INFORMATIE ingevolge de VERORDENING (EU) 2016/679, hierna ook AVG genoemd, Franse wet 2018-493 van 20 juni 2018, en Italiaanse wet D.Lgs. 196/03

1.   Algemene informatie

De Vennootschap illycaffè France SA (hierna ook eenvoudig "ICF" genoemd) en illycaffè S.p.A. (hierna ook eenvoudig "illycaffè" genoemd), verstrekken hierbij informatie over de verwerking van uw gegevens/vennootschaps-/bedrijfsgegevens die u vertegenwoordigt (hierna ook als "klant" aangeduid) en die in het bezit zullen zijn van de ICF (bijvoorbeeld: persoonlijke gegevens – adressen, namen, Burgerservicenummer, btw-nummer –, boekhoudkundige gegevens, gegevens die nodig zijn voor klantenbeheer en uitvoering van contracten en nakoming van wettelijke verplichtingen, gegevens met betrekking tot betalingen, gegevens die nodig zijn om een recht van de Vennootschap te verdedigen of te doen gelden) en illycaffè (bijvoorbeeld: adressen, namen, e-mails, gegevens met betrekking tot deelname aan een evenement, registratie voor speciale initiatieven, aankoop van een product, ...- gegevens die nodig zijn voor de verdediging of de uitoefening van een recht van illycaffè).

2.   Doel en Rechtsgrond

De gegevens mogen door de ICF worden verwerkt:

A.   voor contractuele doeleinden (bijvoorbeeld: orderbeheer, administratieve en boekhoudkundige afhandeling, klantenbeheer); de rechtsgrond van de verwerking is de noodzaak tot verwerking voor de uitvoering van een contract waarbij de betrokkene partij is;

De gegevens mogen door illycaffè worden verwerkt:

B.   voor het uitvoeren van reclame c.q. informeren over producten, diensten of initiatieven van illycaffè en haar partners, en ten einde marktonderzoeken te verrichten en/of evaluatiegesprekken te voeren over producten c.q. diensten van illycaffè, allemaal uit naam van illycaffè, naar telefoonnummers (en dus ook via sms/mms) en postadressen (met inbegrip van het e-mailadres waarmee u periodieke nieuwsbrieven kunt ontvangen) die door u zijn opgegeven (let op dat het verzenden van e-mail en sms/mms ook elektronisch kan worden gedaan met behulp van geautomatiseerde middelen); toestemming voor deze doeleinden is altijd, op elk moment, vrijelijk te herroepen door contact op te nemen met de Vennootschap op de aangegeven adressen. De rechtsgrondslag van de verwerking is toestemming;

C.   om op basis van de informatie over de gebruiker die in het bezit zijn van illycaffè, een gebruikersprofiel te kunnen aanmaken inclusief onderzoek naar de consumptiegewoonten en –keuzes die ook voortkomen uit de analyse van de keuze van producten, die gericht is op het uitvoeren van specifieke activiteiten op het gebied van marketing, verkoopbevordering, directe verkoop en commerciële communicatie door illycaffè S.p.A., in overeenstemming met de specifieke eisen van de gebruiker zelf, die duidelijk worden op basis van het profiel en die er bovendien op gericht zijn de consumptiegewoonten en –keuzes van de afnemers van producten van illycaffè te analyseren. De verwerking met deze doelen vindt ook geautomatiseerd plaats in gegevensbanken. Er kan een profiel worden aangemaakt van de specifieke gebruiker of van homogene klassen gebruikers. Eventueel kunnen ook gegevens worden samengevoegd of vergeleken die afkomstig zijn uit verschillende gegevensbanken van partners van illycaffè (ondernemingen die zijn verbonden met, die worden bestuurd door illycaffè S.p.A. of die haar besturen die gevestigd zijn in de Europese Unie en ondernemingen die verbonden zijn met, die worden bestuurd door de Gruppo illy S.p.A. of die haar besturen die gevestigd zijn in de Europese Unie). De activiteiten op het gebied van marketing, verkoopbevordering, commerciële communicatie en directe verkoop worden alleen uitgevoerd als de gebruiker toestemming heeft gegeven voor de verwerking ten behoeve van de doelen die worden genoemd onder punt 2 (B) van deze voorlichting; De rechtsgrondslag van de verwerking is toestemming.

De gegevens mogen door illycaffè en ICF worden verwerkt:

D.  om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, verordeningen en EU-regelgeving; de rechtsgrondslag van de verwerking is het voldoen aan een wettelijke verplichting;

E.   om een recht van illycaffè en ICF te doen gelden, en dus voor een rechtmatig belang van illycaffè en ICF; de rechtsgrondslag van de verwerking is het nastreven van legitieme belangen

3.   Verplicht karakter van de verstrekking

De verstrekking van de gevraagde gegevens is noodzakelijk voor de in punt 2 (A), 2 (D) en 2 (E) genoemde doeleinden en daarom kan elke weigering om deze geheel of gedeeltelijk te verstrekken de uitvoering van de overeenkomst of de voortzetting van de relatie onmogelijk maken. De verstrekking van de gegevens die nodig zijn voor de in punt 2 (B) genoemde doeleinden is facultatief, evenals de betreffende toestemming (die steeds kan worden herroepen door contact op te nemen met de Verwerkingsverantwoordelijke), en het niet verstrekken van gegevens en ontbreken van toestemming heeft geen andere gevolgen dan het niet kunnen uitvoeren van de in punt 2 (B) genoemde activiteiten of het niet kunnen uitvoeren ervan op niet verstrekte adressen ; de verstrekking van de gegevens die nodig zijn voor de in punt 2 (C) genoemde doeleinden is facultatief, evenals de betreffende toestemming (die steeds kan worden herroepen door contact op te nemen met de Verwerkingsverantwoordelijke), en het niet verstrekken van gegevens en ontbreken van toestemming heeft geen andere gevolgen dan het niet kunnen uitvoeren van de in punt 2 (C) genoemde activiteiten;

4.   Categorieën ontvangers van de gegevens

Onverminderd verdere mededelingen (waarvan u op de hoogte wordt gesteld indien de mededelingen nog niet bekend waren) die nodig kunnen zijn om te voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen, kunnen de verzamelde en verwerkte gegevens worden meegedeeld door de ICF voor de doeleinden waarnaar wordt verwezen in punt 2 (A), naar: banken, beroepsbeoefenaren (bijvoorbeeld juridische), consultants en dienstverlenende bedrijven, vervoerders en expediteurs, logistieke bedrijven, gerechtelijke autoriteiten en politie- en bewakingsinstanties, overheidsinstanties, post-koeriers (die de gegevens behandelen die nodig zijn voor het verzenden van eventuele mededelingen), adviesbureaus. Voor de doeleinden van punt 2 (B), kunnen de gegevens door het illycaffè worden meegedeeld aan vervoerders en expediteurs in het geval van verzending van materialen of papieren communicatie. Voor de doeleinden die worden beschreven in punt 2 (C) van dit privacy beleid worden geen gegevens bekendgemaakt. Voor de in punt 2 (D) en 2 (E) genoemde doeleinden kunnen de gegevens worden meegedeeld aan beroepsbeoefenaren (bijvoorbeeld juridische), gerechtelijke autoriteiten en politie- en bewakingsinstanties, overheidsinstanties, post-koeriers (die de gegevens behandelen die nodig zijn voor het verzenden van eventuele mededelingen) door het illycaffè en ICF. De gegevens kunnen ook worden bekendgemaakt aan personen die speciaal door de ICF gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken, (werknemers op het administratieve, juridische, technische, IT- en logistieke gebied, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap; werknemers van de marketingsector, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap; leden van bedrijfsorganen, vertegenwoordigers, regiomanagers; werknemers voor klantenrelaties, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap; en adviseurs, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap – zoals kwaliteits- en certificatieadviseurs, IT-consultants, advocaten, belastingconsulenten – stagiaires, interne accountants, medewerkers van verwerkers), en gegevensverwerkers, (bijvoorbeeld maatschappijen/consultants die bijkomende activiteiten uitvoeren naast die van de Vennootschap, zoals adviesbureaus/consultants- bijvoorbeeld voor belastingadvies en boekhoudkundig advies- marketing en communicatiebureaus, logistieke bedrijven, computerbedrijven, incassobureaus, advocaten, call center, bedrijven die meewerken aan het beheer van ICF's organisatie), altijd aangesteld door de Vennootschap en waarvan de lijst beschikbaar is door contact op te nemen met de ICF.

De gegevens kunnen ook worden bekendgemaakt aan personen die speciaal door illycaffè gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken, (werknemers juridische, technische, IT- en logistieke gebied, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap; werknemers van de marketingsector, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap; leden van bedrijfsorganen; werknemers voor klantenrelaties, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap; en adviseurs, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap – zoals kwaliteits- en certificatieadviseurs, IT-consultants, advocaten, belastingconsulenten – stagiaires, interne accountants, medewerkers van verwerkers), en gegevensverwerkers, (bijvoorbeeld maatschappijen/consultants die bijkomende activiteiten uitvoeren naast die van de Vennootschap, zoals adviesbureaus/consultants- bijvoorbeeld marketing en communicatiebureaus, logistieke bedrijven, computerbedrijven, advocaten), altijd aangesteld door de Vennootschap en waarvan de lijst beschikbaar is door contact op te nemen met illycaffè.

5.   Opslag van gegevens

De gegevens kunnen door illycaffè en ICF worden opgeslagen en verwerkt zo lang als nodig is om de in deze informatienota vermelde doeleinden te bereiken. De bewaartermijn van de gegevens is als volgt:

-      voor contractuele doeleinden tot de beëindiging van de relatie en ook na beëindiging gedurende de in de periode gespecificeerd in de Franse wetgeving en Europese regelgeving; bepaalde documenten, zoals documenten van fiscale aard, worden bewaard gedurende de in de Franse belastingwetgeving vastgestelde periode (bijvoorbeeld tien jaar voor facturen);

-      voor de doeleinden beschreven in punt 2 (B), van dit beleid, mogen de gegevens worden bewaard tot de intrekking van de toestemming of verzoek tot annulering, onverminderd de instandhouding in overeenstemming met de wet of voor zichzelf te verdedigen in geval van geschillen;

-      voor de doeleinden beschreven in punt 2 (C) van dit beleid, mogen de gegevens worden gedurende 12 maanden or bewaard tot de intrekking van de toestemming of verzoek tot annulering, onverminderd de instandhouding in overeenstemming met de wet;

-      voor verplichtingen uit de wet, regelgeving en EU-reglementen kunnen gegevens worden bewaard gedurende de perioden die door dergelijke reglementaire bronnen worden opgelegd;

regelgeving elk geval kunnen alle gegevens worden bewaard gedurende een periode die nodig is om de rechten van de Vennootschap uit hoofde van de Franse, Italiaanse en Europese regelgeving te doen gelden of te verdedigen.

6.   Gegevensverantwoordelijke en Functionaris Gegevensbescherming

De gegevensverantwoordelijke voor de doeleinden van punt 2 (A), (D), (E) is illycaffe France SAS, Immeuble Imagine 20-26 bld du Parc, 92200 Neuilly/Seine, tél. +33 14143880, e-mail: privacy.frabelux@illy.com. De gegevensverantwoordelijke Voor de doeleinden van punt 2 (B), (C), (D), (E) is illycaffè S.p.A. via Flavia 110, Triëst, Italië, telefoonnummer +39 (0)40 38 90 111, faxnummer +39 (0)40 38 90490 e-mail infoprivacy@illy.com. illycaffè S.p.A. heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming aangewezen. Hij/zij is bereikbaar via het e-mailadres dpo@illy.com en op het adres van de Vennootschap in Italië. In Frankrijk is geen Functionaris voor Gegevensbescherming vereist.

7.   Rechten

Wij informeren u dat de AVG de Betrokkene de mogelijkheid biedt om de Gegevensverantwoordelijke (op de bovenstaande adressen) toegang te vragen tot persoonsgegevens en de rectificatie of het wissen ervan, of te vragen om beperking van de verwerking die hem of haar betreft of zich te verzetten tegen de verwerking ervan, evenals het recht op overdracht van gegevens, en ook andere rechten die zijn opgenomen in hoofdstuk 3 van de AVG, met inbegrip van het recht om toestemming in te trekken: de intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming die vóór de intrekking is gegeven.

8.   Klachten

Het is altijd mogelijk om een klacht in te dienen bij de onafhankelijke Franse toezichthoudende autoriteiten waarvan de contactgegevens beschikbaar zijn op de website https://www.cnil.fr. De betrokkene kan altijd een klacht indienen bij de Italiaanse gegevensbeschermingsautoriteit, waarvan de referenties te vinden zijn op de website www.garanteprivacy.it.

9.   Profilering

De verwerking van gegevens voor de in punt 2 (D) van deze kennisgeving vermelde doeleinden kan worden beschouwd als profilering. Profilering is gebaseerd op de beoordeling en analyse van de gegevens van de betrokkene om een beter inzicht te krijgen in diens aankoopbereidheid en om hem diensten en producten aan te bieden in overeenstemming met zijn behoeften door middel van specifieke communicatie en initiatieven. Deze gegevens zijn afkomstig uit en worden verwerkt door software die een gebruiksprofiel creëert dat bestaat uit de aanduiding van de uitgevoerde acties (bijv. registratie bij een evenement, aanmelding voor specifieke initiatieven, aankoop van bepaalde producten) en de analyse van deze acties en bijzondere kenmerken (bijv. consumentendoelgroepen) die een beter inzicht kunnen geven in het soort klanten (bijv. supermarkt, bar, etc.). Deze verwerking vormt echter geen specifiek risico voor de betrokkene, gezien het type basisprofilering dat geen analyse van bijzonder gevoelige gegevens vereist en geen gedetailleerde reconstructie van bijzonder vertrouwelijke aspecten mogelijk maakt. De verwerking kan ook op geautomatiseerde wijze worden uitgevoerd en dus heeft de betrokkene altijd het recht op menselijke tussenkomst, om zijn mening te geven, om uitleg te krijgen over de genomen beslissing en om deze beslissing aan te vechten.

10.         Verwerkingsmethoden

De gegevens kunnen door de ICF en illycaffè worden verwerkt op papier, handmatig, per computer en via telecommunicatie (waardoor de gegevens zowel op papier als op de computer worden opgeslagen en verwerkt). illycaffè en ICF zal alle gegevens over het onderwerp bewaren en verwerken, en alle maatregelen nemen die nodig zijn voor de bescherming ervan, met inachtneming van alle geldende reglementeringen (en dus ook in overeenstemming met de principes van correctheid, rechtmatigheid en transparantie en bescherming van vertrouwelijkheid en rechten) en met logische handelingen strikt verband houdende met de in deze informatienota vermelde doeleinden. De gegevens zullen alleen worden gebruikt voor de bewerkingen die nodig zijn voor de verwezenlijking van de in deze informatienota vermelde doeleinden. De gegevens zullen ook worden georganiseerd in databanken, met inbegrip van computerdatabanken.

11.         Onmiddellijk na de dood

De betrokkene kan aangeven wat hij of zij met zijn of haar gegevens moet doen na zijn of haar overlijden in overeenstemming met artikel 40 van wet 493/18 (hij of zij kan bijvoorbeeld de richtlijnen aan een derde meedelen, de richtlijnen registreren bij een door de Nationale Commissie voor Informatica en Vrijheden gewaarmerkte betrouwbare digitale derde). Bij gebrek aan richtlijnen zullen de gegevens ter beschikking van de erfgenamen worden gesteld voor de in artikel 40 III van wet 493/18 genoemde doeleinden.

Dit privacybeleid is herzien op 12.03.2021.