Informatie over de verwerking van persoonsgegevens, ingevolge de Verordening (EU) 2016/679, hierna ook AVG genoemd en Nederlands recht

1.   Algemene informatie

De Vennootschap illycaffè S.p.A. (hierna ook eenvoudig "Vennootschap" genoemd), verstrekt hierbij informatie over de verwerking van uw gegevens

2.   Doel en Rechtsgrond

De gegevens mogen door de Vennootschap worden verwerkt:

A.   om toegang te geven en eventueel gebruik te maken, doormiddel van dezelfde verificatiegegevens, van alle diensten, waaronder ook de interactieve diensten van illycaffè zoals beschreven in de Gebruiksvoorwaarden en eventuele Koop voorwaarden die zijn opgenomen in de verschillende gedeelten van de website. In een aantal gevallen kunnen eventuele verdere gegevens gevraagd worden die alleen verwerkt worden met uw toestemming en indien noodzakelijk; Onder de diensten bestaat ook de feature “Aangepaste doelgroepen” van Facebook (raadpleeg voor meer informatie: https://nl-nl.facebook.com/help/381385302004628); De rechtsgrondslag van de verwerking is toestemming;

B.   voor het uitvoeren van reclame c.q. informeren over producten, diensten of initiatieven van illycaffè en haar partners, en ten einde marktonderzoeken te verrichten en/of evaluatiegesprekken te voeren over producten c.q. diensten van illycaffè, allemaal uit naam van illycaffè, naar telefoonnummers (en dus ook via sms/mms) en postadressen (met inbegrip van het e-mailadres waarmee u periodieke nieuwsbrieven kunt ontvangen) die door u zijn opgegeven (let op dat het verzenden van e-mail en sms/mms ook elektronisch kan worden gedaan met behulp van geautomatiseerde middelen); De toestemming kan ook later op de registratiepagina's van dochterondernemingen of geassocieerde ondernemingen worden gevraagd. De activiteiten in dit punt zullen niet zonder toestemming worden uitgevoerd; De rechtsgrondslag van de verwerking is toestemming;

C.   om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, verordeningen en EU-regelgeving (de rechtsgrondslag van de verwerking is het voldoen aan een wettelijke verplichting) en om een recht van de Vennootschap  te doen gelden of te verdedigen en dus voor een rechtmatig belang van de Vennootschap (de rechtsgrondslag van de verwerking is het nastreven van legitieme belangen).

3.   Verplicht karakter van de verstrekking

Verstrekking van gegevens voor de doeleinden die worden beschreven in punt 2(A) van dit privacybeleid is niet verplicht, indien echter de gegevens niet verstrekt worden is toegang en eventueel gebruik van de diensten van de website van illycaffè niet mogelijk (waaronder ook aankoop via internet) doormiddel van dezelfde verificatiegegevens. Toestemming van gegevens voor de doeleinden die worden beschreven in punt 2(A) van dit privacybeleid is niet verplicht, maar indien toestemming niet gegeven wordt, is toegang en eventueel gebruik van de diensten van de website van illycaffè niet mogelijk steeds met dezelfde verificatiegegevens. Verstrekking en toestemming van gegevens voor de doeleinden die worden beschreven in punt 2(B) van dit privacybeleid zijn niet verplicht; het niet verstrekken van die gegevens heeft geen andere consequenties dan dat u geen informatie ontvangt (het heeft geen gevolgen voor de andere doeleinden). Bovendien dient u in te stemmen met de gegevensverwerking voor de doeleinden die worden beschreven in punt 2(B) van dit privacybeleid. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken zonder uw beslissing (om u af te melden) toe te lichten, door een bericht te sturen aan de Verwerkingsverantwoordelijke.  Andere annulerings- en bezwaarprocedures kunnen nader worden meegedeeld. Verstrekking van gegevens voor de doeleinden die worden beschreven in punt 2(C) van dit privacybeleid is noodzakelijk; mochten echter geen gegevens worden verstrekt, is het mogelijk dat niet aan uw aanvraag wordt voldaan en dat verdere contacten worden verbroken

4.   Categorieën ontvangers van de gegevens

Voor de doeleinden die worden beschreven in punt 2(A) worden geen gegevens bekendgemaakt. Voor de doeleinden van punt 2(B), kunnen de gegevens worden meegedeeld aan vervoerders en expediteurs in het geval van verzending van materialen of papieren communicatie.  Voor de in punt 2(C) genoemde doeleinden kunnen de gegevens worden meegedeeld aan beroepsbeoefenaren (bijvoorbeeld juridische), gerechtelijke autoriteiten en politie- en bewakingsinstanties, overheidsinstanties, post-koeriers (die de gegevens behandelen die nodig zijn voor het verzenden van eventuele mededelingen). De gegevens kunnen ook worden bekendgemaakt aan personen die speciaal door de maatschappij gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken, (werknemers op het administratieve, juridische, technische, IT- en logistieke gebied, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap; werknemers van de marketingsector, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap; werknemers voor klantenrelaties, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap; adviseurs, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap – zoals kwaliteits- en certificatieadviseurs, IT-consultants, advocaten – stagiaires, interne accountants, medewerkers van verwerkers), en gegevensverwerkers, (bijvoorbeeld maatschappijen/consultants die bijkomende activiteiten uitvoeren naast die van de Vennootschap, zoals bijvoorbeeld marketing en communicatiebureaus, logistieke bedrijven, computerbedrijven,  advocaten,) altijd aangesteld door de Vennootschap en waarvan de lijst beschikbaar is door contact op te nemen met de Gegevensverantwoordelijke.

5.   Opslag van gegevens

De gegevens kunnen door de Vennootschap worden opgeslagen en verwerkt zolang als nodig is om de in deze informatienota vermelde doeleinden te bereiken. De bewaartermijn van de gegevens is als volgt:

-      voor verplichtingen uit de wet, regelgeving en EU-reglementen kunnen gegevens worden bewaard gedurende de perioden die door dergelijke reglementaire bronnen worden opgelegd;

-      voor de doeleinden beschreven in punt 2(A) van dit beleid, mogen de gegevens worden bewaard tot de intrekking van de toestemming of verzoek tot annulering onverminderd de instandhouding in overeenstemming met de wet of voor zichzelf te verdedigen in geval van geschillen;

-      voor de doeleinden beschreven in punt 2(B), van dit beleid, mogen de gegevens worden bewaard tot de intrekking van de toestemming of verzoek tot annulering, onverminderd de instandhouding in overeenstemming met de wet of voor zichzelf te verdedigen in geval van geschillen;

in elk geval kunnen alle gegevens worden bewaard gedurende een periode die nodig is om de rechten van de Vennootschap uit hoofde van de Italiaanse en Europese regelgeving te doen gelden of te verdedigen.

6.   Gegevensverantwoordelijke en Functionaris Gegevensbescherming

De gegevensverantwoordelijke is illycaffè S.p.A., gevestigd aan de via Flavia 110, Triëst, Italië, telefoonnummer +39 (0)40 38 90 111, faxnummer +39 (0)40 38 90490, e-mail: infoprivacy@illy.com. Er is ook een Functionaris voor Gegevensbescherming aangewezen. Hij/zij is bereikbaar via het e-mailadres dpo@illy.com en op de adressen van de Vennootschap

7.   Rechten

Wij informeren u dat de AVG de Betrokkene de mogelijkheid biedt om de Gegevensverantwoordelijke (op de bovenstaande adressen) toegang te vragen tot persoonsgegevens en de rectificatie of het wissen ervan, of te vragen om beperking van de verwerking die hem of haar betreft of zich te verzetten tegen de verwerking ervan, evenals het recht op overdracht van gegevens, en ook andere rechten die zijn opgenomen in hoofdstuk 3 van de AVG, met inbegrip van het recht om toestemming in te trekken, indien van toepassing: de intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming die vóór de intrekking is gegeven.

8.   Klachten

De betrokkene kan altijd een klacht indienen bij de Italiaanse gegevensbeschermingsautoriteit, waarvan de referenties te vinden zijn op de website www.garanteprivacy.it.

9.   Verwerkingsmethoden

De gegevens kunnen door de Vennootschap worden verwerkt op papier, handmatig, per computer en via telecommunicatie (waardoor de gegevens zowel op papier als op de computer worden opgeslagen en verwerkt). De Vennootschap zal alle gegevens over het onderwerp bewaren en verwerken, en alle maatregelen nemen die nodig zijn voor de bescherming ervan, met inachtneming van alle geldende reglementeringen (en dus ook in overeenstemming met de principes van correctheid, rechtmatigheid en transparantie en bescherming van vertrouwelijkheid en rechten) en met logische handelingen strikt verband houdende met de in deze informatienota vermelde doeleinden. De gegevens zullen alleen worden gebruikt voor de bewerkingen die nodig zijn voor de verwezenlijking van de in deze informatienota vermelde doeleinden. De gegevens zullen ook worden georganiseerd in databanken, met inbegrip van computerdatabanken.

Dit privacybeleid is herzien op 28.10.2020.

Privacy policy pursuant to Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and national legislation in force in Italy (D.Lgs.196/03)

1.   General information

illycaffè S.p.A. (hereinafter also referred to as the "Company" or "illycaffè") hereby informs you that it will process the data you have provided in the form or after filling your form for the purposes listed in the following paragraphs. illycaffè may only require and process data which are instrumental to achieve the aims of this privacy policy.

2.   Purposes and legal basis

illycaffè may process data for the following purposes:

A.   to grant you access to all the services, including interactive ones, of the illycaffè websites described in the Terms and Conditions and in any Purchase Conditions contained in various sections of the website of illycaffè (also belonging to other business group companies) All the services of the illycaffè websites can be accessed with the same credentials. In some cases, you may be required to provide further data that will be processed with your consent where necessary; the services include, among others, Facebook’s “Custom Audiences” feature (for further information please refer to: https://www.facebook.com/help/381385302004628. The processing is based on the following legal basis: consent;

B.   to carry out, only with your consent, advertising communications/information on products-services-initiatives of illycaffè and its partners and market research and/or interviews for the evaluation of product-services of illycaffè, all by illycaffè to the addresses that you provided in the form or other contact details provided later (please note that the sending of SMS/MMS and e-mail will also be in electronically with the help of automated tools); the consent will  be possibly requested at further step also on the registration pages of subsidiaries or affiliates companies. The activities in this point will not be carried out without your consent. The processing is based on the following legal basis: consent;

C.   to be compliant with the requirements pursuant to the legislation in force, regulations or EU regulations and for legitimate interests such as to assert or defend the rights of the Company. The processing is based on the following legal bases: the fulfillment of legal obligations and the pursuit of legitimate interests.

3.   Mandatory nature of the provision

Provision of data for the purposes described in point 2(A) of this privacy policy is optional and failure to provide them makes impossible to access and enjoy the services of illycaffè websites (including the impossibility of buying in the shop) with the same credentials. The consent for the purposes described in point 2(A) of this privacy policy is always not mandatory, but the lack of it makes impossible to access and possibly enjoy the services of the illycaffè websites (including the impossibility of buying in the shop) with the same credentials.  Provision of data for the purposes described point 2(B) of this privacy policy and the relative consent are not mandatory; failure to provide such data and the consent will have not consequences, except that you won’t receive any information (without any consequence on other purposes). Additionally, if you agreed to the data processing for the purposes described in point 2(B) of this privacy policy, you may cancel you consent at any time and without having to justify your decision (to unsubscribe) by sending a notice to the Data Controller.

Data provision for the purposes described in point 2(C) of this privacy policy is necessary; should data not be provided your request may not be fulfilled and relations may be truncated.

4.   Data recipient categories

Data, collected and processed for the purposes described in point 2(A) of this privacy policy will not be disclosed unless provision is made for special services, submitted to specific conditions and for which your explicit consent will be required where necessary. For the purposes indicated in point 2(B) of this information, the data will not be disclosed. For the purposes of point 2(C) of this privacy policy, illycaffè may disclose data to lawyers, solicitors, public authorities, the judiciary, the police, the post office (as the address is visible when sending any written material). illycaffè will only disclose data which are essential for the achievement of each of the aims of the privacy policy. The data may be disclosed on behalf of illycaffè, each for own role, to all subjects delegated by illycaffè (legal staff also external to the Company, marketing staff also external to the Company, staff in charge of the website also external to the Company - such as legal advisors, IT experts that may also perform the role of system administrators, and appointed as such, quality service staff and staff in charge of the administration of the website – IT system staff which may also be system administrators, and which are appointed as such, external relations staff also external to the Company, staff in charge of mailing and enveloping also external to the Company, internal auditors, trainees, staff of internal and external data processors) and to internal and external data processors (such as enveloping and shipping companies, IT outsourcers, marketing companies and more in general consultants performing instrumental activities such as legal and communication advisors). The list of Data Processors is always available by contacting the Data Controller.

5.   Data retention

Data will be retained by illycaffè for the entire period necessary for the pursuit of the purposes contained in this information. The data retention period is as follows:

-     for legal obligations, regulations and community regulations, data may be retained for the periods imposed by these regulatory sources;

-     for the purposes described in point 2(A) of this policy, the data can be retained until the withdrawal of consent or request for cancellation;

-     for the purposes described in point 2(B) of this policy, the data can be retained until the withdrawal of consent or request for cancellation without prejudice to the conservation in accordance with the law to prove the consent previously given;

in any case, all data may be retained for a period necessary to assert or defend a company right according to Italian and European regulations.

6.   Data Controller and Data Protection Officer

The Data Controller is illycaffè S.p.A., having its registered office in via Flavia 110, Trieste, phone number +39.040.3890.111, fax number +39.040.3890.490, e-mail: infoprivacy@illy.com. There is also a Data Protection Officer available at the email address dpo@illy.com and at the addresses of the Company.

7.   Rights

We inform you that the GDPR provides the possibility for the data subject to ask the Data Controller (at the above addresses) to access personal data and to correct or cancel them or limit their processing or to oppose their processing, in addition to exercising the right to data portability, as well as other rights contained in Chapter 3 of the GDPR including the revocation of consent, where provided: the withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing based on consent given before revocation.

8.   Complaints

The data subject can always lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority, whose references can be found on the website www.garanteprivacy.it.

9.   Processing procedures

Data may be processed on paper, manually, with IT and electronic means (therefore, illycaffè may file data both on paper and IT support). illycaffè has implemented safety measures to prevent any data loss, illegal use of data, misuse or unauthorised access. Data will be retained and processed by illycaffè in compliance with its confidentiality requirements and with the applicable local provisions (i.e. in compliance with the principles of fairness, lawfulness, transparency, and protection of the confidentiality and the rights of those concerned) strictly in line with the aims set forth in this privacy policy. Data will be processed by illycaffè exclusively to achieve the aims described in this privacy policy. Data will be filed at illycaffè S.p.A. offices in Europe and at the appointed data processors (as well as third parties who receive data as independent data controllers as described in point 4 of this privacy policy). Data will be entered in databases, including IT databases.

We remind you that only for technical assistance needs data may be sent to companies outside the European community who are specifically designated as data processors by committing to comply with all the requirements of European legislation, also by signing the appropriate Contractual Clauses indicated by the Data Protection Authority; the data are only a copy of those contained in the European servers and the copy of the same is always available at illycaffè S.p.A..

This privacy policy is updated as at 09/30/2020. Such update is carried out inside of policy of constant review of the informative ones. The versions of the previous policy statements are available writing to Data Controller (e-mail dpo@illy.com).