Informativa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale vigente in Italia (D.Lgs.196/03)

1.    Informazioni generali
Tale informativa costituisce informativa completa resa dal titolare del trattamento, illycaffè S.p.A. (di seguito anche per prevista “Società” o “illycaffè”) per gli impianti di videosorveglianza ubicati presso gli uffici di illycaffè a Milano in via Puccini 3.

2.    Finalità e base giuridica
I dati potranno essere trattati da illycaffè S.p.A.:
A.    per interessi legittimi quali quelli che consistono nella possibilità di protezione delle persone, della proprietà o del patrimonio aziendale; il trattamento potrà avvenire anche da remoto dalla sede di illycaffè a Trieste. Il trattamento si fonda sulla seguente base giuridica: il perseguimento di legittimi interessi;
B.    per un interesse legittimo quale quello di agevolare in sede di giudizio civile o penale, l’eventuale esercizio del diritto di difesa sulla base di immagini utili in caso di fatti illeciti; il trattamento si fonda sulla seguente base giuridica: perseguimento di legittimi interessi;
C.    per adempiere agli obblighi di legge (base giuridica adempimento obblighi di legge.

3.    Obbligatorietà del conferimento
Il conferimento dei dati per le finalità indicate è necessario per accedere agli uffici di illycaffè e quindi senza il conferimento Lei non potrà accedere agli uffici in cui è presente l’impianto o circolare nelle aree soggette a ripresa.

4.    Categorie di destinatari dei dati
I dati potranno pertanto essere comunicati da illycaffè alle autorità competenti (es. autorità giudiziarie e di polizia) e a avvocati/legali e potranno inoltre avere conoscenza dei dati per conto di illycaffè, ognuno per il suo ruolo, tutti i soggetti delegati dalla Società (addetti alla sicurezza sussidiaria anche esterni alla illycaffè, guardie particolari giurate anche esterne alla illycaffè, addetti ai servizi comuni, addetti all’ufficio legale anche esterni alla illycaffè, collaboratori del responsabile del trattamento, addetti alla manutenzione e gestione delle componenti software e hardware degli impianti anche esterni alla illycaffè che possono anche svolgere funzioni di amministratori di sistema e sono in tal caso nominati, collaboratori dei responsabili del trattamento) e i responsabili del trattamento (es. società di vigilanza). La lista dei responsabili del trattamento dei dati è sempre reperibile rivolgendosi illycaffè agli indirizzi indicati al punto 6.

5.    Conservazione dei dati
I dati verranno conservati per tutto il periodo necessario al perseguimento delle finalità contenute in tale informativa. Il periodo di conservazione dei dati è il seguente:
- per gli obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie, i dati possono essere conservati per i periodi imposti da tali fonti normative;
- per la finalità di cui al punto 2 (A), i dati verranno conservati per un massimo di 24 ore salvo un periodo più lungo di conservazione in caso di chiusure, richiesta delle Autorità competenti o necessità probatorie;
in ogni caso tutti i dati possono essere conservati per un periodo necessario per far valere o difendere un diritto della società in base alle normative italiane ed europee.

6.    Titolare del trattamento dei dati e Responsabile per la Protezione dei dati
Titolare del trattamento dei dati conferiti è illycaffè S.p.A. con sede in via Flavia 110 a Trieste nr. di telefono +39. 040.3890.111, nr. di fax +39.040.3890.490, e-mail infoprivacy@illy.com. È presente, inoltre, un Responsabile per la Protezione dei dati reperibile alla e-mail dpo@illy.com e agli indirizzi della società.

7.    Diritti
La informiamo che il GDPR prevede che Lei possa chiedere a illycaffè, contattando la stessa ai recapiti indicati al punto 6, l’accesso ai dati personali e la rettifica dei dati, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguarda, la portabilità dei dati; può inoltre avere la possibilità, sempre contattando illycaffè, di opporsi al trattamento dei dati e di esercitare gli altri diritti contenuti nel capo 3 sezione 1 del GDPR, tra cui si cita quello  di revocare il consenso, ove previsto: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca.

8.    Reclami
Laddove Lei ritenga che i suoi diritti siano stati violati, può sempre proporre reclamo all’Autorità Garante della Protezione dei dati personali italiana i cui riferimenti sono reperibili sul sito www.garanteprivacy.it. 

9.    Modalità di trattamento
I dati potranno essere trattati dalla Società in modalità cartacea, manuale, informatica e telematica (conservando e trattando pertanto i dati sia su supporto cartaceo che informatico). Tutti i dati di cui all’oggetto saranno conservati e trattati dalla Società, adottando tutte le misure necessarie alla loro protezione, in conformità a tutte le vigenti normative (e quindi nel rispetto anche dei principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti) e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa. Sui dati saranno compiute le sole operazioni necessarie al perseguimento delle finalità indicate in tale informativa. I dati saranno conservati, per quanto riguarda la Società, presso le sedi della Società e presso i responsabili del trattamento nominati dalla Società (oltre che presso i terzi indicati in tale informativa a cui i dati vengono comunicati e che li trattano in qualità di titolari autonomi). I dati saranno organizzati anche in banche dati - data base anche informatici.

Informativa aggiornata al 15/04/2022.


Privacy policy pursuant to Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and national legislation in force in Italy (D.Lgs. 196/03) Milan offices

1.    General information
This policy privacy constitutes full information provided by the data controller, illycaffè S.p.A. (hereinafter also referred to as the "Company" or "illycaffè") for the video surveillance systems located at the illycaffè offices in Milan, via Puccini 3.

2.    Purposes ad legal basis
The data can be processed by illycaffè S.p.A.:
A.    for legitimate interests that consist in the possibility of protecting persons, property or assets of the Company; the processing is based on the following legal basis: the pursuit of legitimate interests; the data processing may also be carried out remotely from illycaffè's head office in Trieste
B.    for a legitimate interest such as facilitating in civil or criminal proceedings, the exercise of the right of defense based on images useful in case of unlawful facts; the processing is based on the following legal basis: the pursuit of legitimate interests;
C.    to be compliant with the requirements pursuant to the legislation in force, regulations or EU regulations. The processing is based on the following legal bases: the fulfillment of legal obligations.

3.    Mandatory provision of data
The provision of data for the purposes indicated is necessary in order to access illycaffè's offices and therefore without it you will not be able to access the offices where the video surveillance system is located or circulate in the areas subject to filming.

4.    Data addressee categories
Data may therefore be communicated to the competent authorities by illycaffè (e.g. judicial authorities and police) and to lawyers. The data may be disclosed on behalf of illycaffè, each for own role, to all subjects delegated by illycaffè (subsidiary security staff also external to illycaffè, security guards also external to illycaffè, staff providing common services, legal office staff also external to illycaffè, staff of Data Processors, staff involved in the maintenance and management of software and hardware components of the systems also external to illycaffè which can also act as system administrators and are appointed as such in this case) and to Data Processors (such as security company). The list of Data Processors is always available by contacting illycaffè at the addresses indicated in point 6.

5.    Data retention
Data will be retained by illycaffè for the entire period necessary for the pursuit of the purposes contained in this information. The data retention period is as follows:
- for legal obligations, regulations and community regulations, data may be retained for the periods imposed by these regulatory sources;
- for the purpose indicated in point 2(A), the data will be retained for a maximum of 24 hours unless a longer retention period applies in the event of closures, request by the authorities or evidential needs;
in any case, all data may be retained for a period necessary to assert or defend a company right according to Italian and European regulations.

6.    Data Controller and Data Protection Officer
The Data Controller is illycaffè S.p.A., having its registered office in via Flavia 110, Trieste, phone number +39.040.3890.111, fax number +39.040.3890.490, e-mail: infoprivacy@illy.com. There is also a Data Protection Officer available at the email address dpo@illy.com and at the addresses of the Company.

7.    Rights
Please note that the GDPR provides that you may request (by contacting illycaffè at the contact details set out in point 6) access to and rectification of your personal data, erasure of your data or limitation of the processing concerning you, data portability; you may also have the opportunity, again by contacting illycaffè, to oppose the processing of your data and to exercise the other rights contained in Chapter 3 Section 1 of the GDPR, including the right to withdraw consent, where applicable: the withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of the processing based on the consent given before the withdrawal.

8.    Complaints
If you consider that the processing of your personal data is in violation of the GDPR and Nationals privacy regulations, you can  always address a complaint to the Italian Data Protection Authority whose contacts are available on the website www.garanteprivacy.it.

9.    Processing procedures
Data may be processed on paper, manually, with IT and electronic means (therefore, illycaffè may file data both on paper and IT support). illycaffè has implemented safety measures to prevent any data loss, illegal use of data, misuse or unauthorised access. Data will be retained and processed by illycaffè in compliance with its confidentiality requirements and with the applicable local provisions in the different states in which illycaffè has its offices (in compliance with the principles of fairness, lawfulness, transparency, and protection of the confidentiality and the rights of those concerned) strictly in line with the aims set forth in this privacy policy. Data will be processed by illycaffè exclusively to achieve the aims set forth in this privacy policy. Data will be filed at illycaffè S.p.A. offices and at the appointed data processors (as well as third parties who receive data as specified in point 4 of this privacy policy). Data will be entered in databases, including IT databases.

Privacy policy updated to 15th April 2022.