È soprattutto una questione di equilibrio. Quando pianificate gli approvvigionamenti, dovete avere in mente due obiettivi: la merce non deve rimanere ferma sugli scaffali troppo a lungo, ma non deve neanche finire prima del tempo, lasciandovi “a piedi”!
Per evitare questi inconvenienti è utile partire da un’analisi del venduto; valutate accuratamente quali e quante merci consumate in una settimana e ordinate in base ai dati che raccogliete. Soprattutto all’inizio, comunque, vi conviene acquistare con cautela, integrando le quantità in un secondo momento, in base alla necessità. Vi costerà un po’ di più, ma non sprecherete prodotto e sarete in grado di quantificare gli ordini successivi molto più correttamente.
Evitate però di dover correre al supermercato continuamente per tamponare le emergenze. Potrebbe essere utile individuare nella vostra squadra un responsabile degli acquisti che si occupi di raccogliere gli ordini da parte di tutti i componenti dello staff.
Uno delle relazioni più delicate nella gestione del vostro business è quella con i fornitori. È bene che ognuno dei venditori con cui lavorate abbia un solo interlocutore; potete occuparvene voi stessi o affidare il compito a un vostro collaboratore particolarmente abile.
Questa esclusività vi aiuterà a evitare situazioni ambigue e “pericolose” (avete presente la classica scusa del fornitore: “te li ho mandati perché li aveva ordinati il tuo collega!”? Non vi capiterà più di sentirla!).
Con i venditori dovete essere chiari fin dall’inizio e fissare una serie di regole condivise per gli acquisti.
Stabilite, per esempio:
- un giorno per gli ordini e uno per il ricevimento delle merci;
- un giorno per gli ordini e uno per il ricevimento delle merci;
orari fissi per la consegna dei prodotti; - che gli ordini debbano essere fatti obbligatoriamente per iscritto (via e-mail o se preferite WhatsApp).
Il rischio di buttare prodotti va evitato con ogni mezzo. In questo, l’organizzazione del magazzino può aiutarvi molto.
La prima regola nella gestione delle merci è detta del FIFO. Si tratta di una sigla che significa First In, First Out (prima dentro, prima fuori). Molto semplicemente, questo acronimo suggerisce che i primi prodotti che entrano in magazzino debbano anche essere i primi a uscire. Immagazzinate le merci in base all’ordine di arrivo e alla scadenza, posizionando in avanti sullo scaffale i prodotti meno freschi, da consumare prima.
Il controllo delle scadenze va eseguito regolarmente. Esistono delle normative igieniche che impongono alcune regole di stoccaggio. Niente può essere conservato sul pavimento, i prodotti vanno divisi in base alla categoria merceologica a cui appartengono, e così via... Insieme a queste, ci sono espedienti che possono agevolare il lavoro: per esempio, dividete i prodotti per categorie o per fornitore, applicando delle etichette identificative sugli scaffali.
