NOTE D’INFORMATION SUR LA PROTECTION DES DONNÉES à caractère personnel

CONFORMÉMENT AU RÈGLEMENT (UE) 2016/679, ci-après dénommée également RGPD

1.     Informations générales

Nous vous informons que, aux fins indiquées ci-après, nous, en tant que 'illycaffè France SAS (responsable du traitement des données ci-après également dénommée "Société" ou "ICF" par souci de concision) traiterons les données personnelles que vous nous avez fournies. Seront requises et traitées les seules données nécessaires aux fins énoncées dans la présente note d’information. Si vous agissez en tant que représentant légal d'une entreprise/société/entité, en vous désignant, nous entendons l'entreprise/société/entité que vous représentez et vos données seront traitées par nous dans le seul but de vous identifier en tant que représentant légal et aux fins énoncées au point 2, lettres A, B, C, D.

2.     Finalités et base juridique

Les données pourront être traitées par nous :

A.     afin de pouvoir répondre à votre demande d'information et de faire tout ce qui est nécessaire pour répondre à votre demande: traitement dont la base juridique est le consentement;

B.     pour des intérêts légitimes, notamment pour faire valoir ou défendre nos droits; la base juridique du traitement est la poursuite d'intérêts légitimes; en considérant ces intérêts légitimes, il a été analysé qu'ils ne compromettent pas ou n'interfèrent pas avec les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée (l'intérêt légitime a été évalué sur la base d'un Triple Test disponible en contactant la Société) ;

C.     afin de respecter des obligations légales ou réglementaires, que ce soit au niveau national ou communautaire; la base juridique du traitement est le respect d’une obligation légale ;

D.    afin de documenter le contenu de la conversation téléphonique par son enregistrement et donc pour les intérêts légitimes de la société consistant à pouvoir prouver ce qui a été dit au cours de la conversation téléphonique elle-même. La base juridique du traitement est la poursuite d'intérêts légitimes; en considérant ces intérêts légitimes, il a été analysé qu'ils ne compromettent pas ou n'interfèrent pas avec les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée (l'intérêt légitime a été évalué sur la base d'un Triple Test disponible en contactant la Société).

3.     Exigence de fourniture de données à caractère personnel

La fourniture des données demandées pour les finalités indiquées au point 2 (A) est facultatif et un éventuel refus de les fournir, en tout ou en partie, peut avoir pour conséquence l'impossibilité pour ICF de satisfaire pleinement les vôtres exigences.

La fourniture des données aux fins indiquées au point 2(B) (obligatoire si la loi l'exige) et au point 2(C) est nécessaire et le fait de ne pas fournir ces données peut avoir pour conséquence que la demande ne soit pas satisfaite.

La fourniture des données aux fins indiquées au point 2(D) est facultative, mais si vous ne voulez pas être enregistré et donc fournir des données aux fins indiquées dans ce point, vous ne pourrez pas bénéficier de l'assistance téléphonique. Par conséquent, si vous ne voulez pas que votre conversation téléphonique soit enregistrée, veuillez ne pas poursuivre l'appel et contacter ICF par les autres canaux indiqués sur le site www.illy.com/fr-fr/service-clients.

4.     Catégories de destinataires des données

Aux fins indiquées au point 2(A), les données peuvent être communiquées par ICF, si nécessaire, à des sociétés affiliées/distributeurs/bureaux de l'Université du Café, centres de service, transporteurs/expéditeurs.

Les données, aux fins énoncées au point 2(B), pourront être communiquées par nous à des organismes publics, des services judiciaires.

Les données, aux fins indiquées au point 2(C), pourront être communiquées par nous à des avocats-conseils, des organismes publics, des services judiciaires et de police, ainsi qu’aux services postaux (ces derniers pouvant prendre connaissance de l’adresse dans le cadre de l’envoi d’une éventuelle correspondance écrite).

Pour les finalités indiquées au point 2(D), les données pourront être communiquées par illycaffè à des organes judiciaires, à des avocats ou à des conseillers juridiques.

Illycaffè ne communiquera que les données indispensables à la poursuite des finalités individuelles indiquées dans la présente note d'information.

Les données peuvent être divulguées au nom d'illycaffè à tous les sujets que nous avons déléguées pour traiter les données délégués par nous, en fonction de leur rôle, (les personnes chargées des affaires juridiques, les personnes chargées des relations publiques aussi externe à la société, les consultants aussi externes à la société - par exemple consultants juridiques, techniciens IT - les personnes chargées des systèmes d'information, les personnes chargées des d'expédition et de mise sous pli aussi externe à la société, les personnes du secteur spécifique inhérent à la demande d'information - par exemple personnel de Université du café  pour les informations sur l'Université du café, personnel du marketing pour les informations commerciales, etc- auditeurs internes, stagiaires, collaborateurs des sous-traitants ), et les sous-traitants (par exemple, les sociétés de mise sous pli et d'expédition, les sociétés d'externalisation informatique et, plus généralement, les sociétés-études qui exercent des activités instrumentales à celles de ICF comme, par exemple, les sociétés-études qui fournissent des conseils juridiques et des sociétés qui collaborent à la gestion de l'organisation de ICF). La liste des sous-traitants est toujours disponible en contactant la Société aux adresses indiquées au point 6.

5.     Conservation des données

Nous conserverons les données durant toute la période nécessaire à la poursuite des finalités indiquées dans la présente. La période de conservation des données est variable comme suit:

I.                     pour les obligations imposées par les lois et les règlements européens, pendant les périodes requises par ces sources juridiques ;

II.                    pour les communications de nature générale et non liées à des litiges ou à des demandes contractuelles et aux fins indiquées au point 2(A), jusqu'à un maximum de six mois à compter de la réponse définitive à la demande

III.                  aux fins indiquées au point 2(D) :

a) pendant toute la durée prévue par la loi française pour la conservation des données relatives au rapport contractuel ou des données dont la conservation est nécessaire pour faire valoir ou défendre un droit de l'entreprise

b) pour une durée de six mois en cas de demande d'informations générales ne relevant pas des cas indiqués au point a) ci-dessus.

IV.                  En tout état de cause, toutes les données peuvent être conservées pendant la période nécessaire pour faire valoir ou défendre un droit de ICF en vertu du droit civil et pénal et sans préjudice d'une conservation plus longue si les réglementations locales applicables aux personnes concernées le prévoient.

6.     Responsable du traitement

Le responsable du traitement est illycaffè France SAS, Immeuble Imagine 20-26 bld du Parc, 92200 Neuilly/Seine, tél. +33 14143880, e-mail: privacy.frabelux@illy.com.

7.     Droits

Nous vous informons que le RGPD prévoit la possibilité pour vous, de demander au responsable du traitement (aux adresses indiquées ci-dessus) l'accès aux données personnelles et la rectification des données, l'annulation des données ou la limitation du traitement qui la concerne, la portabilité des données; vous pouvez également avoir la possibilité, toujours en nous contactant, de vous opposer au traitement des données et d'exercer les autres droits contenus dans le chapitre 3 section 1 du RGPD, y compris le droit de révoquer le consentement, si possible.

La révocation du consentement n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement donné avant la révocation.

8.     Réclamations

Si vous estimez que le traitement de vos données est contraire aux dispositions du GDPR, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle française (dont les références se trouvent sur le site https://www.cnil.fr), comme prévu à l'article 77 du GDPR, ou d'engager une action en justice appropriée (article 79 du GDPR). 

La liste des autorités de contrôle peut être consultée sur le site www.garanteprivacy.it/home/footer/link.

9.     Modes

Nous vous informons que ces données seront traitées par nous manuellement, sur support papier, informatique ou télématique. Par conséquent, nous conserverons et traiterons les données tant sur papier que sur support informatique. Nous observons des mesures de sécurité spécifiques afin d’éviter la perte des données, leur utilisation illégale ou non conforme, ainsi que des accès non autorisés. Toutes les données visées aux présentes seront conservées et traitées dans le strict respect de la confidentialité, conformément aux lois en vigueur dans chacun des pays où ICF est implantée. Par conséquent, les principes de justesse, de légalité, de transparence et de confidentialité seront également respectés, de même que la finalité de collecte de ces informations. Les données communiquées seront exclusivement utilisées dans le cadre de la poursuite des objectifs figurant au présent document. Les données seront conservées dans les établissements de ICF. Les de sous-traitants seront également responsables de la conservation des données (outre les tiers auxquels les données sont communiquées en leur qualité responsables du traitement et qui sont indiqués au point 4 de la présente note d’information). Ces données seront également stockées dans des banques de données, notamment informatiques.

10.  Transfert de données en dehors de la Union Européenne

Les données peuvent être connues et donc transférées en dehors de l'Union européenne à des sociétés qui fournissent des services informatiques ou de gestion des appels pour le compte de la Société et qui sont spécifiquement désignées comme responsables du traitement des données. Ces sujets s'engagent à respecter toutes les prescriptions de la législation européenne, y compris en signant les clauses contractuelles appropriées indiquées par la Commission européenne et/ou par l'autorité de contrôle compétente et prévues par le GDPR (art. 46, par. 2, lett. c) (dont une copie est disponible en nous contactant aux adresses indiquées au point 6) lorsque, dans les pays indiqués, il n'existe pas de décision d'adéquation spécifique pour laquelle l'État non membre de l'UE est réputé fournir les mêmes garanties que celles prévues par la loi européenne; en tout état de cause, toutes les garanties prévues par la loi sont adoptées. La liste des sujets et donc des États auxquels les données pourraient être transférées peut-être consultée en contactant la société aux adresses indiquées au point 6.

11.  Droit après le décès

Pour le traitement effectués par l'ICF, la personne concernée peut indiquer quoi faire de ses données après son décès conformément à l’article 85 de la Loi n° 78-17 à la dernière mise à jour (par exemple, communiquer à un tiers les directives, enregistrer les directives auprès d’un tiers de confiance numérique certifié pour la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés). En l'absence de directives, les données seront mises à la disposition des héritiers aux fins énoncées pur la loi.

Note d’information mises à jour au 30/06/2023. Cette mise à jour s'inscrit dans une politique de révision constante de l'information. Les versions des fiches d'information précédentes peuvent être obtenues en contactant le contrôleur des données (e-mail privacy.frabelux@illy.com).