Informatie ingevolge de Verordening (EU) 2016/679, hierna ook AVG genoemd en geldende nationale wetgeving (Franse wet nr. 2018-493 van 20 juni 2018)

1.   Algemene informatie

illycaffè France SA (hierna ook te noemen: de "vennootschap" of "illycaffè") verwerkt uw persoonsgegevens dan wel de gegevens van de vennootschap die u vertegenwoordigt, welke gegevens u via het formulier of na indiening van uw formulier verstrekt, voor de doeleinden die hieronder worden vermeld. illycaffè mag uitsluitend gegevens verlangen en verwerken die van belang zijn voor de doeleinden die in dit privacybeleid worden aangegeven.

2.   Doel en Rechtsgrondslag

illycaffè kan gegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

A.    teneinde contact met u op te nemen voor het aangaan van een zakelijke relatie en derhalve voor precontractuele doeleinden. De rechtsgrondslag is de noodzaak van verwerking voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op verzoek van de betrokkene worden genomen;

B.    om te voldoen aan de vereisten van de wet en regelgeving en de EU-verordeningen (De rechtsgrondslag van de verwerking is het voldoen aan een wettelijke verplichting) en voor gerechtvaardigde belangen zoals het doen gelden of onderbouwen van de rechten van het Bedrijf (De rechtsgrondslag is het nastreven van legitieme belangen).

3.   Verplicht karakter van de verstrekking

De gegevens die worden genoemd in punt 2 (A) en 2 (B) van dit privacybeleid zijn noodzakelijk; mochten deze gegevens niet worden verstrekt, is het mogelijk dat niet kan worden voldaan aan uw aanvraag en kunnen eventuele verdere contacten worden afgebroken.

4.   Categorieën ontvangers van de gegevens

illycaffè kan de gegevens die op grond van het privacybeleid zijn verzameld voor de doeleinden die worden beschreven in punt 2(A) en  aan koeriers-/verzendbedrijven en postkantoor (aangezien het adres zichtbaar is wanneer schriftelijk materiaal wordt verzonden). Voor de doeleinden die worden genoemd in punt 2(B) van dit privacybeleid kan illycaffè gegevens bekendmaken aan advocaten, overheidsinstanties, justitie, politie en het postkantoor (aangezien het adres zichtbaar is wanneer schriftelijk materiaal wordt verzonden). illycaffè maakt slechts gegevens bekend die essentieel zijn voor de doeleinden van het privacybeleid.

De gegevens kunnen namens illycaffè bekend worden gemaakt, elk voor hun eigen rol, aan alle door illycaffè aangewezen personen [hierbij gaat het om agenten (waaronder onderaannemers), regiomanagers (waaronder onderaannemers), administratief medewerkers, juridisch medewerkers (waaronder onderaannemers), marketingmedewerkers (waaronder onderaannemers), medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de website (waaronder onderaannemers), adviseurs (waaronder onderaannemers) – zoals juridisch adviseurs, IT-deskundigen die ook de rol van systeembeheerder kunnen vervullen, kwaliteitsmedewerkers en medewerkers die belast zijn met het beheer van de website –, IT-medewerkers, PR-medewerkers (waaronder onderaannemers), verzend, marketingmedewerkers, alsook interne auditors en stagiairs, medewerkers van de gegevensverwerkers] als gegevensverwerkers (zoals inpak- en verzendbedrijven, IT-onderaannemers, marketingbedrijven en meer in het algemeen consultants die belangrijke werkzaamheden verrichten, zoals juridisch adviseurs en communicatieadviseurs, bedrijven die samenwerken in het beheer van de illycaffè-organisatie) altijd aangesteld door de Vennootschap en waarvan de lijst beschikbaar is door contact op te nemen met de Gegevensverantwoordelijke.

5.   Opslag van gegevens

De gegevens kunnen door de Vennootschap worden opgeslagen en verwerkt zo lang als nodig is om de in deze informatienota vermelde doeleinden te bereiken. De bewaartermijn van de gegevens is als volgt:

-     voor verplichtingen uit de wet, regelgeving en EU-reglementen kunnen gegevens worden bewaard gedurende de perioden die door dergelijke reglementaire bronnen worden opgelegd;

-     voor de in punt 2(A) van deze privacyverklaring genoemde doeleinden mogen de gegevens worden bewaard totdat het contract is goedgekeurd of geformaliseerd, tenzij in het Franse en Europese recht anders is bepaald;

in elk geval kunnen alle gegevens worden bewaard gedurende een periode die nodig is om de rechten van de Vennootschap uit hoofde van de Nederlandse en Europese regelgeving te doen gelden of te verdedigen.

6.   Gegevensverantwoordelijke

De gegevensverantwoordelijke is illycaffè France SAS, Immeuble Imagine 20-26 bld du Parc, 92200 Neuilly/Seine, tél. +33 14143880, e-mail: privacy.frabelux@illy.com.

7.   Rechten

Wij informeren u dat de AVG de Betrokkene de mogelijkheid biedt om de Gegevensverantwoordelijke (op de bovenstaande adressen) toegang te vragen tot persoonsgegevens en de rectificatie of het wissen ervan, of te vragen om beperking van de verwerking die hem of haar betreft of zich te verzetten tegen de verwerking ervan, evenals het recht op overdracht van gegevens, en ook andere rechten die zijn opgenomen in hoofdstuk 3 van de AVG, met inbegrip van het recht om toestemming in te trekken, indien van toepassing: de intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming die vóór de intrekking is gegeven.

8.   Klachten

Het is altijd mogelijk om een klacht in te dienen bij de onafhankelijke Franse toezichthoudende autoriteiten waarvan de contactgegevens beschikbaar zijn op de website https://www.cnil.fr.

9.   Verwerkingsmethoden

De gegevens kunnen door de Vennootschap worden verwerkt op papier, handmatig, per computer en via telecommunicatie (waardoor de gegevens zowel op papier als op de computer worden opgeslagen en verwerkt).De Vennootschap zal alle gegevens over het onderwerp bewaren en verwerken, en alle maatregelen nemen die nodig zijn voor de bescherming ervan, met inachtneming van alle geldende reglementeringen (en dus ook in overeenstemming met de principes van correctheid, rechtmatigheid en transparantie en bescherming van vertrouwelijkheid en rechten) en met logische handelingen strikt verband houdende met de in deze informatienota vermelde doeleinden. De gegevens zullen alleen worden gebruikt voor de bewerkingen die nodig zijn voor de verwezenlijking van de in deze informatienota vermelde doeleinden. De gegevens zullen ook worden georganiseerd in databanken, met inbegrip van computerdatabanken.

10.         Onmiddellijk na de dood

De betrokkene kan aangeven wat hij of zij met zijn of haar gegevens moet doen na zijn of haar overlijden in overeenstemming met artikel 40 van wet 493/18 (hij of zij kan bijvoorbeeld de richtlijnen aan een derde meedelen, de richtlijnen registreren bij een door de Nationale Commissie voor Informatica en Vrijheden gewaarmerkte betrouwbare digitale derde). Bij gebrek aan richtlijnen zullen de gegevens ter beschikking van de erfgenamen worden gesteld voor de in artikel 40 III van wet 493/18 genoemde doeleinden.

Dit privacybeleid is herzien op 30/09/2020.

Privacy policy pursuant to Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and French law no. 2018-493 of 20 June 2018

1.   General information

illycaffè France SAS- hereinafter also referred to as « ICF» hereby communicates the information relating to the processing of your data.

2.   Purposes and legal basis

ICF may process data for the following purposes:

A.   in order to be able to contact you to establish a business relationship and therefore for pre-contractual purposes the legal basis is the necessity of the processing for the execution of pre-contractual measures performed at the request of the data subject;

B.   to fulfill an obligation established by law, by a regulation or by EU legislation (for this purposes the legal basis is the fulfillment of legal obligations) and for legitimate interests such as to assert or defend ICF rights (for this purposes the legal basis is the pursuit of legitimate interests).

3.   Mandatory provision of data

The provision of the data requested is necessary for the purposes of points 2(A) and 2(B) and, therefore, a possible refusal to provide them, in whole or in part, may cause the impossibility of establishing a commercial relationship.

4.   Data addressee categories

The data collected and processed may be disclosed by ICF for the purposes of point 2(A) to post offices / couriers (by communicating the data necessary for the sending of any communications); for the purposes of point 2(B), the data may be disclosed by ICF to advisors (e.g. lawyers), judicial and police authorities, public bodies, post offices / couriers (by communicating the data necessary for the sending of any communications). The data may also be known and processed by subjects delegated by ICF, each for own role, to process the data (administrative/legal, technical/informatics and logistic staff, also external to ICF, staff in charge of customer relations, also external to ICF, persons in charge of the management of the websites, also external to ICF, members of company boards, advisors - e.g. lawyers, quality/certification advisors, IT advisors- trainees, internal auditors, staff of external data processors).The data may also be communicated to external data processors appointed by ICF (e.g. companies/consultants that carry out activities ancillary to those of ICF, such as, for example, IT consultancy companies/consultants, website management companies, companies that collaborate in the management of ICF's organization, marketing and communication companies, logistics and shipping companies). The full list of data processors is available upon request to ICF (at the addresses indicated in point 6).

5.   Data retention

Data will be retained by ICF for the entire period necessary for the pursuit of the purposes contained in this information. The data retention period is as follows:

-       for the purposes described in point 2(A) of this policy, the data can be retained until any approval or formalization of the contract, unless otherwise provided for by French and European regulations;

-       for legal obligations, regulations and community regulations, data may be retained for the periods imposed by these regulatory sources;

in any case, all data may be retained for a period necessary to assert or defend a company right according to French and European regulations.

6.   Data Controller

The Data Controller is illycaffè France SAS, Immeuble Imagine 20-26 bld du Parc, 92200 Neuilly/Seine, tél. +33 14143880, e-mail : privacy.frabelux@illy.com.

7.   Rights

We inform you that the GDPR provides the possibility for the data subject to ask the Data Controller (at the above addresses) to access personal data and to correct or cancel them or limit their processing or to oppose their processing, in addition to exercising the right to data portability, as well as other rights contained in Chapter 3 of the GDPR including the revocation of consent, where provided: the withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing based on consent given before revocation.

8.   Complaints

The data subject can always lodge a complaint with the French Data Protection Authority, whose references can be found on the website https://www.cnil.fr.

9.   Processing procedures

Data may be processed on paper, manually, with IT and electronic means (therefore, ICF may file data both on paper and IT support). ICF has implemented safety measures to prevent any data loss, illegal use of data, misuse or unauthorised access. Data will be retained and processed by ICF in compliance with its confidentiality requirements and with the applicable local provisions (i.e. in compliance with the principles of fairness, lawfulness, transparency, and protection of the confidentiality and the rights of those concerned) strictly in line with the aims set forth in this privacy policy. Data will be processed by ICF exclusively to achieve the aims described in this privacy policy.

10.  Rights after death

The data subject may indicate what to do with his/her data after his/her death in accordance with Article 40 of Law 493/18 (e.g. communicate the directives to a third party, register the directives with a digitally trustworthy third party certified for the National Commission for Informatics and Liberties). In the absence of directives, the data will be made available to the heirs for the purposes set out in Article 40 III of Law 493/18.

This privacy policy is updated as at 09/30/2020.