursuite des objectifs figurant au présent document. Les données seront conservées dans les établissements d’illycaffè UK. Les responsables chargés du traitement seront également responsable de la conservation des données (outre les tiers auxquels les données sont communiquées en leur qualité de responsables-titulaires autonomes, et qui sont indiqués au point 4 de la présente note d’information). Ces données seront également stockées dans des banques de données, notamment informatiques.

Nous vous rappelons que les données ne pourront être envoyées à des sociétés exerçant en dehors de la communauté européenne qu’à des fins d’assistance technique, ces sociétés étant spécifiquement désignées comme responsables et s’engageant à respecter toutes les prescriptions du droit européen, aussi en signant les clauses contractuelles indiquées par l'autorité de protection des données ; les données ne sont qu'une copie de celles contenues dans les serveurs européens et la copie de ces dernières reste disponible à tout moment auprès d'illycaffè S.p.A..

N.B. Le consentement ne peut être donné que par des personnes de plus de 13 ans ; si le sujet a moins de 13 ans, il ne pourra pas faire usage de ce qui est prévu dans les finalités pour lesquelles un consentement est requis.

Note d’information mise à jour le 29/01/2020. Cette mise à jour est effectuée dans le cadre de notre politique de révision constante des notes d’information. Les versions des précédentes notes d’information peuvent être consultées sur demande adressée à le Titulaire du traitement (courriel : dpo@illy.com).