Informativa per illycaffè S.p.A. (per i paesi Italia, Germania, Spagna, Olanda, Austria) ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale vigente

1.    Informazioni generali
Vi informiamo con la presente informativa che, come illycaffè S.p.A. (di seguito denominata anche "la Società" o “illycaffè” e Titolare del trattamento dei dati) tratteremo i Suoi dati (da Lei conferiti e/o frutto di elaborazioni da parte della Società) come di seguito specificato. Qualora acquisti quale legale rappresentante di una ditta/società/ente, indicando Lei indicheremo la ditta/società/ente stessa/o da Lei rappresentata/o (che sarà di fatto il soggetto che acquisterà) e i Suoi dati saranno da noi trattati solo per identificarLa come legale rappresentante e per le finalità di cui al punto 2 lett. A, B, C. Se desidera salvare i dati nel Suo “My Account” attraverso l’apposito tasto “aggiungi alla rubrica” potrà richiamare gli stessi in futuro senza doverli reinserire. Si informa che dovrà indicare solo Suoi dati (salvo quanto specificato in seguito al punto 3(e)) e/o dati della ditta/ente/società da Lei rappresentato/a.

2.    Finalità e base giuridica
Tratteremo i tuoi dati:
A.    al fine di eseguire obblighi derivanti dal contratto di acquisto e quindi anche per finalità amministrativo-contabili e per la gestione dell’ordine. Per quanto attiene ai dati relativi alla carta di credito si rinvia anche a quanto contenuto nella sezione pagamenti del sito; il trattamento si fonda sulla seguente base giuridica: necessità per esecuzione di obblighi contrattuali;
B.    per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria; il trattamento si fonda sulla seguente base giuridica: adempimento di obblighi di legge
C.     per interessi legittimi quali quello di far valere o difendere un diritto di illycaffè; il trattamento si fonda sulla seguente base giuridica: perseguimento di legittimi interessi;
D.    per garantire, attraverso il controllo delle transazioni da parte dell’outsourcer Signifyd inc (www.signifyd.com/privacy/), la massima sicurezza antifrode e quindi per nostri legittimi interessi che consistono nell’evitare truffe e ordini illeciti. I trattamento si fonda sulla seguente base giuridica: perseguimento di legittimi interessi;

3.    Obbligatorietà del conferimento
a)    Il conferimento dei dati indicati nel form come obbligatori (quelli segnati con asterisco) e l’indicazione del prodotto da acquistare e del metodo di pagamento, sono necessari per le finalità di cui al punto 2(A) e pertanto l'eventuale rifiuto di fornire queste informazioni in tutto o in parte, può dar luogo all'impossibilità, per noi, di dare esecuzione al contratto e quindi di poterLe far acquistare i prodotti di illycaffè. Per quanto attiene ai dati di spedizione, se diversi da quelli di fatturazione, si veda quanto indicato al punto 3(E). Per quanto attiene a altri dati contenuti nei campi facoltativi si veda anche quanto riportato in seguito. Laddove non altrimenti specificato in tale informativa, i dati nei campi facoltativi possono essere conferiti facoltativamente ed il mancato conferimento non comporterà alcuna conseguenza se non quella di non fruire di tali dati (che possono essere comunque utili per le finalità in oggetto).
b)    Il conferimento dei dati richiesti per le finalità indicate al punto 2(B) (per le quali il conferimento dei dati è richiesto come obbligo se previsto come tale dalla legge) e 2(C), è necessario e il mancato conferimento comporta l’impossibilità di dare seguito al contratto di acquisto.
c)    Per quanto attiene ai dati relativi alla carta di credito, il conferimento è facoltativo e il mancato conferimento comporterà l’impossibilità di effettuare il pagamento tramite carta di credito.
d)    Il conferimento dei dati richiesti in caso di richiesta fattura (quale ad esempio quelli della partita IVA, della ragione sociale o dello SDI) è facoltativo ma il mancato conferimento comporterà l’impossibilità di fare la fattura.
e)    Il conferimento dei dati relativi a indirizzi alternativi a cui spedire la merce e/o del soggetto a cui fare un regalo è facoltativo, ma il mancato conferimento dei dati indicati con asterisco comporterà l’impossibilità di spedire il materiale all’indirizzo indicato e/o indicare il soggetto indicato quale intestatario del regalo. Si indica che per tali particolari attività, Lei si impegna, sotto la Sua responsabilità, a ottenere il consenso del soggetto di cui indica i dati, a spedire la merce al suo indirizzo e/o a indicarlo quale intestatario del regalo. Inoltre per tali attività si impegna a indicare al soggetto di cui ci comunica i dati, che ci comunicherà i dati affinché possiamo trattarli (attraverso gli incaricati e responsabili indicati che debbano averne conoscenza per lo svolgimento dei compiti assegnati) al fine di spedire il materiale all’indirizzo indicato e/o indicarlo quale intestatario del regalo, informandolo altresì che gli forniremo apposita informativa sul trattamento dei dati. Dovrà anche informare il soggetto indicato che potremo comunicare i dati a vettori e spedizionieri e che il conferimento dei dati è facoltativo e il mancato conferimento comporterà l’impossibilità di spedire la merce all’indirizzo indicato e/o di indicare il soggetto quale intestatario del regalo. Lei si impegna a ottenere il consenso del soggetto di cui ci comunica i dati, alla comunicazione dei dati stessi a illycaffè e al loro trattamento (con registrazione quindi nelle banche dati illycaffè) da parte di illycaffè stessa per le finalità indicate in tale punto. I Suoi dati saranno in tal caso conosciuti anche da chi riceve la merce.
f)    Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2 (D) è necessario e il mancato conferimento comporterà l’impossibilità di dare esecuzione al contratto e quindi di poterLe far acquistare i prodotti di illycaffè.

4.    Categorie di destinatari dei dati
I dati potranno essere da noi comunicati per le finalità di cui al punto 2 (A) (comunicando i soli dati che si rendano necessari per il perseguimento di tali finalità) a: banche per i pagamenti dovuti, vettori e spedizionieri, poste, distributori, società a cui potrebbero essere ceduti i contratti conformemente a quanto previsto nel contratto di acquisto (in tal caso infatti ci sarà, con la cessione del contratto, anche la cessione dei dati relativi al contratto e alla sua esecuzione e gestione), avvocati e consulenti legali, società di revisione contabile laddove non nominate responsabili del trattamento dei dati, enti pubblici.
Per le finalità di cui al punto 2(B), i dati potranno essere comunicati (comunicando i soli dati che si rendano necessari per il perseguimento di tali finalità) ad autorità giudiziarie, di polizia tributaria e di pubblica sicurezza e a enti pubblici qualora sussista un obbligo a tale comunicazione.
Per le finalità di cui al punto 2(C), i dati potranno essere comunicati (comunicando i soli dati che si rendano necessari per il perseguimento di tali finalità) ad autorità giudiziarie, di polizia tributaria e di pubblica sicurezza e a enti pubblici qualora sussista un obbligo a tale comunicazione nonché a studi legali e consulenti legali e alle poste (potendo esse vedere l’indirizzo per l’invio di eventuali comunicazioni scritte).
Per le finalità di cui al punto 2(D), i dati delle transazioni (nome, cognome, recapiti, data e ora acquisto, tipologia di prodotto, prezzo, modalità di pagamento), potranno essere comunicati a Signifyd inc società che gestisce il sistema anti frode.
Saranno comunicati i soli dati necessari al perseguimento delle singole finalità indicate.
Potranno poi conoscere i dati per nostro conto, ognuno per il suo ruolo, tutti i soggetti da noi delegati (addetti del settore amministrativo, addetti alle spedizioni ed imbustamento anche esterni alla Società, incaricati del marketing e della gestione del sito anche esterni alla Società, tecnici informatici addetti alla gestione dei sistemi informativi che possono anche svolgere funzioni di amministratore di sistema, incaricati ai rapporti con il pubblico, incaricati dell’ufficio legale, membri del CdA e del collegio sindacale, internal auditor, stagisti, liberi professionisti e consulenti-collaboratori anche esterni alla Società che agiscono sotto la diretta responsabilità della Società, quali ad esempio tecnici informatici che possono anche svolgere funzioni di amministratore di sistema, consulenti per la qualità, consulenti legali e revisori dei conti, collaboratori dei responsabili del trattamento) e i responsabili del trattamento (es. società-professionisti-studi che svolgono attività strumentali a quelle di illycaffè S.p.A. quali ad esempio attività di marketing, attività di spedizione ed imbustamento o di call center, attività di revisione contabile e di gestione rapporti col pubblico, società di outsourcing informatico anche residenti in altri stati) da noi nominati. La lista dei responsabili del trattamento dei dati è sempre reperibile contattandoci agli indirizzi indicati al punto 6.

5.    Conservazione dei dati
I dati verranno conservati per tutto il periodo necessario al perseguimento delle finalità contenute in tale informativa. Il periodo di conservazione dei dati è il seguente:
-    per gli obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie, per i periodi imposti da tali fonti normative;
-    per le finalità contrattuali fino alla cessazione del rapporto e anche in seguito alla cessazione per il periodo determinato dalle normative;
-    per le finalità indicate a punto 2(D) fino alla conclusione dell’ordine e, se necessario, per un periodo necessario per far valere o difendere un diritto della società in base alle normative vigenti.
in ogni caso tutti i dati possono essere conservati per un periodo necessario per far valere o difendere un diritto della società in base alle normative vigenti.

6.    Titolare del trattamento dei dati e Responsabile per la Protezione dei dati
Titolare del trattamento dei dati conferiti è illycaffè S.p.A. con sede in via Flavia 110 a Trieste nr. di telefono +39. 040.3890.111, nr. di fax +39.040.3890.490, e-mail infoprivacy@illy.com. È presente inoltre un Responsabile per la Protezione dei dati reperibile alla e-mail dpo@illy.com e agli indirizzi della Società.
illycaffè S.p.A. è rappresentata in Germania da illycaffè S.p.A. Niederlassung Deutschland, Staffelseestraße 4, 81477 München, Tel 089/818944-0 E-mail infode@illy.com. Per la Germania il Responsabile per la Protezione dei dati è reperibile anche alla e-mail dsb@illy.com e agli indirizzi dell'azienda: Staffelseestraße 4, 81477 München, Tel. 089 / 818944-0 Email infode@illy.com.
illycaffè S.p.A. è rappresentata in Spagna da illycaffè S.p.A. sucursal en Espaňa, C/ Pere IV, 397/401, Navi 7-8, 08020 - Barcelona, Tel: +34 933034050 e-mail: illy.iberica@illy.com
illycaffè S.p.A. è rappresentata in Olanda da illycaffè S.p.A. vestiging Nederland Mijlweg 12, 3295 KH s-Gravendeel, Niederlande tel + 31 0800 – 2354559 e-mail klantenservice@illy.com
illycaffè S.p.A. è rappresentata in Austria da illycaffè S.p.A. Niederlassung Österreich Webgasse, 43, 1060 - Vienna 1060 Wien. Tel +43 19328822-0. E-mail. austria@unicaffe.com

7.    Diritti
La informiamo che il GDPR prevede che Lei possa chiederci (contattandoci ai recapiti indicati al punto 6) l’accesso ai dati personali e la rettifica dei dati, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguarda, la portabilità dei dati; può inoltre avere la possibilità, sempre contattandoci, di opporsi al trattamento dei dati e di esercitare gli altri diritti contenuti nel capo 3 sezione 1 del GDPR, tra cui si cita quello  di revocare il consenso, ove previsto: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca.

8.    Reclami
Laddove Lei ritenga che i suoi diritti siano stati violati, può sempre proporre reclamo all’Autorità Garante della Protezione dei dati personali italiana i cui riferimenti sono reperibili sul sito www.garanteprivacy.it  
Inoltre può anche rivolgersi, a seconda dello stato in cui acquista, all’autorità del singolo stato, i cui riferimenti sono di seguito riportati:
www.lda.bayern.de per Germania;
https://www.agpd.es per Spagna;
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl per Olanda;
https://www.dsb.gv.at per Austria.

9.    Modalità di trattamento
La informiamo che tratteremo i Suoi dati personali in modalità manuale, cartacea informatica o telematica (trattando e conservando pertanto i dati sia su supporti cartacei che informatici) e protetti con sistemi di protezione atti alla tutela della riservatezza. Conserveremo e tratteremo tutti i dati di cui sopra nel pieno rispetto della riservatezza in ottemperanza a tutte le norme vigenti (e quindi nel rispetto anche dei principi di correttezza, liceità e trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti) e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa. Eseguiremo sui dati le sole operazioni necessarie al perseguimento delle finalità indicate in tale informativa. Conserveremo i dati, per quanto riguarda la illycaffè S.p.A. presso le sedi in Europa e presso i responsabili del trattamento da noi nominati da (oltre che presso terzi a cui i dati vengano comunicati come specificato nella presente informativa). I dati saranno organizzati anche in banche dati - data base anche informatici.

10.    Trasferimento dei dati al di fuori della Unione Europea
Solo per esigenze di assistenza tecnica e per le finalità di cui al punto 2 (D), i dati potranno essere inviati a società che operano fuori della unione Europea che sono appositamente nominate responsabili del trattamento dei dati o sono titolari autonome del trattamento (Signifyd inc), che si impegnano a rispettare tutte le prescrizioni di cui alla normativa europea, anche sottoscrivendo le apposite Clausole Contrattuali indicate dalla Commissione Europea e/o dall’Autorità di controllo competente e previste dal GDPR (art. 46, par. 2, lett. c), la cui copia è disponibile contattandoci ai recapiti indicati al punto 6, laddove nei paesi indicati non vi sia una apposita decisione di adeguatezza per la quale lo stato extra UE sia ritenuto fornire le stesse garanzie previste dal diritto europeo; i dati sono solo una copia di quelli contenuti nei server europei e la copia degli stessi è sempre reperibile quindi presso illycaffè S.p.A.

Informativa aggiornata al 03/11/2022. Tale aggiornamento è effettuato all’interno di una politica di costante revisione delle informative. Le versioni delle precedenti informative sono reperibili rivolgendosi al Titolare del trattamento dei dati (e-mail infoprivacy@illy.com).