Note d’information sur la protection des données à caractère personnel conformément au Règlement (UE) 2016/679, ci-après dénommée également RGPD, et Loi française n° 2018-493 du 20 juin 2018

1.   Informations générales

illycaffè France s.a.s. (également dénommée ci-après « la Société » ou « ICF ») vous informe par la présente des finalités et modalités de traitement des données qui seront en sa possession (après communication de ces données par vous-même et/ou du fait de traitements effectués par la Société). Étant donné que vous êtes sur le point de créer un compte sur la section de la Boutique en ligne, vous serez par conséquent ci-après dénommé l’ « utilisateur » ou la « personne intéressée ». Si vous créez un compte et passez commande en votre qualité de représentant d’une entreprise, d’une société ou d’un organisme, les termes « utilisateur » et « personne intéressée » désignent l’entreprise, la société ou l’organisme que vous représentez (et qui sera de fait le titulaire du compte et donc le donneur d’ordre). ICF traitera exclusivement vos données pour vous identifier en tant que représentant et pour les finalités visées aux Points 2(A), 2(B), 2(C), étant entendu que ladite entreprise, ladite société ou ledit organisme que vous représentez sera réputé avoir donné son consentement (par votre intermédiaire) au traitement des données. Par ailleurs, votre consentement aux fins visées au point 2(A) de la note d’information, sera également réputé accordé, dès lors que votre nom aura été enregistré sur le site en votre qualité de représentant de l’entreprise/société/organisme que vous représentez. Nous vous prions de lire la présente note d'information, et de prendre notamment connaissance de la politique de confidentialité sur la section de la Boutique en ligne. L’enregistrement vous évitera de systématiquement saisir toutes les données vous concernant (mais seulement quelques-unes) et de donner les autorisations requises. Nous vous rappelons que vous êtes libre de ne pas créer de compte. Par conséquent, vous n’êtes pas tenu de donner votre consentement au traitement des données. Dans ce cas, vous pourrez, quoi qu’il en soit, acheter nos produits sous la rubrique de notre site Internet prévue à cet effet, qui permet de passer des commandes sans s’inscrire.

Nous rappelons qu’il vous suffira de communiquer vos données et/ou les données de l’entreprise/société/organisme que vous représentez.

2.   Finalités et base juridique

Les données pourront être traitées par ICF :

A.   vous permettre de vous enregistrer sur la section de la Boutique en ligne et d’être identifié une fois inscrit comme utilisateur ainsi qu’assurer la gestion du compte ainsi créé (si vous n’acceptez pas les finalités susmentionnées, vous serez dans l’incapacité de vous enregistrer; ; la base juridique du traitement est le consentement ;

B.   assurer, dès que l’utilisateur procède à un achat, la bonne exécution des obligations du contrat de vente et, par conséquent, des formalités administratives et comptables qui en découlent, de même que le traitement de la commande. Pour de plus amples informations sur les données de carte bancaire, consultez les stipulations énoncées à la rubrique « Paiements » du site ; la base juridique est la nécessité du traitement pour l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ;

C.   pour des intérêts légitimes, notamment pour faire valoir ou défendre les droits de la Société (la base juridique du traitement est la poursuite d'intérêts légitimes), ainsi qu’afin de respecter des obligations légales ou réglementaires, que ce soit au niveau national ou communautaire (la base juridique du traitement est le respect d’une obligation légale).

3.   Exigence de fourniture de données à caractère personnel

A.   Il est nécessaire de communiquer les données signalées comme obligatoires (en caractère gras) dans le formulaire d’inscription, aux fins visées au point 2(B) de la présente note d'information. Par conséquent, le refus de fournir tout ou partie de ces données peut entraîner l'impossibilité pour la Société d’exécuter le contrat et, en conséquence, l’impossibilité pour l’utilisateur d’acheter les produits illycaffè. Il est nécessaire que l’utilisateur mentionne le produit qu’il souhaite acheter ainsi que le mode de paiement choisi afin de finaliser l’achat du produit désiré (par conséquent, toujours dans le cadre visé au point 2(B) de la présente note d’information). L’absence de ces mentions entraîne l'impossibilité pour l’utilisateur d’acheter le produit. Dans l’éventualité où l’adresse d’expédition serait différente de l’adresse de facturation, nous vous invitons à consulter les stipulations du point 3(F) de la présente note d’information. Pour ce qui est des autres données demandées à titre facultatif, nous vous invitons également à prendre connaissance des indications suivantes. Sauf stipulations contraires de la présente note d'information, la communication des données demandées à titre facultatif n’est pas obligatoire. En refusant de les communiquer, l’utilisateur ne s’expose à aucune conséquence, si ce n’est celle de faire obstacle à l’exploitation de données (qui pourraient s’avérer utiles aux finalités visées).

B.   Il est nécessaire de communiquer les données (numéro d’identifiant fiscal ou d’identification TVA, données personnelles et adresses, coordonnées de facturation ou données relatives aux achats, de même que toute autre donnée potentiellement nécessaire à l’exécution d’obligations légales ou réglementaires, que ce soit au niveau national ou communautaire, ou pour faire valoir ou exercer un droit d’illycaffè) aux fins stipulées au point 2(C) de la présente note d’information. L’absence de communication desdites données entraînera l’impossibilité de s’enregistrer et/ou de donner suite au contrat de vente.

C.   La communication des données signalées comme obligatoires dans le formulaire d’inscription (en caractère gras), aux fins visées au point 2(A) de la présente note d'information) est facultative. Cependant, l’absence de communication desdites données entraînera l'impossibilité de créer un compte. Dans l’éventualité où l’adresse d’expédition serait différente de l’adresse de facturation, nous vous invitons à consulter les stipulations du point 3(F) de la présente note d’information. Pour ce qui est des données relatives au numéro d’identification TVA et à la raison sociale, nous vous invitons également à vous référer au point 3(E) de la présente note d'information. Pour ce qui est des données de carte bancaire, reportez-vous aux indications du point 3(D) de la présente note d'information. La communication des autres données signalées en caractère gras dans le formulaire d’inscription, ainsi que de toutes autres données éventuellement communiquées, est facultative. L’absence de communication desdites données n’aura aucune conséquence, si ce n’est de ne pouvoir prendre en considération les données non communiquées qui pourraient, dans certains cas, s’avérer utiles pour un meilleur traitement de la commande (voir également les indications du point 3(F) de la présente note d'information).

D.  La communication des données de carte bancaire est facultative. Néanmoins, le fait de ne pas les communiquer entraînera l’impossibilité d’effectuer le paiement par carte bancaire. 

E.   La communication des données réclamées lors d’une demande de facture (telles que le numéro de TVA et la raison sociale) est facultative. Cependant, le fait de ne pas communiquer ces données entraînera l’impossibilité d’indiquer lesdites données sur la facture demandée, le cas échéant.

F.   La communication des données relatives aux autres adresses d’expédition de la marchandise et/ou de livraison d’un cadeau est facultative. Néanmoins, l’absence de communication desdites données entraînera l’impossibilité d’expédier le matériel à l’adresse indiquée. Nous rappelons que, dans le cadre de ces opérations particulières, il appartient à l’utilisateur d’obtenir, auprès de la personne concernée, une autorisation de communication des données la concernant et ce, afin que la marchandise soit expédiée à son adresse ou que son nom soit indiqué comme destinataire du cadeau. En outre, pour ces activités, l’utilisateur s'engage à informer la personne dont il communique les données à ICF (autrement dit le destinataire de la marchandise ou du cadeau) du fait qu’il transmettra les données dans le but qu’elles soient traitées par ICF (par l’intermédiaire des personnes en charge et des responsables du traitement désignés, qui devront en prendre connaissance afin de mener à bien les missions qui leur ont été confiées par ICF), étant entendu que ce traitement permettra d’expédier le matériel à l’adresse indiquée. L’utilisateur s’engage également à informer la personne dont il communique les données qu’ICF lui transmettra une note d'information relative au traitement des données et, dans tous les cas, l’utilisateur informera immédiatement la personne du fait qu’ICF sera susceptible de communiquer les données à des transporteurs et à des expéditeurs. Enfin, l’utilisateur avisera la personne concernée que la communication des données est facultative, mais que l’absence de communication des données provoquera l’impossibilité d’expédier la marchandise à l’adresse indiquée et/ou d’indiquer le nom du destinataire du cadeau. L’utilisateur s'engage à obtenir (si nécessaire) une autorisation de communication des données à ICF et de traitement de ces données (ladite autorisation concernant aussi, par conséquent, leur enregistrement dans les banques de données de ICF) aux fins visées au point précédent. Dans ce cas, les données de l’utilisateur seront également connues du destinataire de la marchandise.

4.   Catégories de destinataires des données

La Société s’interdit de communiquer les données à des tiers aux fins visées au point 2(A) de la présente note d'information. La Société sera habilitée à communiquer les données aux fins visées au point 2(B) de la présente note d’information (étant entendu que seules seront communiquées les données nécessaires à la réalisation des objectifs visés) et ce, en France comme à l'étranger. Les tiers concernés sont : les banques, dans l’éventualité où des paiements seraient dus, les transporteurs et les expéditeurs, les services postaux, les distributeurs, les sociétés (y compris les sociétés étrangères) auxquelles sont cédés les contrats, le cas échéant, conformément aux stipulations prévues au contrat de vente (auquel cas la cession du contrat entraînerait non seulement le transfert des données liées au contrat, mais également celui de son exécution et de sa gestion), les avocats et conseillers juridiques, de même que les sociétés d’audit, lorsqu’elles ne sont pas nommément responsables du traitement des données personnelles. Aux fins visées aux points 2(B) et 2(C) de la présente note d’information, ICF sera habilité à communiquer des données en France et à l’étranger (étant entendu que seules seront communiquées les données s’avérant nécessaires aux objectifs visés) aux autorités judiciaires, à l’inspection des impôts et aux services de sécurité publique ainsi qu’à toute autre administration publique, dans l’éventualité où ladite communication demeurerait obligatoire en vertu d’une disposition légale, ainsi qu’à des cabinets d’avocats, des conseillers juridiques et aux services postaux (les organismes précités étant susceptibles de consulter, le cas échéant, l’adresse pour l’envoi de toutes communications écrites). Les données peuvent être divulguées au nom d'illycaffè à tous les personnes spécifiquement déléguées par illycaffè, en fonction de leur rôle (employés administratifs, personnes chargées de la mise sous pli et de l’expédition, y compris celles externes à la Société, employés chargés du marketing et de la gestion du site, y compris externes à la Société, stagiaires, informaticiens des services de gestion des systèmes informatiques parfois amenés à assurer des fonctions d'administrateur des systèmes informatiques, personnel en charge des relations publiques, employés du service juridique, membres du C.A. et du collège des commissaires aux comptes, les auditeurs internes, professions libérales et conseillers/collaborateurs, même externes à la société et agissant sous la responsabilité directe de la Société, tels que, par exemple, les informaticiens susceptibles d’assurer des fonctions d’administrateur de système, des conseillers en charge de la qualité, des conseillers juridiques et des réviseurs aux comptes, collaborateurs des sous-traitants du traitement internes et externes) ainsi que les sous-traitants du traitement internes et externes (par exemple sociétés/professions libérales/cabinets exerçant des activités utiles à celles d’ICF, notamment, à titre d’exemple, des activités de marketing, services d’expédition et de mise sous pli, call centers, activités d’audit et de gestion des relations publiques, sociétés d’outsourcing informatique, y compris celles basées dans d’autres pays). La liste complète des sous-traitants du traitement peut être trouvée auprès du titulaire du traitement.

5.   Conservation des données

Les données pourront être conservées et traitées par ICF pendant toute la période nécessaire à la poursuite des finalités contenues dans cette politique de protection des données. La période de conservation des données est la suivante :

-     que ce soit en vertu d'obligations juridiques, de règlements ou de réglementations communautaires, les données peuvent être conservées pendant les périodes imposées par ces sources réglementaires;

-     pour des raisons contractuelles, jusqu'à résiliation de la relation et également après résiliation, pendant la période fixée par les réglementations françaises et européennes ;

-     aux fins décrites au point 2(A) de la présente politique, les données peuvent être conservées jusqu'au retrait du consentement ou demande d'annulation;

dans tous les cas, l'ensemble des données peuvent être conservées pendant la période qui s'impose pour faire valoir ou défendre les droits d'une société conformément aux réglementations françaises et européennes.

6.   Responsable du traitement des données

Le Responsable du traitement est la société, illycaffè France SAS, Immeuble Imagine 20-26 bld du Parc, 92200 Neuilly/Seine, tél. +33 14143880, e-mail : privacy.frabelux@illy.com.

7.   Droits

Nous vous informons que le RGPD prévoit la possibilité pour la personne concernée de demander au responsable du traitement (aux adresses indiquées ci-dessus) l'accès aux données personnelles et la rectification des données, l'annulation des données ou la limitation du traitement qui la concerne, la portabilité des données ; la personne concernée peut également avoir la possibilité de s'opposer au traitement des données et d'exercer les autres droits contenus dans le chapitre 3 section 1 du RGPD, y compris le droit de révoquer le consentement, si possible.
La révocation du consentement n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement donné avant la révocation.

8.   Réclamations

La personne concernée peut toujours adresser une réclamation à l'autorité de contrôle française dont les références se trouvent sur le site https://www.cnil.fr.

9.   Modes

Nous vous informons que ces données seront traitées par ICF manuellement, sur support papier, informatique ou télématique. Par conséquent, ICF conserve et traite les données tant sur papier que sur support informatique. ICF observe des mesures de sécurité spécifiques afin d’éviter la perte des données, leur utilisation illégale ou non conforme, ainsi que des accès non autorisés. Toutes les données visées aux présentes seront conservées et traitées dans le strict respect de la confidentialité, conformément aux lois en vigueur. Par conséquent, les principes de justesse, de légalité, de transparence et de confidentialité seront également respectés, de même que la finalité de collecte de ces informations. Les données communiquées seront exclusivement utilisées dans le cadre de la poursuite des objectifs figurant au présent document. Les données seront conservées dans les établissements d’ICF. Les sous-traitants du traitement seront également responsables de la conservation des données (outre les tiers auxquels les données sont communiquées en leur qualité de responsables autonomes, et qui sont indiqués au point 4 de la présente note d’information). Ces données seront également stockées dans des banques de données, notamment informatiques.

Nous vous rappelons que les données ne pourront être envoyées à des sociétés exerçant en dehors de la communauté européenne qu’à des fins d’assistance technique, ces sociétés étant spécifiquement désignées comme sous-traitants et s’engageant à respecter toutes les prescriptions du droit européen, aussi en signant les clauses contractuelles indiquées par l'autorité de protection des données ; les données ne sont qu'une copie de celles contenues dans les serveurs européens et la copie de ces dernières reste disponible à tout moment auprès d'illycaffè S.p.A.

10.   Droit après le décès

La personne concernée peut indiquer quoi faire de ses données après son décès conformément à l’article 40 de la loi 493/18 (par exemple, communiquer à un tiers les directives, enregistrer les directives auprès d’un tiers de confiance numérique certifié pour la Commission nationale des informatiques et des libertés). En l'absence de directives, les données seront mises à la disposition des héritiers aux fins énoncées à l'article 40 III de la loi 493/18.

Note d’information mise à jour le 30/09/2020. Cette mise à jour est effectuée dans le cadre de notre politique de révision constante des notes d’information. Les versions des précédentes notes d’information peuvent être consultées sur demande adressée à le Responsable du traitement.