Informatie ingevolge de Verordening (EU) 2016/679, hierna ook AVG genoemd, en geldende nationale wetgeving

1.   Algemene informatie

illycaffè S.p.A. (hierna ook eenvoudig "Vennootschap" genoemd of "illycaffè") maakt u middels deze voorlichting (omdat u net bezig bent met inkopen) de doelen en modaliteiten bekend van de verwerking van de gegevens (die door u zijn verstrekt) die in haar bezit zijn.

Wij herinneren u eraan dat u alleen uw gegevens en/of de gegevens van de onderneming/firma/instelling hoeft te vermelden die door u wordt vertegenwoordigd (behalve zoals hierna vermeld in punt 3(F) van deze privacybeleid).

2.   Doel en rechtsgrondslag

De gegevens mogen door de Vennootschap worden verwerkt:

A.   ingeval wordt overgegaan tot de aankoop, om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het aankoopcontract en dus ook om administratieve en boekhoudkundige redenen en voor het orderbeheer. Voor wat betreft de gegevens met betrekking tot de creditkaart verwijzen wij tevens naar hetgeen wordt beschreven in de paragraaf over de betaling op de site; de rechtsgrond van de verwerking is de noodzaak tot verwerking voor de uitvoering van een contract waarbij de betrokkene partij is;

B.   om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, verordeningen en EU-regelgeving (de rechtsgrondslag van de verwerking is het voldoen aan een wettelijke verplichting) en om een recht van de Vennootschap  te doen gelden of te verdedigen en dus voor een rechtmatig belang van de Vennootschap (de rechtsgrondslag van de verwerking is het nastreven van legitieme belangen).

3.   Verplicht karakter van de verstrekking

A.   De verstrekking van de gegevens op het registratieformulier die verplicht ingevuld dienen te worden (vetgedrukt) is noodzakelijk voor de doeleinden die zijn genoemd in punt 2(A) van deze voorlichting en derhalve kan de weigering om deze helemaal of gedeeltelijk te leveren aanleiding geven tot de onmogelijkheid voor de onderneming om het contract ten uitvoer te brengen en dus om de producten van illycaffè te kopen. De vermelding van het te kopen product en de betaalmethode is nodig om het product zelf te kunnen kopen (en dit altijd met de doelen die worden genoemd in punt 2(A) van deze voorlichting) en de ontbrekende vermelding leidt tot de onmogelijkheid om het product te kopen. Wat betreft de verzendgegevens geldt dat indien deze anders zijn dan de factuurgegevens, wij verwijzen naar hetgeen vermeld is bij punt 3(F) van deze voorlichting. Wat betreft de andere gegevens die zijn opgenomen in de facultatieve velden verwijzen wij ook naar hetgeen hieronder is vermeld. Indien niet anders gespecificeerd in deze voorlichting kunnen de gegevens in de facultatieve velden facultatief worden verstrekt en het niet verstrekking leidt tot geen enkele consequentie behalve dat u niet profiteert van deze gegevens (die echter nuttig kunnen zijn voor bepaalde doelen).

B.   De verstrekking van de gegevens (fiscaal nummer of BTW-nummer, gegevens van de burgerlijke stand en adres, factuurgegevens en aankoopgegevens, andere gegevens die nodig zijn voor het nakomen van wettelijke en voorgeschreven verplichtingen en communautaire normen of om een recht van illycaffè in rechte te doen gelden of uit te oefenen) voor de doeleinden die worden genoemd in punt 2(B) van deze voorlichting, is noodzakelijk en het niet verstrekken leidt tot de onmogelijkheid om gevolg te geven aan het aankoopcontract.

C.   Wat betreft de verzendgegevens geldt dat indien deze anders zijn dan de factuurgegevens, wij verwijzen naar hetgeen vermeld is bij punt 3(F) van deze voorlichting. Wat betreft de gegevens met betrekking tot het BTW-nummer en de handelsnaam verwijzen wij ook naar hetgeen is vermeld in punt 3(E) van deze voorlichting. Wat betreft de gegevens met betrekking tot de creditcard verwijzen wij naar hetgeen is vermeld in punt 3(D) van deze voorlichting. Wat betreft de andere gegevens die net vetgedrukt zijn op het registratieformulier en eventuele andere verstrekte gegevens, is de verstrekking facultatief en het niet verstrekken leidt niet tot consequenties, behalve dat deze gegevens niet in aanmerking worden genomen die in sommige gevallen nuttig zouden kunnen zijn om de order beter te beheren (wij verwijzen ook naar hetgeen is vermeld in punt 3(F) van deze voorlichting).

D.  Wat betreft de gegevens met betrekking tot de creditcard, is de verstrekking facultatief en het niet verstrekken leidt tot de onmogelijkheid om de betaling middels creditcard uit te voeren. 

E.   De verstrekking van de gegevens die worden vereist in geval van vereiste factuur (zoals die van het BTW-nummer en de handelsnaam) is facultatief, maar het niet verstrekken ervan leidt tot de onmogelijkheid om de factuur uit te schrijven met de vermelde gegevens, indien vereist.

F.   De verstrekking van de gegevens met betrekking tot de alternatieve adressen waar de goederen naartoe moeten worden gestuurd en/of waar een cadeau naartoe moet worden gestuurd is facultatief, maar het niet verstrekken van de vetgedrukte gegevens leidt tot de onmogelijkheid om het materiaal naar het vermelde adres te versturen. Wij wijzen erop dat voor dergelijke speciale activiteiten de gebruiker zelf verantwoordelijk is voor het verkrijgen van de instemming van de persoon wiens gegevens worden vermeld om de goederen naar diens adres te sturen of om deze op te geven als begunstigde van het cadeau. Bovendien is de gebruiker voor dergelijke activiteiten verplicht om aan de persoon wiens gegevens hij aan illycaffè  bekendmaakt (de persoon aan wie de goederen worden gestuurd of die de begunstigde van het cadeau is) aan te geven dat deze de gegevens aan illycaffè  zelf bekendmaakt zodat illycaffè  deze kan verwerken (via de vermelde personen die hiermee belast zijn en die hiervoor verantwoordelijk zijn die hiervan kennis moeten hebben voor de uitvoering van de taken die zijn toegekend door illycaffè ) om het materiaal naar het opgegeven adres te sturen en hem evenzo te informeren dat illycaffè  hem de speciale voorlichting verstrekt over de verwerking van de gegevens en hem hoe dan op de hoogte te stellen zodra illycaffè  de gegevens kan bekendmaken aan de vervoerders en transporteurs en dat de verstrekking van de gegevens facultatief is en dat het niet verstrekken leidt tot de onmogelijkheid om de goederen naar het opgegeven adres te sturen en/of de persoon te vermelden als begunstigde van het cadeau. De gebruiker is verplicht de toestemming (indien vereist) te verkrijgen voor de bekendmaking van de gegevens aan illycaffè en de verwerking ervan (waarmee ook toestemming wordt verleend voor de registratie in de databases van illycaffè) door illycaffè zelf voor de doelen die hierboven in dit punt worden gespecificeerd. De gegevens van de gebruiker zijn in dit geval ook bekend bij degene die de goederen ontvangt.

4.   Categorieën ontvangers van de gegevens

De gegevens kunnen door illycaffè  ten behoeve van hetgeen is bepaald in punt 2(A) van deze voorlichting (waarbij alleen de gegevens bekendgemaakt worden die nodig worden geacht voor het behalen van deze doelen) in Frankrijk of in het buitenland worden bekendgemaakt aan: banken voor verschuldigde betalingen, vervoerders en expediteurs, de post, distributeurs, bedrijven (ook buitenlandse) aan wie de contracten kunnen zijn overgedragen volgens hetgeen is bepaald in het aankoopcontract (in dit geval vindt met de overdracht van het contract ook de overdracht van gegevens betreffende het contract en de uitvoering en het beheer ervan plaats), advocaten en juridisch adviseurs, accountantskantoren indien niet verantwoordelijk benoemd voor de verwerking van de gegevens. Ten behoeve van hetgeen is bepaald in punt 2(A) en 2(B) van deze voorlichting kunnen door illycaffè  de gegevens in Frankrijk en in het buitenland worden bekendgemaakt (waarbij alleen de gegevens worden bekendgemaakt die nodig worden geacht voor het behalen van deze doelen) aan gerechtelijke autoriteiten, de recherche en de openbare veiligheid en openbare organen indien een dergelijke verplichting bestaat en aan advocatenkantoren en juridisch adviseurs en de post (waarbij het adres te zien is om eventuele schriftelijke berichten te versturen). De gegevens kunnen namens illycaffè bekend worden gemaakt, elk voor hun eigen rol, aan alle door illycaffè aangewezen personen [zoals medewerkers van de administratieve sector, medewerkers van het transport en verpakking, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap, diegenen die belast zijn met de marketing en het beheer van de site, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap, informaticatechnici die zich bezighouden met het beheer van informatiesystemen die ook functies van systeembeheer kunnen uitvoeren, degenen die belast zijn met de public relations, degenen die belast zijn met juridische zaken, leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht, intern auditor, stagiaires, vrije beroepen en consulenten-medewerkers, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap, als bijvoorbeeld informaticatechnici die ook functies van systeembeheerder kunnen uitoefenen, kwaliteitsadviseurs, juridisch adviseurs, medewerkers van de gegevensverwerkers) als interne dan wel externe gegevensverwerkers (zoals inpak zoals marketingactiviteiten, verzendings- en verpakkingsactiviteiten of callcenteractiviteiten, accountant activiteiten en public relations activiteiten, ondernemingen voor outsourcing op het gebied van informatica, ook gevestigd in andere staten) altijd aangesteld door de Vennootschap en waarvan de lijst beschikbaar is door contact op te nemen met de Gegevensverantwoordelijke.

5.   Opslag van gegevens

De gegevens kunnen door de Vennootschap worden opgeslagen en verwerkt zolang als nodig is om de in deze informatienota vermelde doeleinden te bereiken. De bewaartermijn van de gegevens is als volgt:

-     bij wettelijke verplichtingen, verordeningen en communautaire verordeningen, mogen gegevens worden bewaard gedurende de perioden die door deze regelgevende bronnen worden voorgeschreven;

-     voor contractuele doeleinden tot de beëindiging van de relatie en ook na de beëindiging gedurende de door de Italiaanse en Europese regelgeving bepaalde periode, ook in belastingaangelegenheden;

alle gegevens mogen in ieder geval worden bewaard gedurende de periode die nodig is om een recht van de onderneming volgens de Italiaanse en Europese regelgeving te doen gelden of te onderbouwen.

6.   Gegevensverantwoordelijke en Functionaris Gegevensbescherming

De gegevensverantwoordelijke is illycaffe S.p.A. bereikbaar in Nederland via illycaffè S.p.A. vestiging Nederland gevestigd aan de Mijlweg 12, 3295 KH s-Gravendeel, Nederland, telefoonnummer 0800 – 2354559 en e-mail klantenservice@illy.com.

7.   Rechten

Wij informeren u dat de AVG de Betrokkene de mogelijkheid biedt om de Gegevensverantwoordelijke (op de bovenstaande adressen) toegang te vragen tot persoonsgegevens en de rectificatie of het wissen ervan, of te vragen om beperking van de verwerking die hem of haar betreft of zich te verzetten tegen de verwerking ervan, evenals het recht op overdracht van gegevens, en ook andere rechten die zijn opgenomen in hoofdstuk 3 van de AVG, met inbegrip van het recht om toestemming in te trekken, indien van toepassing: de intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming die vóór de intrekking is gegeven.

8.   Klachten

Het is altijd mogelijk om een klacht in te dienen bij de onafhankelijke Nederlandse toezichthoudende autoriteiten waarvan de contactgegevens beschikbaar zijn op de website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

9.   Verwerkingsmethoden

De gegevens kunnen door de Vennootschap worden verwerkt op papier, handmatig, per computer en via telecommunicatie (waardoor de gegevens zowel op papier als op de computer worden opgeslagen en verwerkt). illycaffè heeft veiligheidsmaatregelen getroffen om gegevensverlies, onrechtmatig en oneigenlijk gebruik van de gegevens en ongeoorloofde toegang tot de gegevens te voorkomen. Gegevens worden door illycaffè bewaard en verwerkt overeenkomstig haar geheimhoudingsvereisten, de van toepassing zijnde lokale bepalingen (overeenkomstig de vereisten van eerlijkheid, rechtmatigheid, transparantie en vertrouwelijkheid en de rechten van de betrokkenen) en strikt conform de doeleinden die in dit privacybeleid worden beschreven. De gegevens worden door illycaffè uitsluitend verwerkt voor de doeleinden die in dit privacybeleid worden vermeld. De gegevens worden gearchiveerd op de vestigingen van illycaffè S.p.A. in Europa (Nederland, Duitsland, Spanje, Italië en Oostenrijk), afhankelijk van het voor het verzoek relevante gebied, en bij de aangewezen gegevensverwerkers (alsook derden die als onafhankelijke, voor gegevensverwerking verantwoordelijken gegevens ontvangen zoals in punt 4 van dit privacybeleid wordt beschreven). De gegevens zullen ook worden georganiseerd in databanken, met inbegrip van computerdatabanken.

Wij herinneren u eraan dat de gegevens enkel ten behoeve van technische bijstand verstuurd mogen worden naar bedrijven die actief zijn buiten de Europese Gemeenschap, die specifiek verantwoordelijk gesteld werden en die zich ertoe verbinden alle voorschriften van de Europese wetgeving na te leven, ook door de ondertekening van de desbetreffende, door de gegevensbeschermingsautoriteit aangegeven Contractuele Clausules; de gegevens zijn slechts een kopie van de gegevens op de Europese servers. Deze kopie is altijd beschikbaar bij illycaffè S.p.A.

Dit privacybeleid is herzien op 28.10.2020. Het privacybeleid wordt doorlopend herzien en de herziene versies worden op deze pagina gepubliceerd. Eerdere versies van het privacybeleid zijn op schriftelijk verzoek aan De voor de Gegevensverantwoordelijke (e-mail dpo@illy.com).