La gestión del inventario

LA GESTIÓN DEL INVENTARIO

¿Sabéis cómo hace un buen gestor para averiguar si un bar está funcionando de un modo óptimo? ¡Observa el almacén!

La organización de las mercancías, la planificación de las compras y la conservación de los productos son todas operaciones cruciales para el éxito del negocio y tienen una influencia positiva en los beneficios y el margen de éste. Hablamos del “trabajo entre bastidores” más importante para vosotros, el que se hace en el almacén. He aquí cómo mejorar la gestión del inventario:

¿Sabéis cómo hace un buen gestor para averiguar si un bar está funcionando de un modo óptimo? ¡Observa el almacén!

La organización de las mercancías, la planificación de las compras y la conservación de los productos son todas operaciones cruciales para el éxito del negocio y tienen una influencia positiva en los beneficios y el margen de éste.
Hablamos del “trabajo entre bastidores” más importante para vosotros, el que se hace en el almacén. He aquí cómo mejorar la gestión del inventario:

Las compras

La frescura de los productos, la variedad de la oferta y la calidad del servicio que ofrecéis en vuestro local ¡a menudo surgen de vuestros estantes!
Es uno de los trucos del oficio que sólo los gestores con experiencia conocen: gestionad bien el almacén y ya tendréis ganada la mitad del beneficio de vuestro bar.

La gestión del inventario tiene que ver con una serie de actividades esenciales para una empresa comercial.
Veámoslas una a una: sobre todo es una cuestión de equilibrio.

Al planificar los pedidos, tenéis que tener en cuenta dos objetivos: la mercancía no debe permanecer en los estantes demasiado, pero tampoco debe terminarse antes de tiempo, dejándoos “tirados”.
Para evitar estos inconvenientes es útil partir de un análisis de lo vendido; valorad cuidadosamente cuáles y cuántos productos consumís en una semana y haced el pedido en base a los datos que recojáis. Especialmente al principio os conviene comprar con cautela, integrando las cantidades en una segunda etapa, de acuerdo a las necesidades. Os costará un poco más, pero no malgastaréis producto y seréis capaces de cuantificar los pedidos sucesivos mucho más correctamente. No obstante, tratad de evitar correr al supermercado continuamente para cubrir emergencias.

La negociación

Una de las relaciones más delicadas en la gestión de vuestro negocio es la que se establece con los proveedores. Es bueno que cada vendedor con el que trabajáis tenga un solo interlocutor; podéis ser vosotros mismos o encargarle esta tarea a uno de vuestros empleados que sea particularmente hábil. Esta exclusividad os ayudará a evitar situaciones ambiguas y “peligrosas” (tened presente la clásica excusa del proveedor: “te los he mandado porque los había pedido tu compañero”). De este modo no oiréis más esta excusa.
Con los vendedores tenéis que ser claros desde el principio y fijar una serie de reglas compartidas para las compras.

Estableced, por ejemplo:

un día para los pedidos y uno para la recepción de la mercancía
horarios fijos para la entrega del los productos;
que los pedidos se hagan obligatoriamente por escrito (vía e-mail o fax).

La conservación de la mercancía

El riesgo de tirar productos tiene que evitarse por todos los medios. En esto, la organización del almacén puede ayudaros mucho.
Ante todo, nombrad un responsable del stock entre vuestros colaboradores, marcadle objetivos ligados a devoluciones y descartes (que sean razonables) y quizás estableced una pequeña compensación si los cumple (a modo de incentivo). Motivaréis mucho a vuestro empleado y conseguiréis optimizar las compras.

La primera regla en la gestión de las mercancías se conoce como FIFO. Se trata de unas siglas que significan First In, First Out (lo primero que entra, lo primero que sale). Muy simplemente, este acrónimo sugiere que los primeros productos que entran en el almacén son los primeros que deben salir de él. Organizad las mercancías en base al orden de llegada y su caducidad, colocando delante en la estantería los productos menos frescos, que han de consumirse antes. El control de las caducidades debe realizarse regularmente. Existen normas higiénicas que imponen reglas de almacenamiento. Nada puede estar en el suelo, los productos se dividen según la categoría de mercancía a la cual pertenecen, etc.

Junto a éstas, hay trucos que pueden facilitaros el trabajo: por ejemplo, dividid los productos por categorías o por proveedor, marcándolos con etiquetas identificativas en las estanterías. De este modo será fácil identificar lo que falta (para hacer un pedido) o el excedente (al que habrá que dar salida, quizás con alguna oferta u otra actividad de promoción del producto). La palabra clave es sólo una: ¡orden!
Tener una copia del menú del bar en el almacén es útil para verificar- prácticamente de una ojeada- si falta algo y se necesita hacer un pedido.

El instrumento de seguimiento más eficaz del almacén es el inventario. Programadlo regularmente y seguid el rastro de cada registro. Esta comprobación os permitirá también tener controlados eventuales pequeños robos...Os aconsejamos hacer inventarios por categorías de manera periódica (primero las bebidas, después los aperitivos, etc.) y cada seis meses hacer el general.

Un almacén limpio y bien organizado en definitiva os permitirá mantener mejor vuestras mercancías y evitar derroches. Dedicadle tiempo y atención, los resultados os sorprenderán. Podríais incluso descubrir que justo allí se esconde la verdadera cabina de mando de vuestro bar- ¡y una nueva fuente de beneficios para vosotros!