Informatie over de verwerking van persoonsgegevens door illycaffè S.p.A.  ingevolge Verordening (EU) 2016/679 (Artikel 13), hierna ook AVG genoemd, en het Nederlands en italiaans

1.    Algemene informatie
De Vennootschap illycaffè S.p.A. (hierna ook eenvoudig "illycaffè" genoemd), verstrekken hierbij informatie over de verwerking van uw gegevens/vennootschaps-/bedrijfsgegevens die u vertegenwoordigt (hierna ook als "klant" aangeduid) en die in het bezit zullen zijn van de illycaffè (bijvoorbeeld: persoonlijke gegevens – adressen, namen, Burgerservicenummer, btw-nummer –, boekhoudkundige gegevens, gegevens die nodig zijn voor klantenbeheer en uitvoering van contracten en nakoming van wettelijke verplichtingen, gegevens met betrekking tot betalingen, gegevens die nodig zijn om een recht van de Vennootschap te verdedigen of te doen gelden, gegevens met betrekking tot deelname aan een evenement, registratie voor speciale initiatieven, aankoop van een product, categorie van activiteit - bijv. bar, restaurant ...). Gegevens over solvabiliteit en het gedrag met betrekking tot schulden (altijd verwerkt voor contractuele doeleinden en rechtmatige belangen) kunnen ook worden verkregen bij commerciële informatiebedrijven voor de beoordeling van de solvabiliteit en het schuldengedrag van de klant en aan deze bedrijven worden meegedeeld voor de beoordeling van de solvabiliteit en het schuldengedrag van die klant. Ze kunnen bovendien gevonden worden bij die maatschappijen die omgaan met inkomensgegevens en bij dergelijke maatschappijen, openbare registers met lijsten van akten of documenten die voor iedereen beschikbaar zijn, en in gegevens met betrekking tot insolventie en in diverse gegevens over economische activiteit, allemaal met het oog op het rechtmatige belang bestaande uit de beoordeling van de klant of om persoonsgegevens te vinden die essentieel zijn voor het sluiten van de overeenkomst die de klant heeft vergeten op te geven (en dus voor contractuele doeleinden).

2.    Doel en Rechtsgrondslag
De gegevens mogen door de illycaffè worden verwerkt:
A.    voor precontractuele en contractuele doeleinden (bijvoorbeeld: orderbeheer, administratieve en boekhoudkundige afhandeling, klantenbeheer); De rechtsgrondslag is de rechtsgrondslag is de noodzaak van verwerking voor de uitvoering van contractuele verplichtingen en de noodzaak van verwerking voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op verzoek van de betrokkene worden genomen;

B.    voor de beoordeling van de solvabiliteit van de klant en dus voor het legitieme belang van het beperken van onbetaalde schulden; De rechtsgrondslag is het nastreven van legitieme belangen;

C.    om (zelfs met het gebruik van specifieke software, maar zonder beslissingen te nemen op basis van een volledig geautomatiseerd proces) analyses uit te voeren over het type klant en diens bedrijf, gericht op het beheren van de klantgegevens en de planning van de bedrijfsactiviteiten en dus voor doeleinden die verband houden met de uitvoering van het contract en het nastreven van de legitieme belangen van het bedrijf die bestaan uit de ontwikkeling van de bedrijfsactiviteiten en de zakelijke relaties. De belanghebbende kan te allen tijde het resultaat van de analyse en de daaruit voortvloeiende besluiten opvragen; De rechtsgrondslag voor de verwerking is het nastreven van legitieme belangen;

D.    voor het uitvoeren van reclame c.q. informeren over producten, diensten of initiatieven van illycaffè en haar partners, en ten einde marktonderzoeken te verrichten en/of evaluatiegesprekken te voeren over producten c.q. diensten van illycaffè, allemaal uit naam van illycaffè, naar telefoonnummers (en dus ook via sms/mms) en postadressen (met inbegrip van het e-mailadres waarmee u periodieke nieuwsbrieven kunt ontvangen) die door u zijn opgegeven (let op dat het verzenden van e-mail en sms/mms ook elektronisch kan worden gedaan met behulp van geautomatiseerde middelen); toestemming voor deze doeleinden is altijd, op elk moment, vrijelijk te herroepen door contact op te nemen met de Vennootschap op de aangegeven adressen. de rechtsgrondslag voor de verwerking is de toestemming;

E.    om de informatie met betrekking tot de bedrijfsactiviteit van de klant te analyseren, om een beter inzicht te krijgen in diens aankoopbereidheid en om hem diensten en producten aan te bieden in overeenstemming met zijn behoeften; de rechtsgrondslag voor de verwerking is de toestemming;

F.    Voor het publiceren van gegevens (adres, naam) in de illycaffè website/app en dus voor een legitiem belang van het bedrijf om reclame te maken voor de plaatsen waar de producten zich bevinden; De rechtsgrondslag voor de verwerking is het nastreven van legitieme belangen;

G.    om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, verordeningen en EU-regelgeving; De rechtsgrondslag van de verwerking is het voldoen aan een wettelijke verplichting;

H.    om een recht van illycaffè te doen gelden, om schulden te innen en openstaande vorderingen te beheren  en dus voor een legitieme belangen .De rechtsgrondslag voor de verwerking is het nastreven van legitieme belangen

3.    Verplicht karakter van de verstrekking
De verstrekking van de gevraagde gegevens is noodzakelijk voor de in punt 2(G) (waarvoor de verstrekking van de gegevens verplicht is indien de wet daarin voorziet), 2(A), en 2(H) genoemde doeleinden en daarom kan elke weigering om deze geheel of gedeeltelijk te verstrekken de uitvoering van de overeenkomst of de voortzetting van de relatie onmogelijk maken.
De verstrekking van de gegevens die nodig zijn voor de in punt 2 (B) genoemde doeleinden is facultatief, echter het niet-verstrekken kan het onmogelijk maken om het contract uit te voeren of de contractuele relatie voort te zetten.

De verstrekking van de gegevens die nodig zijn voor de in punt 2(C) genoemde doeleinden is niet verplicht en het niet verstrekken van gegevens heeft geen andere gevolgen dan dat het niet mogelijk is de in punt 2(C) genoemde activiteiten uit te voeren en dat geen rekening wordt gehouden met de niet voor deze doeleinden verstrekte gegevens.
De verstrekking van de gegevens die nodig zijn voor de in punt 2(D) genoemde doeleinden is facultatief, evenals de betreffende toestemming (die steeds kan worden herroepen door contact op te nemen met de Verwerkingsverantwoordelijke), en het niet verstrekken van gegevens en ontbreken van toestemming heeft geen andere gevolgen dan het niet kunnen uitvoeren van de in punt 2(D) genoemde activiteiten of het niet kunnen uitvoeren ervan op niet verstrekte adressen ;

de verstrekking van de gegevens die nodig zijn voor de in punt 2(E) genoemde doeleinden is facultatief, evenals de betreffende toestemming (die steeds kan worden herroepen door contact op te nemen met de Verwerkingsverantwoordelijke), en het niet verstrekken van gegevens en ontbreken van toestemming heeft geen andere gevolgen dan het niet kunnen uitvoeren van de in punt 2(E) genoemde activiteiten;
De verstrekking van de gegevens voor de in punt 2(F) genoemde doeleinden is facultatief, en het niet verstrekken van gegevens heeft geen andere gevolgen dan niet publiceren van de gegevens.

4.    Categorieën ontvangers van de gegevens
Onverminderd verdere mededelingen (waarvan u op de hoogte wordt gesteld indien de mededelingen nog niet bekend waren) die nodig kunnen zijn om te voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen, kunnen de verzamelde en verwerkte gegevens worden meegedeeld door de illycaffè voor de doeleinden waarnaar wordt verwezen in punt 2 (A), naar: banken, beroepsbeoefenaren (bijvoorbeeld juridische), consultants en dienstverlenende bedrijven, vervoerders en expediteurs, distributeurs, logistieke bedrijven, gerechtelijke autoriteiten en politie- en bewakingsinstanties, overheidsinstanties, incassobedrijven, post-koeriers (die de gegevens behandelen die nodig zijn voor het verzenden van eventuele mededelingen), adviesbureaus, factoringmaatschappijen, maatschappijen waaraan kredieten kunnen worden overgedragen.
Voor de in punt 2(B), genoemde doeleinden kunnen de gegevens door het illycaffè aan commerciële informatiebedrijven worden meegedeeld.
Voor de doeleinden die worden beschreven in punt 2 (C) van dit privacy beleid worden geen gegevens bekendgemaakt.  
Voor de doeleinden van punt 2 (D), kunnen de gegevens door het illycaffè worden meegedeeld aan vervoerders en expediteurs in het geval van verzending van materialen of papieren communicatie.
Voor de doeleinden die worden beschreven in punt 2 (E) van dit privacy beleid worden geen gegevens bekendgemaakt.

Voor de toepassing van punt 2 (F), kunnen de gegevens worden verspreid op de illycaffè website/app.

Voor de in punt 2 (G) en 2 (H) genoemde doeleinden kunnen de gegevens worden meegedeeld aan beroepsbeoefenaren (bijvoorbeeld juridische), gerechtelijke autoriteiten en politie- en bewakingsinstanties, overheidsinstanties, post-koeriers (die de gegevens behandelen die nodig zijn voor het verzenden van eventuele mededelingen) door het illycaffè.
De gegevens kunnen ook worden bekendgemaakt aan personen die speciaal door de illycaffè gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken, (werknemers op het administratieve, juridische, technische, IT- en logistieke gebied, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap; werknemers van de marketingsector, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap; leden van bedrijfsorganen, vertegenwoordigers, regiomanagers; werknemers voor klantenrelaties, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap; en adviseurs, met inbegrip van degenen buiten de Vennootschap – zoals kwaliteits- en certificatieadviseurs, IT-consultants, advocaten, belastingconsulenten – stagiaires, interne accountants, medewerkers van verwerkers), en gegevensverwerkers, (bijvoorbeeld maatschappijen/consultants die bijkomende activiteiten uitvoeren naast die van de Vennootschap, zoals adviesbureaus/consultants- bijvoorbeeld voor belastingadvies en boekhoudkundig advies- marketing en communicatiebureaus, logistieke bedrijven, computerbedrijven, incassobureaus, advocaten), altijd aangesteld door de Vennootschap en waarvan de lijst beschikbaar is door contact op te nemen met de illycaffè.

5.    Opslag van gegevens
De gegevens kunnen door worden opgeslagen en verwerkt zolang als nodig is om de in deze Privacyverklaring vermelde doeleinden te bereiken. De bewaartermijn van de gegevens is als volgt:

-    voor precontractuele doeleinden, totdat de overeenkomst eventueel is goedgekeurd of geformaliseerd, onverminderd eventuele verdere in Franse en Europese regelgeving voorziene maatregelen voor bewaring;
-    voor contractuele doeleinden tot de beëindiging van de relatie en ook na beëindiging gedurende de in de periode gespecificeerd in de Neterlands wetgeving en Europese regelgeving;
-    voor verplichtingen uit de wet, regelgeving en EU-reglementen kunnen gegevens worden bewaard gedurende de perioden die door dergelijke reglementaire bronnen worden opgelegd;
-    voor de doeleinden van punt 2(B), tot de beëindiging van de relatie en ook na beëindiging gedurende de in de periode gespecificeerd in de Neterlands wetgeving en Europese regelgeving;
-     voor de in punt 2(C) genoemde doeleinden tot de beëindiging van het contract of het verzoek tot gegevenswissing;
-    voor de doeleinden beschreven in punt 2(D), van dit beleid, mogen de gegevens worden bewaard tot de intrekking van de toestemming of verzoek tot annulering, onverminderd de instandhouding in overeenstemming met de wet of voor zichzelf te verdedigen in geval van geschillen;
-    voor de doeleinden genoemd onder punt 2(E): tot het intrekken van de toestemming of het indienen van een verzoek tot verwijdering of gedurende ten hoogste twaalf maanden na registratie, tenzij de gegevens worden geanonimiseerd in een vorm die identificatie, ook indirect door koppeling aan andere databanken, onmogelijk maakt;;
-    voor de doeleinden beschreven  in punt 2(F), van deze kennisgeving genoemde doeleinden mogen de gegevens worden bewaard (en gepubliceerd) totdat de  een verzoek tot wissen ervan wordt ingediend of totdat de zakelijke relatie tussen de partijen is beëindigd;
-    Regelgeving elk geval kunnen alle gegevens worden bewaard gedurende een periode die nodig is om de rechten van de Vennootschap uit hoofde van de Nederlandse, Italiaanse en Europese regelgeving te doen gelden of te verdedigen.

6.    Gegevensverantwoordelijke en Functionaris Gegevensbescherming
De Verwerkingsverantwoordelijke voor de verstrekte gegevens zijn wij, illycaffè S.p.A., gevestigd aan de Via Flavia 110 te Triëst (Italië), telefoon +39 040 3890 111, fax +39 040 3890 490, e-mail infoprivacy@illy.com. Daarnaast hebben wij een Functionaris gegevensbescherming aangewezen met wie u contact kunt opnemen per e-mail via dpo@illy.com of door een brief te sturen naar het hierboven genoemde adres.

illycaffè S.p.A. wordt in Nederland vertegenwoordigd door illycaffè S.p.A. vestiging Nederland, Mijlweg 12, 3295 KH 's-Gravendeel, tel. +31 0800 2354559, e-mail klantenservice@illy.com.

 
7.    Rechten
Wij informeren u dat de AVG u als betrokkene de mogelijkheid biedt om illycaffè (door contact illycaffè  op te nemen via de onder punt 6 genoemde adressen) te verzoeken tot toegang tot of rectificatie van uw persoonsgegevens, tot het wissen ervan of tot het beperken van de verwerking ervan voor zover het u betreft, alsmede tot overdracht van de gegevens; daarnaast hebt u de mogelijkheid om, eveneens door contact met illycaffè op te nemen, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens en om de andere rechten uit te oefenen die zijn opgenomen in hoofdstuk 3, paragraaf 1 van de AVG, waaronder het recht om uw toestemming in te trekken. Intrekking van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming die voorafgaand aan de intrekking is gegeven.

8.    Klachten
Indien the klant bent dat uw rechten zijn geschonden, kunt u te allen tijde een klacht indienen bij de Italiaanse autoriteit persoonsgegevens, waarvan de contactgegevens te vinden zijn op www.garanteprivacy.it.
Kunt u ook contact de Nederlandse toezichthoudende autoriteit waarvan de contactgegevens te vinden zijn op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9.    Gegevens van medewerkers/werknemers
Houd er rekening mee dat, indien de Betrokkene tot wie deze informatie is gericht aan de Vennootschap de namen en contactgegevens van de eigen medewerkers moet meedelen, om redenen die verband houden met de uitvoering van het contract, de Betrokkene de medewerker op de hoogte dient te brengen van de inhoud van deze privacyverklaring en van het feit dat hij de gegevens zal meedelen aan de Vennootschap, die de gegevens kan verwerken om redenen die verband houden met de uitvoering van het contract, en die waar nodig zijn toestemming voor de communicatie en verwerking kan verkrijgen.

10.    Procedure voor de profilering
De onder punt 2(E) genoemde profilering wordt door ons uitgevoerd door middel van analyse, ook op geautomatiseerde wijze door software, van gegevens en  kenmerken van de Klant (bijv. registratie bij een evenement, aanmelding voor specifieke initiatieven, aankoop van bepaalde producten, bezochte webpagina's en handelingen op de bedrijfswebsites als de Klant de specifieke cookies heeft geaccepteerd) om een beter inzicht te krijgen in diens aankoopbereidheid en om hem diensten en producten aan te bieden in overeenstemming met zijn behoeften door middel van specifieke communicatie en initiatieven.

Wij creëren dus een Klantprofiel dat ook in specifieke groepen (clusters) wordt opgenomen. De profilering van de Klant houdt voor u in geen geval een bijzonder risico in, aangezien het een soort basisprofilering betreft waarvoor geen gegevens nodig zijn die bijzonder gevoelig zijn of waarmee zeer vertrouwelijke aspecten van uw privé-leven in detail kunnen worden gereconstrueerd. U de Kant heeft bovendien altijd het recht op menselijke tussenkomst, om uw mening te geven, om uitleg te krijgen over de genomen beslissing en om deze beslissing aan te vechten.

Privacyverklaring geactualiseerd 30/11/22. De voorafgaande versies van de privacyverklaring kunnen schriftelijk worden aangevraagd bij klantenservice@illy.com