Note d’information sur la protection des données à caractère personnel conformément au Règlement (UE) 2016/679, ci-après dénommée également RGPD, Loi française n° 2018-493 du 20 juin 2018

1.    Informations générales

illycaffè France SAS- ci-après également dénommée simplement « ICF» communique par la présente les informations relatives au traitement de vos données.

2.    Finalités et base juridique 

Les données pourront être traitées par ICF :

A.    afin de pouvoir vous contacter pour établir une relation commerciale et donc à des fins précontractuelles. la base juridique est la nécessité du traitement pour l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée;

B.    pour se conformer aux obligations légales, aux règlements et aux règles communautaires (la base juridique du traitement est le respect d’une obligation légale) et pour invoquer ou défendre un droit de ICF et donc pour un intérêt légitime de ICF  (la base juridique du traitement est la poursuite d'intérêts légitimes).

3.       Exigence de fourniture de données à caractère personnel

La fourniture des données demandées est nécessaire aux fins énoncées aux points 2(A) et 2(B) et, par conséquent, un éventuel refus de les fournir, en tout ou en partie, peut avoir pour conséquence l'impossibilité d’établir une relation commerciale.

4.    Catégories de destinataires des données

Les données collectées et traitées peuvent être communiquées par ICF aux fins énoncées au point 2(A) à : Poste/courriers (en communiquant les données nécessaires à l’expédition d’éventuelles communications) ; pour les finalités visées au point 2(B), les données peuvent être communiquées par ICF à des consultants (ex : avocats), autorités judiciaires et de police, organismes publics, Poste-courriers (en communiquant les données nécessaires à l’expédition d’éventuelles communications). Les données peuvent également être connues et traitées par des personnes spécifiquement déléguées par ICF au traitement des données (le personnel administratif/juridique, technique/informatique et logistique, aussi extérieur à ICF, le personnel chargé des relations avec la clientèle, aussi externe à ICF les personnes chargées de la gestion des sites web aussi extérieur à ICF, les membres des organes sociaux, les consultants-par exemple, avocats, juristes, consultants en qualité/certification, consultants en informatique– les stagiaires, les auditeurs internes, les collaborateurs des sous-traitants). Les données peuvent également être communiquées à des sous-traitants désignés par ICF (par exemple, des sociétés/consultants qui exercent des activités accessoires à celles de ICF, comme, par exemple, des sociétés/consultants de conseil informatique, des sociétés de gestion du site web, des sociétés qui collaborent à la gestion de l'organisation de ICF, des sociétés de logistique et d'expédition). La liste des sous-traitants, peut être trouvée auprès d’ICF (aux adresses indiquées au point 6).

5.    Conservation des données

Les données pourront être conservées et traitées par ICF pendant toute la période nécessaire à la poursuite des finalités contenues dans cette note d’information. La période de conservation des données est la suivante :

-       aux fins visées au point 2(A) de la présente note d'information, les données peuvent être conservées jusqu’à l’éventuelle approbation ou formalisation du contrat sauf autre éventuelle conservation prévue par les règlementations françaises et européennes ;

-       pour les obligations imposées par les lois et les règlements européens, les données seront conservées pendant les périodes requises par ces sources juridiques ;

en tout état de cause, les données peuvent être conservées pendant la durée nécessaire pour faire valoir ou défendre un droit d’ICF en vertu des législations françaises et européennes.

6.    Responsable du traitement des données et Délégué à la protection des données

Le responsable du traitement est illycaffè France SAS, Immeuble Imagine 20-26 bld du Parc, 92200 Neuilly/Seine, tél. +33 14143880, e-mail : privacy.frabelux@illy.com.

7.    Droits

Nous vous informons que le RGPD prévoit la possibilité pour la personne concernée de demander au responsable du traitement (aux adresses indiquées ci-dessus) l'accès aux données personnelles et la rectification des données, l'annulation des données ou la limitation du traitement qui la concerne, la portabilité des données ; la personne concernée peut également avoir la possibilité de s'opposer au traitement des données et d'exercer les autres droits contenus dans le chapitre 3 section 1 du RGPD, y compris le droit de révoquer le consentement, si possible.
La révocation du consentement n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement donné avant la révocation.

8.    Réclamations

La personne concernée peut toujours adresser une réclamation à l'autorité de contrôle française dont les références se trouvent sur le site https://www.cnil.fr.

9.    Modes

Nous vous informons que ces données seront traitées par ICF manuellement, sur support papier, informatique ou télématique. Par conséquent, ICF conservera et traitera les données tant sur papier que sur support informatique. ICF observera des mesures de sécurité spécifiques afin d’éviter la perte des données, leur utilisation illégale ou non conforme, ainsi que des accès non autorisés. Toutes les données visées seront conservées et traitées dans le strict respect de la confidentialité, conformément aux lois en vigueur dans chacun des pays ICF est situé. Par conséquent, les principes de justesse, de légalité, de transparence et de confidentialité seront également respectés, de même que la finalité de collecte de ces informations. Les données communiquées seront exclusivement utilisées dans le cadre de la poursuite des objectifs figurant au présent document.

10.  Droit après le décès

La personne concernée peut indiquer quoi faire de ses données après son décès conformément à l’article 40 de la loi 493/18 (par exemple, communiquer à un tiers les directives, enregistrer les directives auprès d’un tiers de confiance numérique certifié pour la Commission nationale des informatiques et des libertés). En l'absence de directives, les données seront mises à la disposition des héritiers aux fins énoncées à l'article 40 III de la loi 493/18.

Note d’information mise à jour le 30/09/2020.

Privacy policy pursuant to Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and French law no. 2018-493 of 20 June 2018

1.   General information

illycaffè France SAS- hereinafter also referred to as « ICF» hereby communicates the information relating to the processing of your data.

2.   Purposes and legal basis

ICF may process data for the following purposes:

C.   in order to be able to contact you to establish a business relationship and therefore for pre-contractual purposes the legal basis is the necessity of the processing for the execution of pre-contractual measures performed at the request of the data subject;

D.  to fulfill an obligation established by law, by a regulation or by EU legislation (for this purposes the legal basis is the fulfillment of legal obligations) and for legitimate interests such as to assert or defend ICF rights (for this purposes the legal basis is the pursuit of legitimate interests).

3.   Mandatory provision of data

The provision of the data requested is necessary for the purposes of points 2(A) and 2(B) and, therefore, a possible refusal to provide them, in whole or in part, may cause the impossibility of establishing a commercial relationship.

4.   Data addressee categories

The data collected and processed may be disclosed by ICF for the purposes of point 2(A) to post offices / couriers (by communicating the data necessary for the sending of any communications); for the purposes of point 2(B), the data may be disclosed by ICF to advisors (e.g. lawyers), judicial and police authorities, public bodies, post offices / couriers (by communicating the data necessary for the sending of any communications). The data may also be known and processed by subjects delegated by ICF, each for own role, to process the data (administrative/legal, technical/informatics and logistic staff, also external to ICF, staff in charge of customer relations, also external to ICF, persons in charge of the management of the websites, also external to ICF, members of company boards, advisors - e.g. lawyers, quality/certification advisors, IT advisors- trainees, internal auditors, staff of external data processors).The data may also be communicated to external data processors appointed by ICF (e.g. companies/consultants that carry out activities ancillary to those of ICF, such as, for example, IT consultancy companies/consultants, website management companies, companies that collaborate in the management of ICF's organization, marketing and communication companies, logistics and shipping companies). The full list of data processors is available upon request to ICF (at the addresses indicated in point 6).

5.   Data retention

Data will be retained by ICF for the entire period necessary for the pursuit of the purposes contained in this information. The data retention period is as follows:

-       for the purposes described in point 2(A) of this policy, the data can be retained until any approval or formalization of the contract, unless otherwise provided for by French and European regulations;

-       for legal obligations, regulations and community regulations, data may be retained for the periods imposed by these regulatory sources;

in any case, all data may be retained for a period necessary to assert or defend a company right according to French and European regulations.

6.   Data Controller

The Data Controller is illycaffè France SAS, Immeuble Imagine 20-26 bld du Parc, 92200 Neuilly/Seine, tél. +33 14143880, e-mail : privacy.frabelux@illy.com.

7.   Rights

We inform you that the GDPR provides the possibility for the data subject to ask the Data Controller (at the above addresses) to access personal data and to correct or cancel them or limit their processing or to oppose their processing, in addition to exercising the right to data portability, as well as other rights contained in Chapter 3 of the GDPR including the revocation of consent, where provided: the withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing based on consent given before revocation.

8.   Complaints

The data subject can always lodge a complaint with the French Data Protection Authority, whose references can be found on the website https://www.cnil.fr.

9.   Processing procedures

Data may be processed on paper, manually, with IT and electronic means (therefore, ICF may file data both on paper and IT support). ICF has implemented safety measures to prevent any data loss, illegal use of data, misuse or unauthorised access. Data will be retained and processed by ICF in compliance with its confidentiality requirements and with the applicable local provisions (i.e. in compliance with the principles of fairness, lawfulness, transparency, and protection of the confidentiality and the rights of those concerned) strictly in line with the aims set forth in this privacy policy. Data will be processed by ICF exclusively to achieve the aims described in this privacy policy.

10.  Rights after death

The data subject may indicate what to do with his/her data after his/her death in accordance with Article 40 of Law 493/18 (e.g. communicate the directives to a third party, register the directives with a digitally trustworthy third party certified for the National Commission for Informatics and Liberties). In the absence of directives, the data will be made available to the heirs for the purposes set out in Article 40 III of Law 493/18.

This privacy policy is updated as at 09/30/2020.