Informativa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale vigente
La Scrivente Società illycaffé S.p.A. (di seguito denominata anche per brevità “illycaffè” o “Società”), con sede in via Flavia 110, Trieste, Codice fiscale Partita iva e iscr. reg. imprese Trieste n. 00055180327 comunica che tratterà alcuni dati personali di Lei/della società/impresa da Lei rappresentata (in qualità di cliente e denominato di seguito per brevità anche “cliente” o “interessato”) necessari al perseguimento delle finalità elencate nella presente informativa. Saranno richiesti e trattati solo i dati necessari al perseguimento delle finalità elencate nella presente informativa. I dati sono reperiti presso l’interessato, presso terzi (nei casi indicati al punto 2 della presente informativa) o sono frutto di elaborazioni illycaffè.
I dati potranno essere trattati da illycaffè:
per finalità amministrativo contabili (comprensive delle pratiche necessarie per la gestione del Tax Free Refund), per adempiere ad obblighi previsti dalla legge da un regolamento o dalla normativa comunitaria , per interessi legittimi quali quello di far valere o difendere un diritto di illycaffè S.p.A. nelle sedi opportune; alcuni dati (partita iva, ragione sociale, indirizzo) potranno essere reperiti anche presso pubblici registri e società di informazioni commerciali qualora illycaffè non fosse in possesso di uno di tali dati essenziali per il contratto o qualora illycaffè volesse verificare la correttezza dei dati.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2 della presente informativa è necessario e il mancato conferimento potrebbe comportare l'impossibilità per illycaffè di dare esecuzione al contratto o proseguire nel rapporto contrattuale. Qualora siano richiesti dati per altri scopi verrà informato delle nuove finalità e delle conseguenze del mancato conferimento. Tali eventuali nuove finalità saranno ovviamente sottoposte a Suo specifico nuovo e libero consenso qualora sia previsto.
Fatte salve eventuali ulteriori comunicazioni che si rendessero necessarie ai fini legali e fiscali, i dati potranno essere comunicati da illycaffè per le finalità di cui al punto 2 lett. della presente informativa a: poste vettori e spedizionieri (per eventuali comunicazioni), enti e organi pubblici o forze di polizia (in caso di richieste motivate o previsione di legge), consulenti esterni (es. legali), società di revisione contabile o singoli revisori (laddove non nominate/nominati responsabili del trattamento), a società di informazioni commerciali per la verifica della correttezza dei dati come specificato al punto 2 dell’informativa.
Si rammenta che illycaffè comunicherà i soli dati indispensabili al perseguimento di ogni singola finalità.
Potranno inoltre avere conoscenza dei dati per conto di illycaffè, ognuno per il suo ruolo, tutti i soggetti delegati dalla Società (addetti alle attività dell’illy Shop e/o dell’illy Caffè anche esterni alla Società, addetti del settore amministrativo, legale e logistico- anche quindi addetti all’imbustamento e alle spedizioni-anche esterni alla Società, quadri, dirigenti, membri del CdA e del collegio sindacale, addetti dei sistemi informativi che possono anche svolgere funzioni di amministratori di sistema e sono il tal caso nominati tali, addetti ai rapporti con la clientela, addetti al call center, consulenti anche esterni alla Società -es. consulenti qualità-certificazioni, tecnici informatici anche esterni alla Società che possono anche svolgere funzioni di amministratori di sistema e sono il tal caso nominati tali, legali, fiscali-, stagisti, internal auditor, collaboratori dei responsabili del trattamento interni ed esterni) e responsabili del trattamento interni ed esterni alla Società (es. società di imbustamento e spedizione, società-studi esterni e professionisti che svolgono attività funzionali e di ausilio a quelle di illycaffè- es. contabilità, revisione contabile, consulenza- outsourcer informatici che possono anche ospitare server illycaffè, società di call center, società che si occupano delle pratiche relative al Tax Free Refund).
I dati verranno conservati per tutto il periodo necessario al perseguimento delle finalità contenute in tale informativa. Il periodo di conservazione dei dati è il seguente:
per gli obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie, i dati possono essere conservati per i periodi imposti da tali fonti normative;
per le finalità contrattuali fino alla cessazione del rapporto e anche in seguito alla cessazione per il periodo determinato dalle normative italiane ed europee, anche in materia fiscale;
in ogni caso tutti i dati possono essere conservati per un periodo necessario per far valere o difendere un diritto della società in base alla normative italiane ed europee.
Titolare del trattamento dei dati conferiti è illycaffè S.p.A. con sede in via Flavia 110 a Trieste nr. di telefono +39. 040.3890.111, nr. di fax +39.040.3890.490, email infoprivacy@illy.com . E’ presente inoltre un Responsabile per la Protezione dei dati reperibile alla email dpo@illy.com e agli indirizzi della società.
La informiamo che il GDPR prevede la possibilità l’interessato di chiedere al Titolare del trattamento (ai recapiti sopra indicati) l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati, nonché altri diritti contenuti nel capo 3 del GDPR tra cui quello di revocare il consenso, ove previsto: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca.
L’interessato può sempre proporre reclamo ad una autorità di controllo i cui riferimenti sono reperibili sul sito www.garanteprivacy.it/web/guest/home/footer/link .
La base giuridica è costituita dagli obblighi legali (leggi italiane ed europee) e contrattuali nonché dagli interessi legittimi del titolare nel rapporto cliente-fornitore.
I dati potranno essere trattati dalla Società in modalità cartacea, manuale, informatica e telematica (conservando e trattando pertanto i dati sia su supporto cartaceo che informatico). Tutti i dati di cui all’oggetto saranno conservati e trattati dalla Società, adottando tutte le misure necessarie alla loro protezione, in conformità a tutte le vigenti normative (e quindi nel rispetto anche dei principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti) e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa. Sui dati saranno compiute le sole operazioni necessarie al perseguimento delle finalità indicate in tale informativa. I dati saranno conservati, per quanto riguarda la Società, presso le sedi della Società e presso i responsabili del trattamento nominati dalla Società (oltre che presso i terzi indicati in tale informativa a cui i dati vengono comunicati e che li trattano in qualità di titolari autonomi). I dati saranno organizzati anche in banche dati - data base anche informatici.
Informativa aggiornata al 25/05/2018. Tale aggiornamento è effettuato all’interno di una politica di costante revisione delle informative. Le versioni delle precedenti informative sono reperibili rivolgendosi al Titolare del trattamento dei dati (email: dpo@illy.com).
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