INFORMATIVA PER ISCRIZIONI AI CORSI DELL’UNIVERSITÀ DEL CAFFÈ DURANTE EVENTI

Informativa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale vigente in Italia (D.Lgs.196/03)

1.   Informazioni generali

La informiamo che i dati personali da Lei forniti potranno essere raccolti presso l’interessato o presso gli organizzatori del corso (in quest’ultimo caso relativamente ai dati necessari a verificare le presenze e quindi solo per finalità amministrativo-contabili).

2.   Finalità e base legale

I dati potranno essere trattati da illycaffè:

A.    al fine gestire il corso; il trattamento si fonda sulla seguente base giuridica: il trattamento si fonda sulla seguente base giuridica: la necessità del trattamento per l’esecuzione di un contratto;

B.    per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria, per interessi legittimi quali quello di far valere o difendere un diritto di illycaffè; il trattamento si fonda sulle seguenti basi giuridiche: l’adempimento di obblighi di legge e perseguimento di legittimi interessi;

C.    per documentare l’effettivo svolgimento del corso all’ente di certificazione e quindi per un legittimo interesse consistente nell’adempiere ad obblighi derivanti dalla certificazione; il trattamento si fonda sulla seguente base giuridica: il perseguimento di legittimi interessi.

3.   Obbligatorietà del conferimento

Il conferimento dei dati per le finalità indicate al punto 2 lett. A e C della presente informativa è facoltativo ed il mancato conferimento comporterà l’impossibilità di partecipare al corso. Il conferimento dei dati per le finalità indicate al punto 2 lett. B della presente informativa è necessario ed il mancato conferimento potrà comportare l’impossibilità di partecipare al corso o di proseguire nell’eventuale rapporto instaurato.

4.   Categorie di destinatari dei dati

Per le finalità indicate al punto 2 lett. A della presente informativa, i dati non saranno comunicati i dati. Per le finalità di cui al punto 2 lett. B della presente informativa, i dati potranno essere comunicati da illycaffè ad avvocati-consulenti legali, enti pubblici, organi giudiziari e organi di polizia e alle poste (potendo esse vedere l’indirizzo per invio di eventuali comunicazioni scritte). Per le finalità indicate al punto 2 lett. C della presente informativa, i dati potranno essere comunicati anche all’ente di certificazione. illycaffè comunicherà i soli dati indispensabili al perseguimento delle singole finalità indicate in tale informativa. Potranno poi conoscere i dati per conto di illycaffè, ognuno per il suo ruolo, tutti i soggetti delegati dalla Società: (addetti dell’ufficio legale, addetti dell’Università del Caffè, addetti ai sistemi informativi anche esterni alla Società che possono anche svolgere il ruolo di amministratori di sistema ed in tal senso se del caso sono nominati tali, consulenti anche esterni alla Società - consulenti legali e amministrativi, tecnici informatici che possono anche svolgere il ruolo di amministratori di sistema ed in tal senso se del caso sono nominati tali - collaboratori dei responsabili del trattamento, stagisti, docenti, addetti alle spedizioni e all’imbustamento anche esterni alla Società) e responsabili al trattamento (es. società di imbustamento e spedizione, outsourcer informatici che conservano i dati nei loro server e società di gestione e manutenzione software-hardware, più in generale società/studi che svolgono attività strumentali a quelle di illycaffè). La lista dei responsabili del trattamento dei dati è sempre reperibile rivolgendosi al Titolare del trattamento agli indirizzi indicati al punto 6.

5.   Conservazione dei dati

I dati verranno conservati per tutto il periodo necessario al perseguimento delle finalità contenute in tale informativa. Il periodo di conservazione dei dati è il seguente:

-       per gli obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie, i dati possono essere conservati per i periodi imposti da tali fonti normative;

-       per le finalità di cui al punto 2 lett. A, i dati possono essere conservati fino alla conclusione del corso fatta salva l’eventuale conservazione per il periodo imposto da obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie;

-       per le finalità di cui al punto 2 lett. C, i dati possono essere conservati per il periodo imposto dalla certificazione;

in ogni caso tutti i dati possono essere conservati per un periodo necessario per far valere o difendere un diritto della società in base alle normative italiane ed europee.

6.   Titolare del trattamento dei dati e Responsabile per la Protezione dei dati

Titolare del trattamento dei dati conferiti è illycaffè S.p.A. con sede in via Flavia 110 a Trieste nr. di telefono +39. 040.3890.111, nr. di fax +39.040.3890.490, e-mail infoprivacy@illy.com. È presente inoltre un Responsabile per la Protezione dei dati reperibile alla e-mail dpo@illy.com e agli indirizzi della Società.

7.   Diritti

La informiamo che il GDPR prevede la possibilità per l’interessato di chiedere al Titolare del trattamento (ai recapiti sopra indicati) l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre ad esercitare il diritto alla portabilità dei dati, nonché altri diritti contenuti nel capo 3 del GDPR tra cui quello di revocare il consenso, ove previsto: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca.

8.   Reclami

L’interessato può sempre proporre reclamo all’Autorità Garante della Protezione dei dai personali italiana i cui riferimenti sono reperibili sul sito www.garanteprivacy.it.

9.   Modalità di trattamento

La informiamo pertanto che tali dati verranno trattati da illycaffè in modalità manuale, cartacea informatica o telematica (trattando e conservando pertanto illycaffè o dati sia su supporto cartacei che informatico) e protetti con sistemi di protezione atti alla tutela della riservatezza. Tutti i dati di cui sopra verranno conservati e trattati nel pieno rispetto della riservatezza in ottemperanza a tutte le norme vigenti (e quindi nel rispetto anche dei principi di correttezza, liceità e trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti) e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa. Sui dati saranno compiute le sole operazioni necessarie al perseguimento delle finalità indicate in tale informativa. I dati saranno conservati, per quanto riguarda la illycaffè S.p.A., presso i responsabili del trattamento nominati da illycaffè S.p.A. (oltre che presso terzi a cui i dati vengano comunicati come specificato nella presente informativa). I dati saranno organizzati anche in banche dati - data base anche informatici.

Informativa aggiornata al 28/10/2020. Tale aggiornamento è effettuato all’interno di una politica di costante revisione delle informative. Le versioni delle precedenti informative sono reperibili rivolgendosi al Titolare del trattamento dei dati (e-mail: dpo@illy.com).

Privacy policy pursuant to Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and national legislation in force in Italy (D.Lgs. 196/03)

1.   General information

We inform you that personal data may be collected from the data subject or from the organizers of the course (in this case only data necessary to verify attendance and therefore only for administrative-accounting purposes).

2.   Purposes and legal basis

illycaffè may process data for the following purposes:

A.   to manage the course; the processing is based on the following legal basis: the need of processing for the execution of a contract;

B.   to fulfill an obligation established by law, by a regulation or by EU legislation (for this purposes the legal basis is the fulfillment of legal obligations) and for legitimate interests such as to assert or defend the rights of the Company (for this purposes the legal basis is the pursuit of legitimate interests);

C.   to document the course delivery to the certification body and therefore for a legitimate interest consisting in fulfilling obligations deriving from certification; the processing is based on the following legal basis: the pursuit of legitimate interests.

3.   Mandatory provision of data

The provision of data for the for the purposes specified in point 2(A) and 2(C) of this information is optional and the lack of such data will make impossible for you to attend the course. The provision of data for the for the purposes specified in point 2(B) of this information is necessary and the lack of such data will make impossible for you to attend the course or to continue any established relationship.

4.   Data addressee categories

For the purposes of point 2(A) of this privacy policy, the data will not be disclosed.

illycaffè may disclose collected data for the purposes of point 2(B) of this privacy policy, to public authorities, the judiciary, the police, lawyers/ solicitors, the post office, to couriers/shippers (when notices must be sent); for the purposes of point 2(C) of this privacy policy, the data can also be disclosed to the certification body. illycaffè will only disclose data which are essential for the achievement of each of the aims of the privacy policy.

The data may be disclosed on behalf of illycaffè, each for own role, to all subjects delegated by illycaffè (legal department staff, staff of Università del Caffè, IT staff also external to the Company, that can also carry out tasks of system administrators being appointed as such in this case, advisors also external to the Company - legal and administrative advisors, IT technicians that can also carry out tasks of system administrators being appointed as such in this case - staff of Data Processor, trainees, teachers, transport and correspondence staff, also external to the Company)  and Data Processor (e.g. shipping and enveloping companies, information technology outsourcers that store data on their servers and software and hardware maintenance and management companies, and more generally companies/offices that carry out instrumental activities to illycaffè activities). The list of Data Processors is always available by contacting the Data Controller at the addresses indicated in point 6.

5.   Data retention

Data will be retained by illycaffè for the entire period necessary for the pursuit of the purposes contained in this information. The data retention period is as follows:

-       for legal obligations, regulations and community regulations, data may be retained for the periods imposed by these regulatory sources;

-       for the purposes of point 2(A), data may be retained until the end of the course without prejudice to the possible conservation for the period imposed by legal obligations, regulations and community regulations;

-       for the purposes of point 2(C), data may be retained for the period imposed by the certification;

in any case, all data may be retained for a period necessary to assert or defend a company right according to Italian and European regulations.

6.   Data Controller and Data Protection Officer

The Data Controller is illycaffè S.p.A., having its registered office in via Flavia 110, Trieste, phone number +39.040.3890.111, fax number +39.040.3890.490, e-mail: infoprivacy@illy.com. There is also a Data Protection Officer available at the email address dpo@illy.com and at the addresses of the Company.

7.   Rights

We inform you that the GDPR provides the possibility for the data subject to ask the Data Controller (at the above addresses) to access personal data and to correct or cancel them or limit their processing or to oppose their processing, in addition to exercising the right to data portability, as well as other rights contained in Chapter 3 of the GDPR including the revocation of consent, where provided: the withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing based on consent given before revocation.

8.   Complaints

The data subject can always lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority, whose references can be found on the website www.garanteprivacy.it.

9.   Processing procedures

Data may be processed on paper, manually, with IT and electronic means (therefore, illycaffè may file data both on paper and IT support). illycaffè has implemented safety measures to prevent any data loss, illegal use of data, misuse or unauthorised access. Data will be retained and processed by illycaffè in compliance with its confidentiality requirements and with the applicable local provisions in the different states in which illycaffè has its offices (in compliance with the principles of fairness, lawfulness, transparency, and protection of the confidentiality and the rights of those concerned) strictly in line with the aims set forth in this privacy policy. Data will be processed by illycaffè exclusively to achieve the aims set forth in this privacy policy. Data will be filed at illycaffè S.p.A. offices and at the appointed data processors (as well as third parties who receive data as specified in point 4 of this privacy policy). Data will be entered in databases, including IT databases.

This privacy policy is updated as at 10/28/2020. Such update is carried out inside of policy of constant review of the informative ones. The versions of the previous policy statements are available writing to Data Controller (e-mail dpo@illy.com).