Informativa per illycaffè S.p.A. ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale vigente

1.    Informazioni generali
Vi informiamo con la presente informativa che, come illycaffè S.p.A. (di seguito denominata anche "la Società" o “illycaffè” e Titolare del trattamento dei dati) tratteremo i Suoi dati (da Lei conferiti e/o frutto di elaborazioni da parte della Società) come di seguito specificato. Qualora acquisti quale legale rappresentante di una ditta/società/ente, indicando Lei indicheremo la ditta/società/ente stessa/o da Lei rappresentata/o (che sarà di fatto il soggetto che acquisterà) e i Suoi dati saranno da noi trattati solo per identificarLa come legale rappresentante e per le finalità di cui al punto 2 lett. A, B, C. Si informa che dovrà indicare solo Suoi dati (salvo quanto specificato in seguito al punto 3(E)) e/o dati della ditta/ente/società da Lei rappresentato/a.

2.    Finalità e base giuridica
Tratteremo i tuoi dati:

A.    al fine di eseguire obblighi derivanti dal contratto di acquisto e quindi anche per finalità amministrativo-contabili e per la gestione dell’ordine. Per quanto attiene ai dati relativi alla carta di credito si rinvia anche a quanto contenuto nella sezione pagamenti del sito; il trattamento si fonda sulla seguente base giuridica: necessità per esecuzione di obblighi contrattuali;
B.    per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria; il trattamento si fonda sulla seguente base giuridica: adempimento di obblighi di legge
C.     per interessi legittimi quali quello di far valere o difendere un diritto di illycaffè; il trattamento si fonda sulla seguente base giuridica: perseguimento di legittimi interessi;
D.    al fine di consentire la creazione di un account illycaffè (My account) che Le permette di accedere, con gli stessi dati identificativi, a specifici servizi, aree riservate e/o funzioni specifiche (dedicate ai titolari di My account) dei siti web e  applicazioni  nostri  delle nostre  società controllate, nonché di accedere ad un'area riservata per visualizzare e gestire i rapporti con noi e con le nostre controllate e quindi, ad esempio, per visualizzare gli acquisti, gestire gli indirizzi di spedizione, gestire le autorizzazioni al trattamento dei dati, visualizzare le iniziative o le sezioni in cui il titolare del My Account è iscritto, aggiornare i dati, caricare una foto profilo che non sarà visibile agli altri utenti, ecc. Le nostre società controllate che forniscono prodotti o servizi accessibili anche avvalendosi del My account, possono accedere ai dati relativi al My account qualora Lei intraprenda rapporti contrattuali con le stesse (ad esempio effettui acquisti o sottoscriva abbonamenti o attivi servizi resi da una società controllata). La lista delle società controllate (autonome titolari del trattamento per le attività da esse svolte) è disponibile contattandoci ai recapiti indicati al punto 6 dell’informativa. Il trattamento ha come base giuridica il consenso. Potrà in ogni momento chiedere la cancellazione dell’account;
E.    al fine di effettuare comunicazioni pubblicitarie/informative su prodotti-servizi-iniziative nostri e dei nostri partner e al fine di effettuare ricerche di mercato e/o interviste di valutazione dei nostri prodotti-servizi, il tutto da parte nostra all’indirizzo di posta elettronica da Lei indicato nel form o ad altri recapiti forniti in seguito (si rammenta che l’invio di e-mail e SMS/MMS potrà avvenire anche in maniera elettronica con l’ausilio di strumenti automatizzati); il consenso potrà essere eventualmente richiesto anche nelle pagine di registrazione delle società controllate. Le comunicazioni potranno anche avvenire attraverso notifiche push se accettate esplicitamente. Il trattamento ha come base giuridica il consenso;
F.    al fine di creare, in base alle informazioni a Lei relative in nostro possesso, un Suo profilo (profilazione) comprensivo dello studio sulle Sue abitudini e scelte di consumo derivante anche dall’analisi delle scelte dei prodotti, volto a svolgere attività specifiche di marketing, promozione, vendita diretta e comunicazioni commerciali da parte nostra, conformemente alle esigenze specifiche emerse dalla profilazione e volto inoltre ad analizzare le scelte e abitudini di consumo di clienti di prodotti illycaffè per migliorare lo sviluppo del business. Il trattamento per tale finalità avverrà anche in banche dati in forma automatizzata. Potremo creare sia un profilo del singolo utente che di classi omogenee di utenti. Potremo inoltre eventualmente effettuare associazione e raffronto di dati anche provenienti da diverse banche dati dei nostri partner (società collegate, controllate e controllanti di illycaffè S.p.A. residenti nell’Unione Europea e società collegate, controllate e controllanti del Gruppo illy S.p.A. residenti nell’Unione Europea). Si veda anche il punto 9 dell’informativa. Svolgeremo le attività di marketing, promozione, comunicazione commerciale e vendita diretta solo se Lei abbia acconsentito a detto trattamento. Il trattamento ha come base giuridica la seguente: il consenso. Qualora Lei non acconsenta al trattamento dei dati per questa finalità ma autorizzi l’utilizzo dei cookies di profilazione nella apposita sezione del sito, potrà essere comunque soggetto alle attività effettuate attraverso tali cookie;

3.    Obbligatorietà del conferimento
- Il conferimento dei dati richiesti dall’operatore sono necessari per le finalità di cui al punto 2(A) e pertanto l'eventuale rifiuto di fornire queste informazioni in tutto o in parte, può dar luogo all'impossibilità, per noi, di dare esecuzione al contratto e quindi di poterLe far acquistare i prodotti di illycaffè. Per quanto attiene ai dati di spedizione, se diversi da quelli di fatturazione, si veda quanto indicato in seguito.
- Il conferimento dei dati richiesti per le finalità indicate al punto 2(B) e 2(C), è necessario e il mancato conferimento comporta l’impossibilità di dare seguito al contratto di acquisto.
- Per quanto attiene ai dati relativi alla carta di credito, il conferimento è facoltativo e il mancato conferimento comporterà l’impossibilità di effettuare il pagamento tramite carta di credito.
- Il conferimento dei dati richiesti in caso di richiesta fattura (quale ad esempio quelli della partita IVA, della ragione sociale o dello SDI) è facoltativo ma il mancato conferimento comporterà l’impossibilità di fare la fattura.
- Il conferimento dei dati relativi a indirizzi alternativi a cui spedire la merce e/o a cui fare un regalo è facoltativo, ma il mancato conferimento dei dati comporterà l’impossibilità di spedire il materiale all’indirizzo indicato. Si rammenta che per tali particolari attività, Lei si impegna, sotto la Sua responsabilità, a ottenere il consenso del soggetto di cui indica i dati, a spedire la merce al suo indirizzo o a indicarlo quale intestatario del regalo. Inoltre per tali attività si impegna a indicare al soggetto di cui ci comunica i dati, che ci comunicherà i dati affinché possiamo trattarli (attraverso gli incaricati e responsabili indicati che debbano averne conoscenza per lo svolgimento dei compiti assegnati) al fine di spedire il materiale all’indirizzo indicato e informandolo altresì che gli forniremo apposita informativa sul trattamento dei dati. Dovrà anche informare il soggetto indicato che potremo comunicare i dati a vettori e spedizionieri e che il conferimento dei dati è facoltativo e il mancato conferimento comporterà l’impossibilità di spedire la merce all’indirizzo indicato e/o di indicare il soggetto quale intestatario del regalo. Lei si impegna a ottenere il consenso del soggetto di cui ci comunica i dati, alla comunicazione dei dati stessi a illycaffè e al loro trattamento (con registrazione quindi nelle banche dati illycaffè) da parte di illycaffè stessa per le finalità indicate in tale punto. I Suoi dati saranno in tal caso conosciuti anche da chi riceve la merce.
- Il conferimento dei dati richiesti per le finalità di cui al punto 2(D) è facoltativo, tuttavia, senza fornire questi dati non Le sarà possibile creare un My account e accedere ai suoi benefici. Il consenso (che potrà sempre revocare in ogni caso contattandoci agli indirizzi indicati al punto 6) per le finalità di cui al punto 2(D) è facoltativo. Tuttavia, senza il consenso, non Le sarà possibile creare o mantenere un My Account e accedere ai suoi benefici
- Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2(E) e il relativo consenso, sono facoltativi e il mancato conferimento e consenso (che potrà sempre revocare, opponendosi quindi al trattamento dei dati per queste finalità, contattandoci agli indirizzi indicati al punto 6) non comporterà alcuna conseguenza se non quella che non sarà soggetto alle attività di cui al punto da parte nostra  o non vi sarà soggetto agli indirizzi non conferiti (non essendoci quindi alcuna conseguenza sulle altre finalità).
Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2(F) e il relativo consenso, sono facoltativi e il mancato conferimento e consenso (che potrà sempre revocare, opponendosi quindi al trattamento dei dati per queste finalità, contattandoci agli indirizzi indicati al punto 6) non comporterà alcuna conseguenza se non quella che non sarà soggetto alle attività di cui al punto da parte nostra, o non vi sarà soggetto per i dati non conferiti (non essendoci quindi alcuna conseguenza sulle altre finalità).

4.    Categorie di destinatari dei dati
I dati potranno essere da noi comunicati per le finalità di cui al punto 2 (A) (comunicando i soli dati che si rendano necessari per il perseguimento di tali finalità) a: banche per i pagamenti dovuti, vettori e spedizionieri, poste, distributori, società a cui potrebbero essere ceduti i contratti conformemente a quanto previsto nel contratto di acquisto (in tal caso infatti ci sarà, con la cessione del contratto, anche la cessione dei dati relativi al contratto e alla sua esecuzione e gestione), avvocati e consulenti legali, società di revisione contabile laddove non nominate responsabili del trattamento dei dati, enti pubblici. Per le finalità di cui al punto 2(B), i dati potranno essere comunicati (comunicando i soli dati che si rendano necessari per il perseguimento di tali finalità) ad autorità giudiziarie, di polizia tributaria e di pubblica sicurezza e a enti pubblici qualora sussista un obbligo a tale comunicazione. Per le finalità di cui al punto 2(C), i dati potranno essere comunicati (comunicando i soli dati che si rendano necessari per il perseguimento di tali finalità) ad autorità giudiziarie, di polizia tributaria e di pubblica sicurezza e a enti pubblici qualora sussista un obbligo a tale comunicazione nonché a studi legali e consulenti legali e alle poste (potendo esse vedere l’indirizzo per l’invio di eventuali comunicazioni scritte).
Per le finalità di cui al punto 2(D) dell’informativa, non comunicheremo i dati a terzi a meno che non sia previsto per appositi servizi, per cui Le saranno sottoposte specifiche condizioni e per cui Le verrà richiesto ove necessario un esplicito consenso, e salvo l’accesso ai dati da parte delle società controllate come indicato al punto 2 (D).
Per le finalità indicate al punto 2(E) potremo comunicare i dati a poste/corrieri nel caso di invio di comunicazioni cartacee.
Per le finalità indicate al punto 2(F), non comunicheremo i dati a terzi.
Potranno poi conoscere i dati per nostro conto, ognuno per il suo ruolo, tutti i soggetti da noi delegati (addetti del settore amministrativo, addetti alle spedizioni ed imbustamento anche esterni alla Società, incaricati del marketing e della gestione del sito anche esterni alla Società, tecnici informatici addetti alla gestione dei sistemi informativi che possono anche svolgere funzioni di amministratore di sistema, incaricati ai rapporti con il pubblico, incaricati dell’ufficio legale, membri del CdA e del collegio sindacale, internal auditor, stagisti, liberi professionisti e consulenti-collaboratori anche esterni alla Società che agiscono sotto la diretta responsabilità della Società, quali ad esempio tecnici informatici che possono anche svolgere funzioni di amministratore di sistema, consulenti per la qualità, consulenti legali e revisori dei conti, collaboratori dei responsabili del trattamento) e i responsabili del trattamento (es. società-professionisti-studi che svolgono attività strumentali a quelle di illycaffè S.p.A. quali ad esempio attività di marketing, attività di spedizione ed imbustamento o di call center, attività di revisione contabile e di gestione rapporti col pubblico, società di outsourcing informatico anche residenti in altri stati) da noi nominati. La lista dei responsabili del trattamento dei dati è sempre reperibile contattandoci agli indirizzi indicati al punto 6.

5.    Conservazione dei dati
I dati verranno conservati per tutto il periodo necessario al perseguimento delle finalità contenute in tale informativa. Il periodo di conservazione dei dati è il seguente:
-    per gli obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie, per i periodi imposti da tali fonti normative;
-    per le finalità contrattuali fino alla cessazione del rapporto e anche in seguito alla cessazione per il periodo determinato dalle normative;
-    per le finalità di cui al punto 2(D), fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione dei dati o dell’account fatta salva la conservazione ai fini probatori per il periodo previsto dalla legge;
-    per le finalità di cui al punto 2(E), fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione fatta salva la conservazione ai fini probatori per il periodo previsto dalla legge;
-    per le finalità di cui al punto 2(F), fino alla revoca del consenso/richiesta di cancellazione o al massimo per 12 mesi dalla loro registrazione, salva la reale trasformazione in forma anonima che non permetta, anche indirettamente o collegando altre banche di dati, di identificare gli interessati;
in ogni caso tutti i dati possono essere conservati per un periodo necessario per far valere o difendere un diritto della società in base alle normative.

6.    Titolare del trattamento dei dati e Responsabile per la Protezione dei dati
Titolare del trattamento dei dati conferiti è illycaffè S.p.A. con sede in via Flavia 110 a Trieste nr. di telefono +39. 040.3890.111, nr. di fax +39.040.3890.490, e-mail infoprivacy@illy.com. È presente inoltre un Responsabile per la Protezione dei dati reperibile alla e-mail dpo@illy.com e agli indirizzi della Società.

7.    Diritti
La informiamo che il GDPR prevede che Lei possa chiederci (contattandoci ai recapiti indicati al punto 6) l’accesso ai dati personali e la rettifica dei dati, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguarda, la portabilità dei dati; può inoltre avere la possibilità, sempre contattandoci, di opporsi al trattamento dei dati e di esercitare gli altri diritti contenuti nel capo 3 sezione 1 del GDPR, tra cui si cita quello  di revocare il consenso, ove previsto: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca.

8.    Reclami
Laddove Lei ritenga che i suoi diritti siano stati violati, può sempre proporre reclamo all’Autorità Garante della Protezione dei dati personali italiana i cui riferimenti sono reperibili sul sito www.garanteprivacy.it  

9.    Logica utilizzata per la profilazione
La profilazione di cui al punto 2(F) avviene da parte nostra attraverso l’analisi, anche in maniera automatizzata, dei Suoi dati e delle Sue caratteristiche (ad esempio età, area geografica, sesso, adesione ad un evento, adesioni a particolari iniziative, acquisto di determinati prodotti, compilazione di questionari, azioni svolte durante la navigazione nei nostri siti web qualora Lei abbia accettato i cookies di profilazione nei nostri siti web). Creiamo quindi un profilo di consumo inserito anche in gruppi (cluster) specifici. La profilazione ha gli scopi indicati al punto 2(F); detto trattamento comunque non costituisce un particolare rischio per Lei considerato il tipo di profilazione basilare che non richiede dati di natura particolarmente delicata o che permetta la ricostruzione dettagliata di aspetti particolarmente riservati della vita privata. Avrà sempre comunque il diritto di ottenere l’intervento umano, di esprimere la propria opinione, di ottenere una spiegazione della decisione conseguita e contestare la decisione.

10.    Modalità di trattamento
La informiamo che tratteremo i Suoi dati personali in modalità manuale, cartacea informatica o telematica (trattando e conservando pertanto i dati sia su supporti cartacei che informatici) e protetti con sistemi di protezione atti alla tutela della riservatezza. Conserveremo e tratteremo tutti i dati di cui sopra nel pieno rispetto della riservatezza in ottemperanza a tutte le norme vigenti (e quindi nel rispetto anche dei principi di correttezza, liceità e trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti) e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa. Eseguiremo sui dati le sole operazioni necessarie al perseguimento delle finalità indicate in tale informativa. Conserveremo i dati, per quanto riguarda la illycaffè S.p.A. presso le sedi in Europa e presso i responsabili del trattamento da noi nominati da (oltre che presso terzi a cui i dati vengano comunicati come specificato nella presente informativa). I dati saranno organizzati anche in banche dati - data base anche informatici.

11.    Trasferimento dei dati al di fuori della Unione Europea
11.1 In caso di accesso ai servizi forniti da illy caffè North America INC, illycaffè UK Ltd e illycaffè Sud America Comercio, Exportação e Importação Ltda, i dati del My account potranno essere visti da remoto anche da tali società (per le finalità indicate al punto 2(A) e quindi da stati extra UE (Usa, Brasile e Regno Unito). Il tutto avverrà sia in  quanto necessario per la conclusione o l'esecuzione di un contratto stipulato tra il titolare del trattamento e un'altra persona fisica o giuridica a favore dell'interessato, sia in base a delle clausole contrattuali standard indicate dalla Commissione Europea e/o dall’Autorità di controllo competente e previste dal GDPR (art. 46, par. 2, lett. c) a garanzia del trasferimento (la cui copia è disponibile contattandoci ai recapiti indicati al punto 6) laddove nei paesi indicati non vi sia una apposita decisione di adeguatezza per la quale lo stato extra UE sia ritenuto fornire le stesse garanzie previste dal diritto europeo.

11.2 Inoltre, solo per esigenze di assistenza tecnica, i dati potranno essere inviati a società che operano fuori della unione Europea che sono appositamente nominate responsabili del trattamento dei dati impegnandosi a rispettare tutte le prescrizioni di cui alla normativa europea, anche sottoscrivendo le apposite Clausole Contrattuali indicate dalla Commissione Europea e/o dall’Autorità di controllo competente e previste dal GDPR (art. 46, par. 2, lett. c), la cui copia è disponibile contattandoci ai recapiti indicati al punto 6, laddove nei paesi indicati non vi sia una apposita decisione di adeguatezza per la quale lo stato extra UE sia ritenuto fornire le stesse garanzie previste dal diritto europeo; i dati sono solo una copia di quelli contenuti nei server europei e la copia degli stessi è sempre reperibile quindi presso illycaffè S.p.A.

Informativa aggiornata al 27/10/2022. Tale aggiornamento è effettuato all’interno di una politica di costante revisione delle informative. Le versioni delle precedenti informative sono reperibili rivolgendosi al Titolare del trattamento dei dati (e-mail infoprivacy@illy.com).