INFORMATIVA PER RACCOLTA DATI PRESSO ILLY SHOP_ILLY CAFFÈ (FINALITÀ AMMINISTRATIVE)
 

Informativa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale vigente

 

1.   Informazioni generali

illycaffé S.p.A. (di seguito denominata anche per brevità “illycaffè” o “Società”), con sede in via Flavia 110, Trieste, Codice fiscale Partita iva e iscr. reg. imprese Trieste n. 00055180327 comunica che tratterà alcuni dati personali di Lei/della società/impresa da Lei rappresentata (in qualità di cliente e denominato di seguito per brevità anche “cliente” o “interessato”) necessari al perseguimento delle finalità elencate nella presente informativa. Saranno richiesti e trattati solo i dati necessari al perseguimento delle finalità elencate nella presente informativa. I dati sono reperiti presso l’interessato, presso terzi (nei casi indicati al punto 2 della presente informativa) o sono frutto di elaborazioni illycaffè.

2.   Finalità e base giuridica

I dati potranno essere trattati da illycaffè:

per finalità amministrativo contabili comprensive delle pratiche necessarie per la gestione del Tax Free Refund (il trattamento si fonda sulla seguente base giuridica: la necessità del trattamento per l’esecuzione di un contratto), per adempiere ad obblighi previsti dalla legge da un regolamento o dalla normativa comunitaria (il trattamento si fonda sulla seguente base giuridica: l’adempimento di obblighi di legge)) e per interessi legittimi quali quello di far valere o difendere un diritto di illycaffè S.p.A. (il trattamento si fonda sulla seguente base giuridica).

Alcuni dati (partita iva, ragione sociale, indirizzo) potranno essere reperiti anche presso pubblici registri e società di informazioni commerciali qualora illycaffè non fosse in possesso di uno di tali dati essenziali per il contratto o qualora illycaffè volesse verificare la correttezza dei dati.

3.   Obbligatorietà del conferimento

Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2 della presente informativa è necessario e il mancato conferimento potrebbe comportare l'impossibilità per illycaffè di dare esecuzione al contratto o proseguire nel rapporto contrattuale. Qualora siano richiesti dati per altri scopi verrà informato delle nuove finalità e delle conseguenze del mancato conferimento. Tali eventuali nuove finalità saranno ovviamente sottoposte a Suo specifico nuovo e libero consenso qualora sia previsto.

4.   Categorie di destinatari dei dati

Fatte salve eventuali ulteriori comunicazioni che si rendessero necessarie ai fini legali e fiscali, i dati potranno essere comunicati da illycaffè per le finalità di cui al punto 2 della presente informativa a: poste vettori e spedizionieri (per eventuali comunicazioni),  enti e organi pubblici o forze di polizia (in caso di richieste motivate o previsione di legge), consulenti esterni (es. legali), società di revisione contabile o singoli revisori (laddove non nominate/nominati responsabili del trattamento), a società di informazioni commerciali per la verifica della correttezza dei dati come specificato al punto 2 dell’informativa.

Si rammenta che illycaffè comunicherà i soli dati indispensabili al perseguimento di ogni singola finalità.

Potranno inoltre avere conoscenza dei dati per conto di illycaffè, ognuno per il suo ruolo, tutti i soggetti delegati dalla Società (addetti alle attività dell’illy Shop e/o dell’illy Caffè anche esterni alla Società, addetti del settore amministrativo, legale e logistico- anche quindi addetti all’imbustamento e alle spedizioni-anche esterni alla Società, quadri, dirigenti, membri del CdA e del collegio sindacale, addetti dei sistemi informativi che possono anche svolgere funzioni di amministratori di sistema e sono il tal caso nominati tali, addetti ai rapporti con la clientela, addetti al call center, consulenti anche esterni alla Società -es. consulenti qualità-certificazioni, tecnici informatici anche esterni alla Società che possono anche svolgere funzioni di amministratori di sistema e sono il tal caso nominati tali, legali, fiscali-, stagisti, internal auditor, collaboratori dei responsabili del trattamento) e responsabili del trattamento (es. società di imbustamento e spedizione, società-studi esterni e professionisti che svolgono attività funzionali e di ausilio a quelle di illycaffè- es. contabilità, revisione contabile, consulenza- outsourcer informatici che possono anche ospitare server illycaffè, società di call center, società che si occupano delle pratiche relative al Tax Free Refund). La lista dei responsabili del trattamento dei dati è sempre reperibile rivolgendosi al Titolare del trattamento agli indirizzi indicati al punto 6.

5.   Conservazione dei dati

I dati verranno conservati per tutto il periodo necessario al perseguimento delle finalità contenute in tale informativa. Il periodo di conservazione dei dati è il seguente:

-       per gli obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie, i dati possono essere conservati per i periodi imposti da tali fonti normative;

-       per le finalità contrattuali fino alla cessazione del rapporto e anche in seguito alla cessazione per il periodo determinato dalle normative italiane ed europee, anche in materia fiscale;

in ogni caso tutti i dati possono essere conservati per un periodo necessario per far valere o difendere un diritto della società in base alle normative italiane ed europee.

6.   Titolare del trattamento dei dati e Responsabile per la Protezione dei dati

Titolare del trattamento dei dati conferiti è illycaffè S.p.A. con sede in via Flavia 110 a Trieste nr. di telefono +39. 040.3890.111, nr. di fax +39.040.3890.490, e-mail infoprivacy@illy.com. È presente inoltre un Responsabile per la Protezione dei dati reperibile alla e-mail dpo@illy.com e agli indirizzi della società.

7.   Diritti

La informiamo che il GDPR prevede la possibilità per l’interessato di chiedere al Titolare del trattamento (ai recapiti sopra indicati) l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre ad esercitare il diritto alla portabilità dei dati, nonché altri diritti contenuti nel capo 3 del GDPR tra cui quello di revocare il consenso, ove previsto: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca.

8.   Reclami

L’interessato può sempre proporre reclamo all’Autorità Garante della Protezione dei dai personali italiana i cui riferimenti sono reperibili sul sito www.garanteprivacy.it.

9.   Modalità di trattamento

I dati potranno essere trattati dalla Società in modalità cartacea, manuale, informatica e telematica (conservando e trattando pertanto i dati sia su supporto cartaceo che informatico). Tutti i dati di cui all’oggetto saranno conservati e trattati dalla Società, adottando tutte le misure necessarie alla loro protezione, in conformità a tutte le vigenti normative (e quindi nel rispetto anche dei principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti) e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa. Sui dati saranno compiute le sole operazioni necessarie al perseguimento delle finalità indicate in tale informativa. I dati saranno conservati, per quanto riguarda la Società, presso le sedi della Società e presso i responsabili del trattamento nominati dalla Società (oltre che presso i terzi indicati in tale informativa a cui i dati vengono comunicati e che li trattano in qualità di titolari autonomi). I dati saranno organizzati anche in banche dati - data base anche informatici.

 

Informativa aggiornata al 28/10/2020. Tale aggiornamento è effettuato all’interno di una politica di costante revisione delle informative. Le versioni delle precedenti informative sono reperibili rivolgendosi al Titolare del trattamento dei dati (e-mail: dpo@illy.com).

 

Privacy policy pursuant to Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and national legislation in force

1.   General information

illycaffè S.p.A. (hereinafter also referred to "illycaffè” or "Company") having its registered offices at Via Flavia 110, Trieste, Italy, Register of Companies of Trieste - registration number and VAT code IT00055180327 informs you that it will process some personal data of you/of a firm/company represented by you (as a customer, hereinafter also referred to “customer” or “data subject”) instrumental to achieve the purposes of this privacy policy. illycaffè may only require and process data which are instrumental to achieve the purposes of this privacy policy. The data are collected from the data subject, from third parties (in the cases specified in point 2 of this privacy policy) or as a result of processing by illycaffè.

2.   Purposes and legal basis

The data can be processed by illycaffè:

for administrative and accounting purposes (including the practices necessary for the management of the Tax Free Refund (the processing is based on the following legal basis: the necessity of the processing for the execution of a contract), to be compliant with the requirements pursuant to the legislation in force, regulations or EU regulations (the processing is based on the following legal basis: the fulfillment of legal obligations) and for legitimate interests such as to assert or defend the rights of the Company

Some data (VAT number, Company name, address) may also be collected in public records and business information companies if illycaffé is not in possession of any of these data essential to the contract or if illycaffé want to verify the correctness of data.

3.   Mandatory provision of data

The provision of data requested for the purposes under point 2 of this privacy policy is necessary and the lack of them could make it impossible for illycaffè to execute the contract or continue the contractual relationship. If other data are required for other purposes you will be informed of the new purposes and consequences of failure to provide them. Any such new purposes will of course be subject to your specific new and free consent if it is expected.

4.   Data addressee categories

Without prejudice to any further communications that may be necessary for legal and fiscal purposes, the data may be communicated by illycaffè for the purposes under point 2 of this privacy policy to: postal carriers and freight forwarders (for any communication), to organizations and public bodies or police forces (in the case of justified claims or provision of law), external consultants (e.g. legal), to audit firms or individual auditors (if not appointed as Data Processor), to business information companies to verify the correctness of the data as specified in point 2 of the privacy policy.

Please note that illycaffé can communicate data which are instrumental to achieve each purpose.

The data may be disclosed on behalf of illycaffè, each for own role, to all subjects delegated by illycaffè (illy Shop and/or illy Caffè staff also external to the Company, administrative/legal and logistic staff- also envelope filling and mailing staff also external to the Company, executives, managers, members of the Board of Directors and the Board of Auditors, IT staff that can also carry out tasks of system administrators, being appointed as such in this case, customer service staff, call center staff, advisors also external to the Company- e.g. quality consultants/certifications, IT technicians that can also carry out tasks of system administrators being appointed as such in this case, lawyers, tax consultants – trainees, internal auditor, staff of the data processors) and to data processors (such as enveloping and shipping companies, more in general company-external studies and professionals performing instrumental activities to those of illycaffè such as accounting, audit, consulting - IT outsourcers that can also host illycaffé server, call center companies, companies involved in the practices related to Tax Free Refund). The list of Data Processors is always available by contacting the Data Controller at the addresses indicated in point 6.

5.   Data retention

Data will be retained by illycaffè for the entire period necessary for the pursuit of the purposes contained in this information. The data retention period is as follows:

-       for legal obligations, regulations and community regulations, data may be retained for the periods imposed by these regulatory sources;

-       for contractual purposes until the end of the relationship and following the end for the period determined by Italian and European regulations, including in tax matters;

in any case, all data may be retained for a period necessary to assert or defend a company right according to Italian and European regulations.

6.   Data Controller and Data Protection Officer

The Data Controller is illycaffè S.p.A., having its registered office in via Flavia 110, Trieste, phone number +39.040.3890.111, fax number +39.040.3890.490, e-mail: infoprivacy@illy.com. There is also a Data Protection Officer available at the email address dpo@illy.com and at the addresses of the Company.

7.   Rights

We inform you that the GDPR provides the possibility for the data subject to ask the Data Controller (at the above addresses) to access personal data and to correct or cancel them or limit their processing or to oppose their processing, in addition to exercising the right to data portability, as well as other rights contained in Chapter 3 of the GDPR including the revocation of consent, where provided: the withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing based on consent given before revocation.

8.   Complaints

The data subject can always lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority, whose references can be found on the website www.garanteprivacy.it.

9.   Processing procedures

Data may be processed on paper, manually, with IT and electronic means (therefore, illycaffè may file data both on paper and IT support). illycaffè has implemented safety measures to prevent any data loss, illegal use of data, misuse or unauthorised access. Data will be retained and processed by illycaffè in compliance with its confidentiality requirements and with the applicable local provisions in the different states in which illycaffè has its offices (in compliance with the principles of fairness, lawfulness, transparency, and protection of the confidentiality and the rights of those concerned) strictly in line with the aims set forth in this privacy policy. Data will be processed by illycaffè exclusively to achieve the aims set forth in this privacy policy. Data will be filed at illycaffè S.p.A. offices and at the appointed data processors (as well as third parties who receive data as specified in point 4 of this privacy policy). Data will be entered in databases, including IT databases.

 

This privacy policy is updated as at 10/28/2020. Such update is carried out inside of policy of constant review of the informative ones. The versions of the previous policy statements are available writing to Data Controller (e-mail dpo@illy.com).