Informatie over de verwerking van persoonsgegevens

ingevolge de Verordening (EU) 2016/679 (hierna ook AVG genoemd) artikle 13

1.    Algemene informatie

Wij informeren u dat, voor de hieronder aangegeven doeleinden, wij als illycaffè S.p.a (hierna kortheidshalve ook 'de Vennootschap' of illycaffè genoemd), als verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens zullen verwerken zoals die door zijn verstrekt. De gegevens die wij u vragen en die wij verwerken betreffen uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van de in deze privacyverklaring aangegeven doeleinden.

2.    Doel en rechtsgrondslag

Wij kunnen uw gegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

A.   Om te voldoen aan uw verzoek om informatie en om alle noodzakelijke actie te ondernemen om aan uw verzoek te voldoen; De rechtsgrondslag voor verwerking is toestemming;

B.   het voldoen aan wettelijke verplichtingen, verordeningen en EU-regelgeving. De rechtsgrondslag van de verwerking is het voldoen aan een wettelijke verplichting;

C.   het afdwingen of verdedigen van een van onze rechten. De rechtsgrondslag van de verwerking is het nastreven van legitieme belangen. Bij de afweging van deze legitieme belangen is nagegaan of deze geen aantasting vormen van of niet indruisen tegen de belangen of rechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene (het legitieme belang is beoordeeld met behulp van een drievoudige toets die bij de vennootschap is op te vragen);

D.  om de inhoud van het telefoongesprek te documenteren door middel van het opnemen ervan en derhalve voor het nastreven van legitieme belangen van de vennootschap, die bestaan uit het kunnen bewijzen wat er tijdens het desbetreffende telefoongesprek is gezegd: De rechtsgrondslag van de verwerking is het nastreven van legitieme belangen. Bij de afweging van deze legitieme belangen is nagegaan of deze geen aantasting vormen van of niet indruisen tegen de belangen of rechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene (het legitieme belang is beoordeeld met behulp van een drievoudige toets die bij de vennootschap is op te vragen).

3.    Verplicht karakter van de verstrekking

Het verstrekken van de gegevens voor de doeleinden genoemd onder punt 2(A) is niet verplicht, maar het niet-verstrekken ervan kan het onmogelijk maken uw verzoek in te willigen. Het geven van toestemming voor de doeleinden genoemd onder punt 2(A) van deze privacyverklaring is evenmin verplicht, maar het niet-geven ervan kan het eveneens onmogelijk maken uw verzoek in te willigen.

Het verstrekken van de gegevens voor de doeleinden genoemd onder punt 2(B) (verplicht indien wettelijk vereist) en 2(C) is noodzakelijk, maar het niet-verstrekken ervan kan het onmogelijk maken uw verzoek in te willigen.

Het verstrekken van de gegevens voor de doeleinden genoemd onder punt 2(D) van deze privacyverklaring is niet verplicht, maar indien u niet wilt dat het gesprek wordt opgenomen en dus ook geen gegevens wilt verstrekken voor de onder dit punt genoemde doeleinden, kunt u geen telefonische ondersteuning krijgen. Wilt u derhalve niet dat het gesprek wordt opgenomen, beëindig dan het gesprek en neem contact op met illycaffè via de andere kanalen die staan aangegeven www.illy.com/fr-fr/service-clients.

4.    Categorieën ontvangers van gegevens

Voor de doeleinden genoemd onder punt 2(A) van deze privacyverklaring kunnen gegevens door illycaffè worden doorgegeven aan gelieerde bedrijven, vestigingen van de Università del Caffè, klantenservicecentra en distributeurs, vervoerders en expediteurs.

Voor de doeleinden aangegeven onder 2(B) kunnen wij uw gegevens verstrekken aan overheidsinstanties, gerechtelijke instanties en politie- en opsporingsinstanties.

Voor de doeleinden aangegeven onder 2(C) van deze privacyverklaring kunnen wij uw gegevens verstrekken aan advocaten/juridisch adviseurs, aan overheidsinstanties, gerechtelijke instanties en politie- en opsporingsinstanties en aan postbedrijven (waarbij die het verzendadres voor eventuele schriftelijke correspondentie kunnen zien). Wij zullen uitsluitend de gegevens doorgeven die noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van de afzonderlijke in deze privacyverklaring aangegeven doeleinden.

Voor de doeleinden aangegeven onder 2(D) van deze privacyverklaring kunnen wij uw gegevens verstrekken aan advocaten/juridisch adviseurs, aan overheidsinstanties, gerechtelijke instanties en politie.

Wij zullen uitsluitend de gegevens doorgeven die noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van de afzonderlijke in deze privacyverklaring aangegeven doeleinden.

Daarnaast kunnen uw gegevens via ons bekend raken bij iedereen die daartoe, elk in zijn eigen rol, door ons is belast met de verwerking van de gegevens (zoals interne en externe juridisch medewerkers, interne en externe marketingmedewerkers, interne en externe websitebeheerders, interne en externe adviseurs - zoals juridisch adviseurs, IT-specialisten die ook de functie van systeembeheerder kunnen uitoefenen en daarvoor als zodanig zijn aangesteld, medewerkers belast met de kwaliteitsbewaking en het beheer van de website, IT-medewerkers die ook de functie van systeembeheerder kunnen uitoefenen en daarvoor als zodanig zijn aangesteld, interne en externe klantenservicemedewerkers, interne en externe verzend bewerkers, interne auditors, stagiairs en medewerkers van de gegevensverwerkers, personen die verantwoordelijk zijn voor het specifieke toepassingsgebied - bijv. personeel van de koffie-universiteit voor informatie over de koffie-universiteit, marketingpersoneel voor commerciële informatie, enz.), alsmede aan gegevensverwerkers die daartoe door ons zijn belast  ( verzendbedrijven, IT-outsourcingbedrijven, marketingadviesbureaus en meer in het algemeen, bedrijven en bureaus die ondersteunende activiteiten voor illycaffè uitvoeren, zoals juridische adviesbureaus en communicatieadviesbureaus).

U kunt te allen tijde een lijst opvragen van alle gegevensverwerkers door contact met ons op te nemen via de onder punt 6 genoemde adressen.

5.    Bewaren van de gegevens

Wij bewaren uw gegevens zolang als nodig is voor de verwezenlijking van de in deze privacyverklaring aangegeven doeleinden. De bewaartermijnen voor de gegevens zijn:

     I.        -    voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, verordeningen en EU-regelgeving: gedurende de in deze regelgevingsbronnen bepaalde termijnen;

    II.        voor mededelingen van algemene aard die geen verband houden met contractuele geschillen of verzoeken en voor de doeleinden genoemd onder punt 2(A): gedurende maximaal zes maanden vanaf het definitieve antwoord op het verzoek;

  III.        voor de doeleinden genoemd onder punt 2(D) van deze privacyverklaring:

a)      gedurende de gehele periode waarin de Italiaanse en Nederlandse wet voorziet voor de opslag van gegevens die betrekking hebben op de contractuele relatie of gegevens waarvan de opslag noodzakelijk is om een recht van de vennootschap te doen gelden of te verdedigen;

b)     gedurende zes maanden voor verzoeken om algemene informatie die niet vallen onder hetgeen is genoemd onder punt 5 III a hierboven.

  IV.        alle gegevens kunnen in elk geval worden bewaard gedurende een termijn die nodig is om een recht van de vennootschap krachtens de Nederlandse en Italiaanse regelgeving te doen gelden of te verdedigen.

6.    Gegevensverantwoordelijke en Functionaris gegevensbescherming

De verantwoordelijke voor de verstrekte gegevens zijn wij, illycaffè S.p.A., gevestigd aan de Via Flavia 110 te Triëst (Italië), telefoon +39 040 3890 111, fax +39 040 3890 490, e-mail, e-mail infoprivacy@illy.com. Daarnaast hebben wij een functionaris gegevensbescherming aangewezen met wie u contact kunt opnemen per e-mail via het adres e-mail dpo@illy.com of door een brief te sturen naar het hierboven genoemde adres.

7.    Rechten

Wij informeren u dat de AVG u als betrokkene de mogelijkheid biedt om ons (door contact op te nemen via de onder punt 6 genoemde adressen) te verzoeken tot toegang tot of rectificatie van uw persoonsgegevens, tot het wissen ervan of tot het beperken van de verwerking ervan voor zover het u betreft, en tot overdracht van de gegevens; daarnaast hebt u de mogelijkheid om, eveneens door contact met ons op te nemen, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens en om de andere rechten uit te oefenen die zijn opgenomen in hoofdstuk 3, paragraaf 1 van de AVG, waaronder het recht om uw toestemming in te trekken. Intrekking van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming die vóór de intrekking is gegeven.

8.    Klachten

Indien u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens in strijd is met de AVG, kunt u overeenkomstig artikel 77 van deze verordening te allen tijde een klacht indienen bij de Italiaanse toezichthoudende autoriteit, waarvan de contactgegevens te vinden zijn op www.garanteprivacy.it. of de toezichthoudende autoriteit in het land waar u woont of gewoonlijk werkt.

Overeenkomstig artikel 79 van de verordening kunt u zich ook wenden tot de bevoegde rechter.

Een overzicht van de toezichthoudende autoriteiten per land is te vinden op www.garanteprivacy.it/home/footer/link.

de site van de Nederlandse autoriteit is https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

9.    Verwerkingsmethode

Wij informeren u dat wij uw gegevens handmatig, op papier, per computer of elektronisch verwerken (en ze dus zowel op papier als per computer opslaan en verwerken) en dat wij deze gegevens beschermen met beveiligingssystemen gericht op het waarborgen van de vertrouwelijkheid ervan. Wij zullen alle bovengenoemde gegevens bewaren en verwerken met volledige inachtneming van de vertrouwelijkheid en met inachtneming van alle geldende voorschriften (en dus ook met inachtneming van de beginselen van juistheid, rechtmatigheid en transparantie en bescherming van vertrouwelijkheid en rechten) en met procedures die strikt verband houden met de in deze privacyverklaring aangegeven doeleinden. Wij zullen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de bewerkingen die nodig zijn voor de verwezenlijking van de in deze privacyverklaring aangegeven doeleinden. Wij bewaren de gegevens, voorzover het illycaffè  betreft, bij onze Europese vestigingen en bij de door ons aangewezen gegevensverwerkers (alsmede bij derden aan wie de gegevens worden verstrekt zoals in deze privacyverklaring is aangegeven). De gegevens zullen ook worden geordend in databanken, met inbegrip van computerdatabanken.

10.   Doorgifte van gegevens buiten de Europese Unie

De gegevens mogen bekend raken en derhalve worden overgedragen aan bedrijven buiten de Europese Unie die namens de vennootschap IT- of callcenter-diensten verlenen en die specifiek als gegevensverwerkers zijn aangewezen, mits die zich ertoe verbinden alle voorschriften na te leven , onder meer door de van toepassing zijnde contractuele clausules te ondertekenen zoals die door de Europese Commissie en/of de bevoegde toezichthoudende autoriteit zijn aangegeven en waarin door de AVG is voorzien (art. 46, lid 2, letter c) (en kopie hiervan is verkrijgbaar door contact met ons op te nemen via de onder punt 6) genoemde adressen wanneer er in de genoemde landen geen specifiek adequaatheidsbesluit bestaat op grond waarvan het niet-EU-land geacht wordt dezelfde waarborgen te bieden te bieden als die waarin de Europese wetgeving voorziet.

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 18/10/2023. Deze aanpassing is uitgevoerd als onderdeel van een beleid van permanente herziening van onze privacyverklaring. Eerdere versies van deze verklaring kunnen worden opgevraagd bij de Gegevensverantwoordelijke via het e-mailadres privacy.frabelux@illy.com