EL PRESUPUESTO DE UN BAR Y LOS COSTES

¿Cómo se mide el éxito de un bar?

Por la caja, naturalmente, pero no sólo: junto con los ingresos, los costes son los que reflejan el estado de salud de un ejercicio económico.
El arte de la administración, de hecho, es una delicadísima cuestión de equilibrio entre entradas y salidas.

Para daros cuenta de cómo va el negocio, no hay nada mejor que un análisis profundo de vuestro balance.
Aquí os explicamos qué es y cómo leerlo.

La administración económica es una de las responsabilidades más delicadas en la gerencia de un bar.
No obstante, también es cierto que es la que tiene un mayor potencial: una buena gestión de las cuentas puede significar el éxito de un local. El balance es el instrumento más importante para tener el negocio bajo control.
Ante todo no os sintáis solos: en las actividades de gestión económica podéis apoyaros en la experiencia de un buen gestor, que sabrá guiaros paso a paso.

Pero, ¿qué es un balance exactamente?
Nada más que el conjunto de documentos contables que las empresas deben compilar por ley al final de cada ejercicio económico, con el objetivo de medir su resultado y su situación patrimonial y financiera.
Imagináoslo como un retrato de vuestro negocio, compuesto totalmente de números. Es una manera de sintetizar cuánto y cómo habéis ganado y cuánto y cómo habéis gastado en un año. Os será útil también para valorar la solidez financiera de vuestra empresa.

Los dos documentos más importantes que componen el balance son:

El estado patrimonial

Representa el patrimonio del la empresa en el momento que hacéis el balance y contrasta el activo y el pasivo. Es como una fotografía de vuestros bienes, dividida en dos partes: a la izquierda están todos los + (o sea, vuestras inversiones: por ejemplo los equipos en propiedad, las mercancías en el almacén, vuestros créditos) y a la derecha todos los - (vuestras deudas: los préstamos e hipotecas).

La cuenta de resultados

Muestra cómo ha cambiado vuestro patrimonio en un año, poniendo de manifiesto dónde habéis gastado y dónde ganado. Lo interesante de este documento es que, gracias a su estructura “escalada”, os revela la incidencia que han tenido las diferentes partidas de gasto e ingreso en el resultado que encontráis al final de documento. Por ejemplo, comprenderéis de manera precisa y detallada qué peso le representan al negocio los costes de alquiler, impuestos, compra de las materias primas, personal etc., y lo podréis comparar inmediatamente con lo que recaudáis de la venta de productos y servicios. El balance, además de una obligación legal, representa un instrumento de análisis fundamental en la gestión de la empresa.

El concepto fundamental que debéis tener en mente es el del equilibrio económico:

Vuestro objetivo debe ser el de ingresar al menos cuanto habéis gastado y ese algo más que constituye vuestra ganancia.

Entonces, ¿Cómo leer los números que se reflejan?
¿Con qué “filosofía” hemos de mirarlo?

Utilizad el balance como un mapa que os permita alcanzar una condición de equilibrio económico. En este estado – ingresando un poco más de lo que gastáis – los beneficios podrán ser reinvertidos (por ejemplo para comprar nuevos equipos o ampliar el local) y permitirán el crecimiento del patrimonio de la empresa.
Naturalmente es aceptable que en fase inicial una empresa no alcance este equilibrio (y que por lo tanto esté en pérdidas), pero es muy importante que esta situación no se prolongue a largo plazo y que en un período razonable la suma de los ingresos llegue a superar la de los gastos.

En el principio de equilibrio está contenida otra regla fundamental: tenéis que ser siempre capaces de afrontar todos los compromisos de pago dentro del plazo establecido. En la práctica, debéis tener liquidez en caja. Existe un dicho: “se fracasa por caja y no por competencia”, para recordarnos que monitorizar los flujos financieros es indispensable. Por lo tanto, ¡ojo al calendario de los pagos!
El balance no debe ser vuestro espantajo, al contrario: vedlo como un precioso aliado en la gestión del negocio. Completándolo minuciosamente y leyéndolo con astucia (siempre con el apoyo de vuestro gestor) os ayudará a comprender mejor los puntos fuertes y débiles de vuestro negocio, a mejorar donde hace falta y, lo más importante, ¡a ganar más!