Nota informativa en cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679, en adelante también RGDP,  de la Ley orgánica  3/2018 y de la Ley italiana sobre la protección de datos

1.   Información general

La sociedad infrascrita (illycaffè S.p.A, en adelante también simplemente “Sociedad”) comunica la información sobre el tratamiento de sus datos/de los datos que estarán en posesión de la Sociedad.

2.   Finalidades y base jurídica

Los datos podrán ser tratados por la Sociedad:

A.     para inscribirse en el programa ILLY LOVERS de conformidad con las condiciones generales de afiliación y beneficiarse de las ventajas asociadas; la base jurídica del tratamiento es la necesidad del tratamiento para la ejecución de un contrato en el que el interesado sea parte;

B.     con el fin de efectuar de Italia comunicaciones publicitarias/informativas sobre productos-servicios-iniciativas de la Sociedad y de sus socios y con el fin de efectuar estudios de mercado y/o entrevistas de evaluación de los productos-servicios de la Sociedad, todo ello por parte de illycaffè en los números de teléfono (y, por consiguiente, también mediante SMS/MMS) y  direcciones postales (incluyéndose la dirección de correo electrónico en la que recibir los boletines informativos periódicos) por Ud. indicados (se recuerda que el envío de correos electrónicos y SMS/MMS se puede efectuar de una forma electrónica con la ayuda de herramientas automatizadas); el consentimiento para dichas finalidades se puede revocar libremente siempre escribiendo a la sociedad a las direcciones indicadas; la base jurídica del tratamiento es el consentimiento;

C.     con el fin de crear, en base a las informaciones del usuario en posesión de illycaffè, un perfil del usuario que incluya el estudio de hábitos y elecciones de consumo que se derive también del análisis de las elecciones de los productos, dirigido a desarrollar actividades específicas de marketing, promoción, venta directa y comunicaciones comerciales por parte de illycaffè S.p.A., conforme a las exigencias específicas del usuario mismo derivadas de su perfil y dirigido también a analizar las elecciones y hábitos de consumo de clientes de productos illycaffè. El tratamiento para tal finalidad se llevará a cabo también en bases de datos de forma automatizada. Podrá ser creado tanto un perfil de cada usuario como de clases homogéneas de usuarios. Podrán ser además efectuadas asociaciones y comparaciones de datos que también provengan de diferentes bases de datos de los socios de illycaffè (sociedades vinculadas, controladas y que controlan illycaffè S.p.A. residentes en la Unión Europea y sociedades vinculadas, controladas del Gruppo illy S.p.A. residentes en la Unión Europea). Las actividades de marketing, promoción, comunicación comercial y venta directa serán llevadas a cabo solo si el usuario ha dado su consentimiento a este tratamiento; la base jurídica del tratamiento es el consentimiento;

D.    para cumplir obligaciones legales, reglamentos y normativas comunitarias; la base jurídica del tratamiento es el cumplimiento de las obligaciones legales;

E.     para ejercer o defender un derecho de la Sociedad y, por consiguiente, por un interés legítimo de dicha sociedad; la base jurídica del tratamiento es la búsqueda de intereses legítimos.

3.   Comunicación obligatoria de los datos

La comunicación de los datos solicitados se requiere para las finalidades contempladas en los puntos 2(A), 2(D) y 2 (E), por consiguiente, la denegación a facilitarlos, total o parcialmente, podrá impedir la posibilidad de suscribirse a ILLY LOVERS. La comunicación de los datos solicitados para las finalidades contempladas en el punto 2(B) es facultativa al igual que el relativo consentimiento (también siempre revocable al dirigirse al responsable del tratamiento) y la no comunicación y no consentimiento no comportan consecuencias a parte de la no poder efectuar las actividades contempladas en el punto 2(B) o no poder efectuarlas en las direcciones no comunicadas. El consentimiento y la concesión de datos para las finalidades contempladas en el punto 2(C) son absolutamente opcionales y la única consecuencia de la falta de concesión y consentimiento será, por lo tanto, que el Usuario no estará sujeto a las actividades indicadas en este punto 2(C).

4.   Categorías de destinatarios de los datos

Sin perjuicio de otras comunicaciones (de las que se le informará en caso de no conocer dichas comunicaciones), necesarias para cumplir obligaciones legales y contractuales, los datos recogidos y procesados podrán ser comunicados por la Sociedad para las finalidades previstas en el punto 2(A) a: entidades públicas, , correos - mensajería (comunicando los datos necesarios para enviar posibles comunicaciones), sociedades de consultoría; para las finalidades contempladas en el punto 2(B), los datos se podrán comunicar a transportistas/fletadores en caso de envío de material/comunicaciones impresas; para las finalidades contempladas en el punto 2(C), los datos no serán comunicados a terceros; para las finalidades contempladas en los puntos 2(D) y 2(E), los datos se podrán comunicar a profesionales (ej. abogados), autoridades judiciales y órganos de policía y vigilancia, entidades públicas, correos-mensajería (comunicando los datos necesarios para enviar posibles comunicaciones). Podrán conocer los datos los sujetos específicamente delegados por la sociedad al tratamiento (empleados del sector administrativo/legal técnico-informático y logístico también externos de la sociedad, empleados del sector de marketing también externos de la sociedad, miembros de los órganos de la sociedad, encargados de las relaciones con los clientes también externos de la sociedad, consultores también externos de la sociedad -ej. consultores calidad/certificaciones, consultores informáticos, asesores legales-, personal en prácticas, auditores internos, colaboradores de los encargados del tratamiento) y encargados del tratamiento de los datos (ej. Sociedades/consultores que desarrollan actividades auxiliares a las de la sociedad, tales como, sociedades de marketing y comunicación, sociedades de logística, sociedades de externalización informática) también nombrados por la Sociedad y cuya lista puede obtenerse dirigiéndose al responsable del tratamiento de datos a los contactos indicados en el punto 6.

5.   Conservación de los datos

Los datos podrán ser conservados y tratados por la Sociedad a lo largo de todo el periodo necesario para cumplir las finalidades contenidas en dicha nota informativa. El periodo de conservación de los datos es el siguiente:

-     para las obligaciones legales, reglamentos y normativas comunitarias, los datos se podrán conservar durante los periodos impuestos por dichas fuentes de derecho;

-     para los fines descritos en el punto 2(A) los datos podrán conservarse en los términos establecidos por la ley o hasta su eventual retirada del programa ILLY LOVERS, a reserva de su conservación en los términos de la ley;

-     para los fines descritos en el punto 2(B), los datos podrán conservarse hasta la retirada del consentimiento o a la solicitud de cancelación sin perjuicio de la retención de acuerdo con la ley para demostrar el consentimiento previamente otorgado;

-     para los fines descritos en el punto 2(C), los datos podrán conservarse hasta la retirada del consentimiento o a la solicitud de cancelación o como máximo durante 12 meses desde su registro, sin perjuicio de la transformación real en forma anónima que no permite, ni siquiera indirectamente o vinculando otras bases de datos, identificar a las partes, y sin perjuicio de la retención de acuerdo con la ley para demostrar el consentimiento previamente otorgado;

de todas formas, todos los datos se podrán conservar durante un periodo necesario para ejercer o defender un derecho de la sociedad según las normativas españolas, italianas y europeas.

6.   Responsable del tratamiento de los datos y Responsable de la protección de datos

El responsable del tratamiento de los datos comunicados es illycaffè S.p.A. contactable en España en illycaffè S.p.A. sucursal en Espaňa, C/ Pere IV, 397/401, Navi 7-8, 08020 - Barcelona, Teléfono: +34 933034050 e-mail: illy.iberica@illy.com. In Italia para las finalidades de los puntos 2(B) y 2(C), también hay un responsable de la protección de datos disponible en la dirección de correo electrónico dpo@illy.com y a las direcciones de la empresa in Italia (vía Flavia 110 Trieste tel. +39 (0)40 38 90 111, fax +39 (0)40 38 90 490).

7.   Derechos

Le informamos que el RGPD contempla la posibilidad para el interesado de solicitar al responsable del tratamiento (en las direcciones antes indicadas) el acceso a los datos personales y la rectificación o la cancelación de éstos o la limitación del tratamiento sobre él u oponerse al tratamientos de dichos datos, junto al derecho de la portabilidad de los datos con todos los otros derechos contenidos en el capítulo 3 del RGPD, entre los cuales el de la revocación del consentimiento, cuando así se contemple: la revocación del consentimiento no perjudica la licitud del tratamiento basada en el consentimiento otorgado antes de la revocación.

8.   Reclamaciones

El interesado puede presentar también una reclamación ante la autoridad de control española cuyas referencias pueden hallarse en el sitio www.agpd.es y ante la autoridad de control italiana cuyas referencias pueden hallarse en el sitio www.garanteprivacy.it.

9.    Perfilado

El tratamiento de datos para los fines mencionados en el punto 2(C) de esta política de privacidad se puede considerar como un perfil. La elaboración de perfiles se basa en la evaluación y el análisis de los datos de los clientes para comprender mejor los hábitos de consumo y orientar las compras mediante comunicaciones específicas. Los datos son extraídos y procesados a través de software que crea un perfil de consumo que consiste en la indicación de las acciones llevadas a cabo (adhesión a un evento, accesiones a iniciativas particulares, compra de productos específicos) y en el análisis de características particulares que permiten una mejor comprensión de la categoría del cliente (ej. edad). Este procesamiento, sin embargo, no constituye un riesgo particular para el sujeto de los datos considerado el tipo de perfil básico que no requiere datos de una naturaleza particularmente delicada o que permite la reconstrucción detallada de aspectos particularmente reservados de la vida privada. Además, no se producen sobre la base del perfil, los efectos jurídicos que afectan al interesado o que afectan significativamente a su persona, ya que no se toma una decisión sobre la base del procesamiento automatizado. Sin embargo, todo está siempre filtrado por sujetos físicos que analizan los datos. El interesado siempre tiene el derecho de obtener intervención humana, expresar su opinión, obtener una explicación de la decisión obtenida y oponerse a la decisión. El perfilado se realiza en Italia.

10.   Modalidades

Los datos podrán ser tratados por illycaffè tanto en modalidad papel, manual como en modalidad informática y telemática (conservando y tratando por tanto los datos la Sociedad, tanto en soporte papel como en soporte informático). La Sociedad observa medidas de seguridad específicas para evitar la pérdida de datos, el uso ilícito o incorrecto y el acceso no autorizado. Los datos serán tratados y conservados por La Sociedad en el pleno respeto de la confidencialidad.

Nota informativa actualizada al 28/10/2020.

 

Privacy policy pursuant to Regulation (EU) 2016/679, hereinafter also referred to as GDPR, Spanish law (Ley orgánica  3/2018) and Italian Data Protection Law (Legislative Decree 196/03)

 

1.   General information

illycaffè S.p.A. - hereinafter also referred to as "illycaffè" or “Company” - hereby communicate the information relating to the processing of your data.

2.   Purposes and legal basis

The data may be processed by the company for the following purposes

A.   to enroll you in the ILLY LOVERS program as per the General Membership Conditions and to let you enjoy the dedicated benefits. The legal basis is the necessity of the processing for the performance of a contract to which the data subject is a party;

B.   to carry out advertising communications/information on products/services-initiatives of the Company and its partners and to carry out market research and/or surveys to evaluate the products/services of the Company and its partners, all from the Company to the telephone numbers (and therefore also by SMS/MMS) and postal addresses (including the e-mail address through which you can receive periodic newsletters) indicated (we remind you that e-mails and SMS/MMS can also be sent electronically using automated systems); consent for such purposes is always freely revocable at any time by contacting the company at the addresses indicated; the legal basis of the processing is consent;

C.   to create a user target (targeting), based on the information collected by illycaffè about the user, including the analysis of his/her trends and consumption habits, themselves based on an examination of his/her product choices. The purpose of this targeting is to allow illycaffè S.p.A. to propose marketing offers, promotions, direct sales and commercial communications that meet the specific expectations of the user, exploiting the information that emerges from his/her profile. More generally, this information will be used to analyze the choices and consumption habits of illycaffè customers. For these purposes, the data will also be processed automatically in databases. The target created may be either an individual target corresponding to a given user or a collective target representing a homogeneous category of users. Furthermore, data may be compiled and compared, even if it comes from the various databases of illycaffè partners (subsidiaries or affiliates companies of illycaffè S.p.A. resident in the European Union and subsidiaries or affiliates companies of Gruppo illy S.p.A. resident in the Union European). Marketing, promotion, commercial communication and direct sales activities will be carried out exclusively in cases where the user has authorized the processing of his/her data for the purposes set out in this point; the legal basis of the processing is consent;

D.  to comply with legal obligations, regulations and EU rules (the legal basis of the processing operation is compliance with a legal obligation);

E.   to invoke or defend a right of illycaffè and thus for a legitimate interest of illycaffè (the legal basis of the processing operation is the pursuit of legitimate interests of Data Controller).

3.   Mandatory provision of data

The provision of data is necessary for the purposes referred to in the previous point 2(A) 2(D) and  2(E) of this policy and, consequently, a refusal to provide it in whole or in part may give rise to the impossibility for the Company to enroll you in the ILLY LOVERS program. The provision of the data requested for the purposes of point 2(B) is optional, as is the relative consent (which can always be revoked in any case by contacting the data controller) and any refusal to provide them or refusal to consent will have no other consequence than that of not being able to carry out the activities referred to in point 2(B) or not being able to carry them out at the addresses not indicated. The provision of the data requested for the purposes of point 2(C) is optional, as is the relative consent (which can always be revoked in any case by contacting the data controller) and any refusal to provide them or refusal to consent will have no consequences other than that of not being able to carry out the activities referred to in point 2(C).

4.   Data addressee categories

Without prejudice to other communications (which will be indicated to you if they are not already known) that may be necessary for the performance of legal and contractual obligations, the data collected and processed may be disclosed by the Company for the purposes of point 2(A) to : public bodies, Post / couriers (by communicating the data necessary for the sending of any communications). For the purposes of point 2(B), data may be disclosed to carriers and forwarding agents in case of sending material on paper. For the purposes of point 2(C), the data will not be disclosed. For the purposes of point 2(D) and 2(E), the data may be disclosed to advisors (e.g. lawyers), judicial and police authorities, public bodies, post offices / couriers (by communicating the data necessary for the sending of any communications).The data may also be disclosed to those persons expressly appointed by the company to process the data ((employees in charge of the Program, also external to the Company, administrative/legal, technical/informatics and logistic staff, also external to the Company, marketing staff, also external to the Company, staff in charge of customer relations, also external to the Company, staff in charge of the management of the websites, also external to the Company, members of company boards, advisors - e.g. lawyers, quality/certification advisors, IT advisors, tax advisors - trainees, internal auditors, staff of data processors). The data may also be communicated to internal and external data processors (e.g. companies/consultants that carry out activities ancillary to those of the Company, such as, for example, IT consultancy companies/consultants, website management companies, marketing and communication companies, logistics and shipping companies). All these subjects are appointed by the Company and the list of these subjects is available upon request to the Data Controller.

5.   Data retention

The data will be retained for the whole period necessary for the purposes stated in this policy. The data retention period is as follows:

-     for legal obligations, regulations and EU legislation, the data may be kept for the periods provided for by each regulatory source;

-     for the purposes referred to in point 2(A) of this policy, the data may be kept for the terms established by law or up to the withdrawal of the Member from the ILLY LOVERS program without prejudice to the retention in accordance with the law;

-     for the purposes referred to in point 2(B) of this policy, the data may be kept until the withdrawal of consent or the request for cancellation without prejudice to retention to demonstrate the consent previously given as provided for by law;

-     for the purposes referred to in point 2(C) until the withdrawal of the consent or the request for cancellation or for a maximum of 12 months from the registration, except for real anonymization which does not allow, even indirectly or crossing the information with other databases, to identify the data subjects;

in any case, all data can be kept for a period necessary to assert or defend a company right based on Spanish, Italian and European regulations.

6.   Data Controller and Data Protection Officer

The Data Controller is illycaffè S.p.A. represented in Spain via sucursal en Espaňa, C/ Pere IV, 397/401, Navi 7-8, 08020 - Barcelona, Tel. +34 933034050 e-mail: illy.iberica@illy.com. For Italy (for the purposes mentioned in point 2(B) and 2(C)) a data protection officer can be contacted at dpo@illy.com and at the following company address: illycaffè S.p.A. Via Flavia 110 Trieste Tel.: +39 (0)40 38 90 111, Fax +39 (0)40 38 90490. No data protection officer is required in Spain.

7.   Rights

We inform you that the GDPR allows the data subject to request to the Data Controller (at the contacts mentioned above) full access to personal data and its correction, cancellation or limitation of the processing and to object to the processing, in addition to exercising the right to data portability, as well as other rights provided for by Chapter 3 of the GDPR, including that of revoking consent, where envisaged: the revocation of consent does not affect the lawfulness of the processing based on the consent given before the revocation.

8.   Complaints

The data subject can always address a complaint to the Data Protection Authority. For Spain, please see the contact details of the Data Protection Authority on the website www.agpd.es. For Italy (lead Data Protection Authority) please consult the contact details on www.garanteprivacy.it.

9.   Targeting

The processing of data for the purposes of point 2(C) of this policy can be considered as targeting. Targeting is based on consumers data in order to better understand their consumption habits and direct their purchases with targeted communications and to create a customer experience. The data are extracted and processed through software that creates a consumption target consisting in the indication of the actions carried out (e.g. participation in an event or program, purchase of certain products, filling out questionnaires) and on the analysis of certain characteristics that help define the customer category (e.g. age). However, this kind of processing does not constitute a particular risk to users’ privacy considering the type of basic targeting, that does not require data of a particularly delicate nature or that allows the detailed reconstruction of particularly reserved aspects of private life. Also, no legal effects are produced as a consequence of targeting that may affect the data subject and no decision is made on the basis of automated processing which is used only to create promotional messages in line with the tastes and habits of the user. Furthermore, the employees in charge of communication always filter out personal data when sending promotional content to the defined groups. The data subject always has the right to ask for human intervention, to express his opinion, to receive an explanation of the decision made and to contest the decision. The targeting takes place in Italy.

10.   Processing procedures

We inform you that these data will be processed by illycaffè manually, on paper, computer or telematic media. Consequently, illycaffè will store and process the data both on paper and on computer media. illycaffè will observe specific security measures in order to prevent the loss of data, illegal or improper use and unauthorized access. All the data concerned will be kept and processed in strict confidentiality, in accordance with the laws in force in each of the countries where illycaffè is established. Consequently, the principles of accuracy, legality, transparency and confidentiality will also be respected, as well as the purpose for which the information is collected. The data provided will be used exclusively in the pursuit of the purposes set out in this document.

Policy updated on 10/28/2020.