Informativa per illycaffè UK Limited ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale vigente

1.   Informazioni generali

illycaffè UK Limited (di seguito denominata anche "la Società" o “illycaffè UK”) con la presente informativa Le comunica (stando Lei per procedere alla registrazione allo shop e definendoLa pertanto in seguito anche quale “utente” o “interessato”) le finalità e modalità di trattamento dei dati (da Lei conferiti e/o frutto di elaborazioni da parte della Società) di cui sarà in possesso. Qualora si registri e acquisti quale legale rappresentante di una ditta/società/ente, per utente e/o interessato si intenderà la ditta/società/ente stessa/o da Lei rappresentata/o (che sarà di fatto il soggetto registrato e che acquisterà) e i Suoi dati saranno trattati da illycaffè UK solo per identificarLa come legale rappresentante e per le finalità di cui al punto 2 lett. A, B, C ritenendosi il consenso al trattamento dei dati fornito (per Suo tramite) dalla ditta/società/ente che Lei rappresenta. Inoltre, il consenso per le finalità di cui al punto 2 lett. A della presente informativa, si riterrà fornito anche da parte Sua registrando nel sito il Suo nome quale legale rappresentante della ditta/società/Ente da Lei rappresentato/a. La invitiamo a visionare la presente informativa, ricordando inoltre di prendere sempre visione anche della apposita policy privacy dello shop. La registrazione permette di non dovere ogni volta ridigitare tutti i dati (ma solo alcuni) e dare i consensi richiesti. Le ricordiamo che è libero anche di non registrarsi (non acconsentendo pertanto al relativo trattamento) e di acquistare comunque i nostri prodotti andando nell’apposita sezione di questo sito in cui è possibile acquistare senza registrarsi.

Si rammenta che dovrà indicare solo Suoi dati e/o dati della ditta/ente/società da Lei rappresentato/a.

2.   Finalità

I dati saranno trattati da illycaffè UK:

A.    al fine di permettere di effettuare la registrazione allo shop, riconoscerLa una volta registrato come utente e gestire la registrazione stessa (senza il consenso per tali finalità non potrà registrarsi e il consenso sarà anche prestato, come indicato sopra, a illycaffè S.p.A., a illycaffè France s.a.s., a illy caffè North America Inc. a illycaffè Sud America Comercio, Exportação e Importação Ltda e a illycaffè Shanghai Co. Ltd.);

B.    qualora si proceda all’acquisto, al fine di eseguire obblighi derivanti dal contratto di acquisto e quindi anche per finalità amministrativo e contabili e per la gestione dell’ordine. Per quanto attiene ai dati relativi alla carta di credito si rinvia anche a quanto contenuto nella sezione pagamenti del sito;

C.    per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria, per interessi legittimi quali quello di far valere o difendere un diritto di illycaffè UK.

Si rammenta che per le finalità di cui al punto 2 lett. B e C della presente informativa, il trattamento può essere effettuato senza il consenso al trattamento.

3.   Obbligatorietà del conferimento

A.   Il conferimento dei dati nel form di registrazione indicati come obbligatori (quelli segnati in grassetto) è necessario per le finalità di cui al punto 2 lett. B della presente informativa e pertanto l'eventuale rifiuto di fornirli in tutto o in parte può dar luogo all'impossibilità per la Società di dare esecuzione al contratto e quindi di acquistare i prodotti illycaffè. L’indicazione del prodotto da acquistare e del metodo di pagamento è necessaria al fine di poter acquistare il prodotto stesso (e quindi sempre per finalità di cui al punto 2 lett. B della presente informativa) e la mancata indicazione comporta l’impossibilità di acquistare il prodotto. Per quanto attiene ai dati di spedizione se diversi da quelli di fatturazione si veda quanto indicato al punto 3 lettera F) della presente informativa. Per quanto attiene a altri dati contenuti nei campi facoltativi si veda anche quanto riportato in seguito. Laddove non altrimenti specificato in tale informativa i dati nei campi facoltativi possono essere conferiti facoltativamente ed il mancato conferimento non comporterà alcuna conseguenza se non quella di non fruire di tali dati (che possono essere comunque utili per le finalità in oggetto).

B.    Il conferimento dei dati (codice fiscale o partita iva, dati anagrafici e indirizzo, dati di fatturazione e di acquisto, altri dati che si rendessero necessari in adempimento di obblighi di legge regolamenti e normative comunitarie o per far valere o esercitare un diritto di illycaffè UK) per le finalità indicate al punto 2 lettera C della presente informativa, è necessario e il mancato conferimento comporta l’impossibilità di registrarsi e/o di dare seguito al contratto di acquisto.

C.    Il conferimento dei dati indicati come obbligatori (quelli segnati in grassetto) nel form di registrazione, al fine della registrazione (punto 2 lett. A della presente informativa) è facoltativo ma il mancato conferimento comporterà l'impossibilità di effettuare la registrazione stessa. Per quanto attiene ai dati di spedizione se diversi da quelli di fatturazione si veda quanto indicato al punto 3 lettera F della presente informativa. Per quanto attiene ai dati relativi a partita IVA e ragione sociale si veda anche quanto indicato al punto 3 lett. E della presente informativa. Per quanto attiene ai dati relativi alla carta di credito si veda quanto indicato al punto 3 lett. D della presente informativa. Per quanto riguarda altri dati segnati in grassetto nel form di registrazione e di altri eventuali dati conferiti, il conferimento è facoltativo e il mancato conferimento non comporterà alcuna conseguenza se non quella di non tenere in considerazione tali dati che potrebbero in alcuni casi essere utili per gestire meglio l’ordine (si veda anche quanto riportato alla lettera F del punto 3 della presente informativa).

D.    Per quanto attiene ai dati relativi alla carta di credito, il conferimento è facoltativo e il mancato conferimento comporterà l’impossibilità di effettuare il pagamento tramite carta di credito. 

E.     Il conferimento dei dati richiesti in caso di richiesta fattura (quale quello della partita IVA e della ragione sociale) è facoltativo ma il mancato conferimento comporterà l’impossibilità di fare la fattura con i dati indicati, se richiesta.

F.     Il conferimento dei dati relativi a indirizzi alternativi a cui spedire la merce e/o a cui fare un regalo è facoltativo ma il mancato conferimento dei dati in grassetto comporterà l’impossibilità di spedire il materiale all’indirizzo indicato. Si rammenta che per tali particolari attività, l’utente si impegna sotto la propria responsabilità a ottenere il consenso del soggetto di cui indica i dati, a spedire la merce al suo indirizzo o a indicarlo quale intestatario del regalo. Inoltre l’Utente per tali attività si impegna a indicare al soggetto di cui comunica i dati a illycaffè UK (soggetto a cui spedire la merce o intestatario del regalo) che comunicherà i dati a illycaffè UK stessa affinché illycaffè UK possa trattarli (attraverso gli incaricati e responsabili indicati che debbano averne conoscenza per lo svolgimento dei compiti assegnati da illycaffè UK) al fine di spedire il materiale all’indirizzo indicato e informandolo altresì che illycaffè UK gli darà apposita informativa sul trattamento dei dati, mettendolo comunque al corrente fin da subito che illycaffè UK potrà comunicare i dati a vettori e spedizionieri e che il conferimento dei dati è facoltativo e il mancato conferimento comporterà l’impossibilità di spedire la merce all’indirizzo indicato e/o di indicare il soggetto quale intestatario del regalo. L’Utente si impegna a ottenere il consenso (laddove dovuto) alla comunicazione dei dati a illycaffè UK e al loro trattamento (acconsentendo quindi anche alla registrazione nelle banche dati illycaffè UK) da parte di illycaffè UK stessa per le finalità specificate sopra in tale punto. I dati dell’utente saranno in tal caso conosciuti anche da chi riceve la merce.

4.   Categorie di destinatari dei dati

I dati non saranno comunicati da illycaffè UK a terzi per le finalità di cui al punto 2 lett. A della presente informativa. I dati potranno essere comunicati da illycaffè UK per le finalità di cui al punto 2 lett. B della presente informativa (comunicando i soli dati che si rendano necessari per il perseguimento di tali finalità) sia in Gran Bretagna che all’estero a: banche per i pagamenti dovuti, vettori e spedizionieri, poste, distributori, società (anche estere) a cui potrebbero essere ceduti i contratti conformemente a quanto previsto nel contratto di acquisto (in tal caso infatti ci sarà, con la cessione del contratto, anche la cessione dei dati relativi al contratto e alla sua esecuzione e gestione), avvocati e consulenti legali, società di revisione contabile laddove non nominate responsabili del trattamento dei dati. Per le finalità di cui ai punto 2 lett. B e C della presente informativa i dati potranno essere comunicati in Gran Bretagna e all’estero (comunicando i soli dati che si rendano necessari per il perseguimento di tali finalità)  da illycaffè UK ad autorità giudiziarie, di polizia tributaria e di pubblica sicurezza e a enti pubblici qualora sussista un obbligo a tale comunicazione nonché a studi legali e consulenti legali e alle poste (potendo esse vedere l’indirizzo per l’invio di eventuali comunicazioni scritte). Potranno poi conoscere i dati per conto di illycaffè UK, ognuno per il suo ruolo, tutti i soggetti delegati da illycaffè UK (addetti del settore amministrativo, addetti alle spedizioni ed imbustamento anche esterni alla Società, incaricati al marketing e alla gestione del sito anche esterni alla Società, stagisti, tecnici informatici addetti alla gestione dei sistemi informativi che possono anche svolgere funzioni di amministratore di sistema, incaricati ai rapporti con il pubblico, incaricati dell’ufficio legale, membri del CdA e del collegio sindacale, internal auditor, liberi professionisti e consulenti-collaboratori anche esterni alla Società che agiscono sotto la diretta responsabilità della Società, quali ad esempio tecnici informatici che possono anche svolgere funzioni di amministratore di sistema, consulenti per la qualità, consulenti legali e revisori dei conti, collaboratori dei responsabili del trattamento interni ed esterni) e i responsabili del trattamento interni ed esterni (es. società-professionisti-studi che svolgono attività strumentali a quelle di illycaffè UK quali ad esempio attività di marketing, attività di spedizione ed imbustamento o di call center, attività di revisione contabile e di gestione rapporti col pubblico, società di outsourcing informatico anche residenti in altri stati). La lista dei responsabili del trattamento dei dati è sempre reperibile rivolgendosi al Titolare del trattamento.

5.   Conservazione dei dati

I dati verranno conservati per tutto il periodo necessario al perseguimento delle finalità contenute in tale informativa. Il periodo di conservazione dei dati è il seguente:

-       per gli obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie, i dati possono essere conservati per i periodi imposti da tali fonti normative;

-       per le finalità contrattuali fino alla cessazione del rapporto e anche in seguito alla cessazione per il periodo determinato dalle normative britanniche ed europee anche in materia fiscale;

-       per le finalità di cui al punto 2 lett. A della presente informativa, i dati potranno essere conservati fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione;

in ogni caso tutti i dati possono essere conservati per un periodo necessario per far valere o difendere un diritto della società in base alle normative britanniche ed europee.

6.   Titolare del trattamento dei dati

Titolare del trattamento è la scrivente illycaffè UK Limited una società debitamente costituita e validamente esistente secondo le leggi dell'Inghilterra e del Galles con sede a Unit 7 – 8 Osyth Close Brackmills Northampton NN4 7DY, n.to tel.  +44(0)1604 821234, e-mail sales.uk@illy.com.

7.   Diritti

La informiamo che il GDPR prevede la possibilità per l’interessato di chiedere al Titolare del trattamento (ai recapiti sopra indicati) l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre ad esercitare il diritto alla portabilità dei dati, nonché altri diritti contenuti nel capo 3 del GDPR tra cui quello di revocare il consenso, ove previsto: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca.

8.   Reclami

L’interessato può sempre proporre reclamo all’Autorità Garante della Protezione dei dati personali britannica i cui riferimenti sono reperibili sul sito https://ico.org.uk/.

9.   Base Giuridica

La base giuridica è costituita dall’esecuzione di obblighi contrattuali e dall’adempimento di obblighi legali (leggi britanniche ed europee) nonché dagli interessi legittimi del titolare nel rapporto cliente-fornitore. Inoltre, per le finalità per cui è previsto il consenso, la base giuridica è il consenso stesso.

10.  Modalità di trattamento

La informiamo pertanto che tali dati verranno trattati da illycaffè UK in modalità manuale, cartacea informatica o telematica (trattando e conservando pertanto illycaffè UK dati sia su supporto cartacei che informatico) e protetti con sistemi di protezione atti alla tutela della riservatezza. Tutti i dati di cui sopra verranno conservati e trattati nel pieno rispetto della riservatezza in ottemperanza a tutte le norme vigenti (e quindi nel rispetto anche dei principi di correttezza, liceità e trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti) e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa. Sui dati saranno compiute le sole operazioni necessarie al perseguimento delle finalità indicate in tale informativa. I dati saranno conservati presso illycaffè UK e presso i responsabili del trattamento nominati da illycaffè UK (oltre che presso terzi a cui i dati vengano comunicati come specificato nella presente informativa). I dati saranno organizzati anche in banche dati - data base anche informatici.

Le rammentiamo che solo per esigenze di assistenza tecnica i dati potranno essere inviati a società che operano fuori della comunità europea che sono appositamente nominati responsabili impegnandosi a rispettare tutte le prescrizioni di cui alla normativa europea, anche sottoscrivendo le apposite Clausole Contrattuali indicate dall’Autorità Garante per la Protezione dei dati; i dati sono solo una copia di quelli contenuti nei server europei e la copia degli stessi è sempre reperibile quindi presso illycaffè S.p.A..

Nota Bene. Il consenso può essere prestato solo da soggetti di età superiore a 13 anni, se l’interessato ha meno di 13 anni non potrà fruire di quanto previsto nelle finalità per le quali è richiesto un consenso (es. registrarsi, ...).

Informativa aggiornata al 29/01/2020. Tale aggiornamento è effettuato all’interno di una politica di costante revisione delle informative. Le versioni delle precedenti informative sono reperibili rivolgendosi al Titolare del trattamento dei dati (e-mail: dpo@illy.com).