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Privacy policy for registration to "My illy Machine" App

General information
illycaffè S.p.A. (hereinafter also referred to as the "Company" or "illycaffè") hereby informs you about purposes and modalities of your personal data processing.
Purposes
illycaffè may process data for the following purposes:
1. in order to let you enjoy all the additional services dedicated to your Iperespresso machine. In some cases you may be required to give additional information that will be processed subject to your consent where required;
2. to be compliant with the requirements pursuant to the legislation in force, regulations or EU regulations and for legitimate interests such as to assert or defend the rights of the Company.
Mandatory nature of the provision
The provision of data required in the form for purposes described in point 2 letter A of this privacy policy is optional and the lack of data marked as mandatory could make impossible to enjoy all the additional services dedicated to your Iperespresso machine, while the lack of data not marked will have not consequences (these data are useful for the purposes set out in this privacy policy, but not essential).The provision of data (personal data, address and other data requested in case of controversies or to exercise one’s rights) provided in the form or required later is necessary for purposes described in point 2 letter B of this privacy policy and the lack of provision will make impossible to establish a relationship with illycaffè and/or to follow up on processing for other purposes indicated in this privacy policy.
Data recipient categories
Data may also be disclosed by illycaffè for the purposes described in point 2 letter B of this privacy policy (communicating only data necessary to the pursuit of this purpose) to judicial authorities, tax police and public security, public bodies (where there is an obligation to that communication) and also to lawyers and legal advisors, to the post office or carriers-forwarding agents, (they could see the address when sending any written notices). For the purposes described in point 2 letter A of this privacy policy, data will not be disclosed.
The data may be disclosed on behalf of illycaffè, each for own role, to all subjects delegated by illycaffè (administrative staff, staff in charge of mailing and enveloping also external to the Company, marketing staff and website staff also external to the Company, IT technicians also external to the Company which may also be system administrators, IT system staff which may also be system administrators, advisors also external to the Company, public relations staff also external to the Company, legal staff, trainees, freelancers and advisors also external to the Company acting under the direct responsibility of the Company, such as legal advisors, staff of internal and external Data Processors) and to internal and external Data Processors (e.g. companies performing instrumental activities such as activities of marketing, envelope filling and mailing, call center, management and maintenance of server, website management). The list of Data Processors is always available by contacting the Data Controller.
Please note that for the purposes of point 2 letter A if you subscribe to a third-party replenishment service, those third parties will be aware of your need for supply communicated by your machine and illycaffè may receive confirmation of the purchase from the third parties.
Data retention
Data will be retained by illycaffè for the entire period necessary for the pursuit of the purposes contained in this information. The data retention period is as follows:

for legal obligations, regulations and community regulations, data may be retained for the periods imposed by these regulatory sources;
for the purposes described in point 2 let. A of this policy, the data can be retained until the withdrawal of consent;

in any case, all data may be retained for a period necessary to assert or defend a company right according to Italian and European regulations.

Data Controller and Data Protection Officer
The Data Controller is illycaffè S.p.A., having its registered office in via Flavia 110, Trieste, phone number +39.040.3890.111, fax number +39.040.3890.490, e-mail: infoprivacy@illy.com. There is also a Data Protection Officer available at the email address dpo@illy.com and at the addresses of the Company.
Rights
We inform you that the GDPR provides the possibility for the data subject to ask the Data Controller (at the above addresses) to access personal data and to correct or cancel them or limit their processing or to oppose their processing, in addition to the right to data portability, as well as other rights contained in Chapter 3 of the GDPR including the revocation of consent, where provided: the withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing based on consent given before revocation.
Complaints
The data subject can always lodge a complaint with a supervisory authority whose references can be found on the website www.garanteprivacy.it/web/guest/home/footer/link.
Legal Basis
The legal basis the legal basis consists of legal obligations (Italian and European laws) as well as the legitimate interests of the Data Controller in the customer-supplier relationship. Furthermore, for the purposes for which consent is provided, the legal basis is the consent itself.
Processing procedures
Data may be processed on paper, manually, with IT and electronic means (therefore, illycaffè may file data both on paper and IT support). illycaffè has implemented safety measures to prevent any data loss, illegal use of data, misuse or unauthorised access. Data will be retained and processed by illycaffè in compliance with its confidentiality requirements and with the applicable local provisions in the different states in which illycaffè has its offices (in compliance with the principles of fairness, lawfulness, transparency, and protection of the confidentiality and the rights of those concerned) strictly in line with the aims set forth in this privacy policy. Data will be processed by illycaffè exclusively to achieve the aims set forth in this privacy policy. Data will be filed at illycaffè S.p.A. offices and at the appointed data processors (as well as third parties who receive data as specified in point 4 of this privacy policy). Data will be entered in databases, including IT databases.

N.B. The consent can only be given by persons over 16 years, if the subject is under 16, he cannot use what is provided for in the purposes for which consent is required.

This privacy policy is updated as at 19/09/2018. Such update is carried out inside of policy of constant review of the informative ones. The versions of the previous policy statements are available writing to Data Controller (email dpo@illy.com).

Informativa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale vigente

Informazioni generali
illycaffè S.p.A. (di seguito denominata anche "la Società" o “illycaffè”) con la presente informativa Le comunica le finalità e modalità di trattamento dei dati (da Lei conferiti) di cui sarà in possesso.
Finalità
I dati conferiti saranno trattati da illycaffè:
1. al fine di farLe usufruire di tutti i servizi aggiuntivi dedicati alla sua macchina Iperespresso. In alcuni casi potrà essere richiesto di conferire eventuali ulteriori dati che saranno trattati previo Suo consenso laddove necessario;
2. per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria, per interessi legittimi quali quello di far valere o difendere un diritto di illycaffè.
Obbligatorietà del conferimento
Il conferimento dei dati indicati nel form richiesti per le finalità di cui al punto 2 lett. A della presente informativa è facoltativo e tuttavia il mancato conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori comporterà l’impossibilità di usufruire di tutti i servizi aggiuntivi dedicati alla sua macchina Iperespresso, mentre il mancato conferimento dei dati non contrassegnati come obbligatori non comporterà alcuna conseguenza essendo utili tali dati per le finalità previste in tale informativa, ma non indispensabili.

Il conferimento dei dati (anagrafici, indirizzo e altri dati richiesti in caso di contenzioso o richieste di esercizio dei diritti) conferiti nel form o richiesti anche in seguito è necessario per le finalità indicate al punto 2 lett. B della presente informativa, e il mancato conferimento potrà comportare l’impossibilità instaurare un rapporto con illycaffè e/o di dar seguito ai trattamenti per le altre finalità indicate in detta informativa.
Categorie di destinatari dei dati
I dati potranno essere comunicati da illycaffè per le finalità di cui al punto 2 lett. B della presente informativa (comunicando i soli dati che si rendano necessari per il perseguimento di tali finalità) a: autorità giudiziarie, di polizia tributaria e di pubblica sicurezza e a enti pubblici (qualora sussista un obbligo a tale comunicazione) nonché a studi legali e consulenti legali e alle poste/spedizionieri (potendo esse vedere l’indirizzo per l’invio di eventuali comunicazioni scritte). Per le finalità di cui al punto 2 lett. A della presente informativa i dati non saranno comunicati da illycaffè. Potranno inoltre avere conoscenza dei dati per conto di illycaffè, ognuno per il suo ruolo, tutti i soggetti delegati dalla Società (addetti all’amministrazione, addetti alle spedizioni/imbustamento anche esterni alla Società, addetti al marketing e alla gestione dei siti anche esterni alla Società, tecnici informatici anche esterni alla Società che possono in alcuni casi svolgere le funzioni di amministratori di sistema, addetti alla gestione dei sistemi informativi che possono in alcuni casi svolgere le funzioni di amministratori di sistema, addetti ai rapporti con il pubblico anche esterni alla Società, addetti dell’ufficio legale, stagisti, liberi professionisti e consulenti/collaboratori anche esterni alla Società che agiscono sotto la diretta responsabilità della Società, quali ad esempio consulenti legali, collaboratori dei responsabili del trattamento interni ed esterni) e i responsabili interni ed esterni del trattamento dei dati (es. società che svolgono attività strumentali a quelle di illycaffè S.p.A. quali ad esempio attività di marketing e di imbustamento/spedizione o di call center, attività di gestione rapporti col pubblico, attività gestione dei sistemi informatici, attività di gestione dei siti internet). La lista dei responsabili del trattamento dei dati è sempre reperibile rivolgendosi al Titolare del trattamento.

Si rammenta che per le finalità del punto 2 lettera A qualora lei aderisca ad un servizio di replenishment di terzi detti terzi potranno venire a conoscenza dell’esigenza di fornitura comunicata dalla sua macchina e illycaffè potrà ricevere da detti terzi la conferma dell’acquisto.
Conservazione dei dati
I dati verranno conservati per tutto il periodo necessario al perseguimento delle finalità contenute in tale informativa. Il periodo di conservazione dei dati è il seguente:

per gli obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie, i dati possono essere conservati per i periodi imposti da tali fonti normative;
per le finalità di cui al punto 2 lett. A della presente informativa, i dati potranno essere conservati fino alla revoca del consenso.

in ogni caso tutti i dati possono essere conservati per un periodo necessario per far valere o difendere un diritto della società in base alle normative italiane ed europee.

Titolare del trattamento dei dati e Responsabile per la Protezione dei dati
Titolare del trattamento dei dati conferiti è illycaffè S.p.A. con sede in via Flavia 110 a Trieste nr. di telefono +39. 040.3890.111, nr. di fax +39.040.3890.490, e-mail infoprivacy@illy.com. È presente inoltre un Responsabile per la Protezione dei dati reperibile alla e-mail dpo@illy.com e agli indirizzi della società.
Diritti
La informiamo che il GDPR prevede la possibilità l’interessato di chiedere al Titolare del trattamento (ai recapiti sopra indicati) l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati, nonché altri diritti contenuti nel capo 3 del GDPR tra cui quello di revocare il consenso, ove previsto: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca.
Reclami
L’interessato può sempre proporre reclamo ad una autorità di controllo i cui riferimenti sono reperibili sul sito www.garanteprivacy.it/web/guest/home/footer/link.
Base Giuridica
La base giuridica è costituita dagli obblighi legali (leggi italiane ed europee) nonché dagli interessi legittimi del titolare nel rapporto cliente-fornitore. Inoltre, per le finalità per cui è previsto il consenso, la base giuridica è il consenso stesso.
Modalità di trattamento
I dati potranno essere trattati dalla Società in modalità cartacea, manuale, informatica e telematica (conservando e trattando pertanto i dati sia su supporto cartaceo che informatico). Tutti i dati di cui all’oggetto saranno conservati e trattati dalla Società, adottando tutte le misure necessarie alla loro protezione, in conformità a tutte le vigenti normative (e quindi nel rispetto anche dei principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti) e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa. Sui dati saranno compiute le sole operazioni necessarie al perseguimento delle finalità indicate in tale informativa. I dati saranno conservati, per quanto riguarda la Società, presso le sedi della Società e presso i responsabili del trattamento nominati dalla Società (oltre che presso i terzi indicati in tale informativa a cui i dati vengono comunicati e che li trattano in qualità di titolari autonomi). I dati saranno organizzati anche in banche dati - data base anche informatici.

Nota Bene: Il consenso può essere prestato solo da soggetti di età superiore a 16 anni, se l’interessato ha meno di 16 anni non potrà fruire di quanto previsto nelle finalità per le quali è richiesto un consenso.

Informativa aggiornata al 19/09/2018. Tale aggiornamento è effettuato all’interno di una politica di costante revisione delle informative. Le versioni delle precedenti informative sono reperibili rivolgendosi al Titolare del trattamento dei dati (e-mail dpo@illy.com).