Informativa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale vigente

1.    Informazioni generali
Le comunichiamo che, per le finalità di seguito indicate, noi come illycaffè S.p.A. (di seguito anche per brevità “Società” o “illycaffè”), tratteremo, in qualità di titolare del trattamento dei dati, Suoi dati personali da Lei conferiti nel form o anche in seguito. Le chiederemo e tratteremo solo i dati necessari al perseguimento delle finalità di cui alla presente informativa.

2.    Finalità e base giuridica
Tratteremo i dati:
A.    al fine di consentire la creazione di un account illycaffè (My account) che Le permette di accedere, con gli stessi dati identificativi, a specifici servizi, aree riservate e/o funzioni specifiche (dedicate ai titolari di My account) dei siti web e  applicazioni  nostri  delle nostre  società controllate, nonché di accedere ad un'area riservata per visualizzare e gestire i rapporti con noi e con le nostre controllate e quindi, ad esempio, per visualizzare gli acquisti, gestire gli indirizzi di spedizione, gestire le autorizzazioni al trattamento dei dati, visualizzare le iniziative o le sezioni in cui il titolare del My Account è iscritto, aggiornare i dati, caricare una foto profilo che non sarà visibile agli altri utenti, ecc. Le nostre società controllate che forniscono prodotti o servizi accessibili anche avvalendosi del My account, possono accedere ai dati relativi al My account qualora Lei intraprenda rapporti contrattuali con le stesse (ad esempio effettui acquisti o sottoscriva abbonamenti o attivi servizi resi da una società controllata). La lista delle società controllate (autonome titolari del trattamento per le attività da esse svolte) è disponibile contattandoci ai recapiti indicati al punto 6 dell’informativa. Il trattamento ha come base giuridica il consenso. Potrà in ogni momento chiedere la cancellazione dell’account;
B.    al fine di farLa registrare all’area riservata del sito, riconoscerLa come cliente Professional e farLa di seguito accedere all’area riservata per usufruirne; il trattamento si fonda sulla seguente base giuridica: il consenso;
C.    per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria. Il trattamento è basato sulla seguente base giuridica: l’adempimento di obblighi di legge;
D.    per interessi legittimi quali quello di far valere o difendere un diritto di illycaffè; Il trattamento è basato sulla seguente base giuridica: il perseguimento di obblighi di legge.

3.    Obbligatorietà del conferimento
Il conferimento dei dati richiesti per le finalità di cui al punto 2(A) è facoltativo, tuttavia, senza fornire questi dati non Le sarà possibile creare un My account e accedere ai suoi benefici e inoltre accedere all’area riservata del sito e ai servizi dell’area privata stessa. Il consenso (che potrà sempre revocare in ogni caso contattandoci agli indirizzi indicati al punto 6) per le finalità di cui al punto 2(A) è facoltativo. Tuttavia, senza il consenso, non Le sarà possibile creare o mantenere un My Account, accedere ai suoi benefici, accedere all’area riservata del sito e ai servizi dell’area riservata stessa.  
Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2(B) della presente informativa ed il relativo consenso sono facoltativi e tuttavia il mancato conferimento e consenso (che potrà sempre revocare in ogni caso contattandoci agli indirizzi indicati al punto 6) comporteranno l’impossibilità di poter accedere all’area riservata del sito e accedere ai servizi dell’area privata stessa.
Il conferimento dei dati (anagrafici, indirizzo e altri dati richiesti in caso di contenzioso, necessità legali o richieste di esercizio dei diritti) conferiti nel form o richiesti anche in seguito è necessario per le finalità indicate al punto 2(C) e 2(D) della presente informativa, e il mancato conferimento potrà comportare l’impossibilità di creare o mantenere un My account, accedere ed eventualmente fruire dei servizi dei siti di illycaffè, accedere alla specifica area riservata e/o l’impossibilità di mantenere le credenziali di accesso una volta registrati.

4.    Categorie di destinatari dei dati
Per le finalità di cui al precedente punto 2(A), non comunicheremo i dati a terzi a meno che non sia previsto per appositi servizi, per cui Le saranno sottoposte specifiche condizioni e per cui Le verrà richiesto ove necessario un esplicito consenso, e salvo l’accesso ai dati da parte delle società controllate come indicato al punto 2(A).
Non comunicheremo i dati a terzi per le finalità di cui al punto 2(B).
Potremo comunicare i dati per le finalità di cui al punto 2(C) (comunicando i soli dati che si rendano necessari per il perseguimento di tali finalità) a: autorità giudiziarie, di polizia e di pubblica sicurezza e a enti pubblici (qualora sussista un obbligo a tale comunicazione). Potremo comunicare i dati per le finalità di cui al punto 2(D) (comunicando i soli dati che si rendano necessari per il perseguimento di tali finalità) a: autorità giudiziarie, di polizia tributaria e di pubblica sicurezza e a enti pubblici (qualora sussista un obbligo a tale comunicazione) non che a studi legali e consulenti legali e alle poste/spedizionieri (potendo esse vedere l’indirizzo per l’invio di eventuali comunicazioni scritte).Potranno poi conoscere i dati per nostro conto, ognuno per il suo ruolo, tutti i soggetti da noi delegati (addetti all’amministrazione e gestione dei clienti, addetti alle spedizioni anche esterni alla Società, addetti alla gestione del sito anche esterni alla Società, tecnici informatici anche esterni alla Società che possono in alcuni casi svolgere le funzioni di amministratori di sistema e sono in tal caso nominati tali, addetti alla gestione dei sistemi informativi che possono in alcuni casi svolgere le funzioni di amministratori di sistema e sono in tal caso nominati tali, addetti ai rapporti con il pubblico anche esterni alla Società, addetti del call center anche esterni alla Società, addetti dell’ufficio legale anche esterni alla Società, stagisti, liberi professionisti e consulenti/collaboratori anche esterni alla Società che agiscono sotto la diretta responsabilità della Società, quali ad esempio consulenti legali, collaboratori dei responsabili del trattamento dei dati) e I responsabili del trattamento dei dati (ad esempio società che svolgono attività strumentali a quelle di illycaffè S.p.A. quali ad esempio attività di imbustamento/spedizione o di call center, attività di gestione rapporti col pubblico, attività gestione dei sistemi informatici, attività di gestione del sito internet). Può sempre richiederci la lista dei responsabili del trattamento dei dati contattandoci agli indirizzi indicati al punto 6.

5.    Conservazione dei dati
I dati verranno conservati per tutto il periodo necessario al perseguimento delle finalità contenute in tale informativa. Il periodo di conservazione dei dati è il seguente:
- per gli obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie, i dati possono essere conservati per i periodi imposti da tali fonti normative;
- per le finalità di cui al punto 2(A), fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione dei dati o dell’account fatta salva la conservazione ai fini probatori per il periodo previsto dalla legge;
-  per le finalità di cui al punto2(B), fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione dei dati fatta salva la conservazione ai fini probatori per il periodo previsto dalla legge;
in ogni caso tutti i dati possono essere conservati per un periodo necessario per far valere o difendere un diritto della società in base alle normative italiane ed europee.

6.    Titolare del trattamento dei dati e Responsabile per la Protezione dei dati
Titolare del trattamento dei dati conferiti è illycaffè S.p.A. con sede in via Flavia 110 a Trieste nr. di telefono +39. 040.3890.111, nr. di fax +39.040.3890.490, e-mail infoprivacy@illy.com. È presente, inoltre, un Responsabile per la Protezione dei dati reperibile alla e-mail dpo@illy.com e agli indirizzi della Società.

7.    Diritti
La informiamo che il GDPR prevede che Lei possa chiederci (contattandoci ai recapiti indicati al punto 6) l’accesso ai dati personali e la rettifica dei dati, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguarda, la portabilità dei dati; può inoltre avere la possibilità, sempre contattandoci, di opporsi al trattamento dei dati e di esercitare gli altri diritti contenuti nel capo 3 sezione 1 del GDPR, tra cui si cita quello  di revocare il consenso, ove previsto: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca.

8.    Reclami
Laddove Lei ritenga che i suoi diritti siano stati violati, può sempre proporre reclamo all’Autorità Garante della Protezione dei dati personali italiana i cui riferimenti sono reperibili sul sito www.garanteprivacy.it.

9.    Modalità di trattamento
La informiamo pertanto che tali dati verranno da noi trattati in modalità manuale, cartacea informatica o telematica (trattando e conservando pertanto i dati sia su supporto cartaceo che informatico) e protetti con sistemi di protezione atti alla tutela della riservatezza. Tutti i dati di cui sopra verranno conservati e trattati nel pieno rispetto della riservatezza in ottemperanza a tutte le norme vigenti (e quindi nel rispetto anche dei principi di correttezza, liceità e trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti) e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa. Sui dati saranno compiute le sole operazioni necessarie al perseguimento delle finalità indicate in tale informativa. I dati saranno conservati presso illycaffè S.p.A. e presso i responsabili del trattamento nominati da illycaffè S.p.A. (oltre che presso terzi a cui i dati vengano comunicati come specificato nella presente informativa). I dati saranno organizzati anche in banche dati - data base anche informatici.

10.    Accesso ai collaboratori
Qualora decidesse di consentire l’accesso ai suoi collaboratori attraverso l’apposita funzione di condivisione, si impegna a informare il collaboratore della comunicazione della e-mail del collaboratore stesso a illycaffè affinché illycaffè possa inviare una mail contenente il link per registrarsi a sua volta, ottenendone il consenso ed informandolo altresì di tutto quanto contenuto nella presente informativa nonché della facoltatività del conferimento.

11.    Trasferimento dei dati al di fuori della Unione Europea
11.1 In caso di accesso ai servizi forniti da illy caffè North America INC, illycaffè UK Ld e illycaffè Sud America Comercio, Exportação e Importação Ltda, i dati del My account potranno essere visti da remoto anche da tali società (per le finalità indicate al punto 2(A) e quindi da stati extra UE (Usa, Brasile e Regno Unito). Il tutto avverrà sia in  quanto necessario per la conclusione o l'esecuzione di un contratto stipulato tra il titolare del trattamento e un'altra persona fisica o giuridica a favore dell'interessato, sia in base a delle clausole contrattuali standard indicate dalla Commissione Europea e/o dall’Autorità di controllo competente e previste dal GDPR (art. 46, par. 2, lett. c) a garanzia del trasferimento (la cui copia è disponibile contattandoci ai recapiti indicati al punto 6) laddove nei paesi indicati non vi sia una apposita decisione di adeguatezza per la quale lo stato extra UE sia ritenuto fornire le stesse garanzie previste dal diritto europeo.
11.2 Inoltre, solo per esigenze di assistenza tecnica, i dati potranno essere inviati a società che operano fuori della unione Europea che sono appositamente nominate responsabili del trattamento dei dati impegnandosi a rispettare tutte le prescrizioni di cui alla normativa europea, anche sottoscrivendo le apposite Clausole Contrattuali indicate dalla Commissione Europea e/o dall’Autorità di controllo competente e previste dal GDPR (art. 46, par. 2, lett. c), la cui copia è disponibile contattandoci ai recapiti indicati al punto 6, laddove nei paesi indicati non vi sia una apposita decisione di adeguatezza per la quale lo stato extra UE sia ritenuto fornire le stesse garanzie previste dal diritto europeo; i dati sono solo una copia di quelli contenuti nei server europei e la copia degli stessi è sempre reperibile quindi presso illycaffè S.p.A.

Informativa aggiornata al 03/05/2022. Tale aggiornamento è effettuato all’interno di una politica di costante revisione delle informative. Le versioni delle precedenti informative sono reperibili rivolgendosi al Titolare del trattamento dei dati (infoprivacy@illy.com).